Советы руководителю по созданию автоматизированной системы управления
Приближаясь к концу нашего разговора, приведем несколько советов о том, как избежать основных неприятностей на многотрудном пути создания автоматизированной системы.
1. Соберите предварительную информацию. К сожалению, в России практически нет изданий, которые "от чистого сердца, простыми словами" объяснили бы вам, как поступать при решении назревших информационных проблем. Постарайтесь узнать, не действует ли где-нибудь система, похожая на ту, о которой вы мечтаете. Свяжитесь с людьми, которые с ней работают: они наверняка расскажут что-нибудь поучительное.
2. Не связывайтесь с "компьютерными мальчиками". Сколько организаций пострадали от того, что дети или родственники сотрудников умели программировать! Сколько нежизнеспособньк локальных сетей, "косых" баз данных... Соблазн велик: нередко эти люди просят за работу гроши, потому что ваш проект рассматривают как базу для экспериментов. Но ведь вам-то нужна работоспособная система. А у них нет опыта, а главное - ответственности даже перед самими собой.
3. Постарайтесь четко сформулировать задачу. Хотя это очень сложно! У программистов бытует поговорка: "Надо дать пользователю не то, что он хочет, а то, что ему нужно". Составить грамотное техническое задание (ТЗ), которое не придется потом модифицировать, практически невозможно. Постарайтесь закрепить за собой в договоре права на некоторые изменения в ТЗ в процессе проектирования. Оговорите как минимум полугодовой режим сопровождения готовой системы - лучше доплатить за это, чем устраивать новые переговоры с исполнителем по поводу неизбежных мелких правок.
4. Проведите разведывательную операцию. Не поленитесь узнать, где и какие проекты выполнила фирма, с которой вы собираетесь заключать контракт. Найдите знакомых и узнайте, какое у них сложилось впечатление об исполнителях. Не будьте слишком строги - неудачи нередко случаются и по вине заказчиков. Главная цель - понять, как исполнитель относится к работе (если у исполнителя нет совести, никто не заставит его сделать работу качественно и в срок). На чужом примере попытайтесь прочувствовать главную проблему - отсутствие людей, реально заинтересованных в использовании системы (идею руководства исполнители могут всячески саботировать). Чтобы этого не случилось, нужна серьезная подготовительная работа. Необходимо проанализировать потребности каждого, кто по долгу службы будет пользоваться системой, и постараться угодить всем в рамках основной задачи.
5. Будьте осторожны с "системными интеграторами". Во всем мире это словосочетание сейчас очень модно. Оно означает, что фирма-исполнитель берет на себя все - от предварительного исследования и постановки задачи до поставки техники и сдачи системы. Только ленивый не называет себя "системным интегратором", однако реально таких фирм немного. А как же остальные? Задумайтесь, что выгоднее: продать вам крупную партию техники или год-другой возиться с вашими проблемами и капризами? Догадались? Если у вас в штате нет человека, который способен проанализировать возможности той или иной фирмы, не пожалейте денег, пригласите независимого эксперта со стороны. Он не будет рисковать репутацией и сделает все, чтобы проконтролировать проект на каждом этапе. И еще - при покупке техники не пренебрегайте организацией открытого тендера. Слушая, как пререкаются представители разных фирм, вы узнаете о своих проблемах много интересного. Кроме того, это хорошая возможность сбить цену и продлить гарантийные обязательства.
6. Готовьте кадры для обслуживания. Постарайтесь включить ваших специалистов, которые будут обслуживать систему, в команду ее создателей. Это даст им возможность заранее сориентироваться, задать основную часть вопросов исполнителю до сдачи проекта. Лучше, если они же будут обучать других ваших сотрудников. Включите в договор пункт о подготовке эксплуатационной документации - хотя бы простых инструкций. Иначе уход любого специалиста может нанести удар по эксплуатации системы.
7. Обеспечьте максимальную независимость. Это означает не только документированность системы и эксплуатацию без привлечения исполнителя, но и возможность дальнейшей модификации. Проследите, чтобы ваши данные хранились не в экзотических, а в стандартных, общепринятых форматах, используемое программное обеспечение было по возможности не "самопальным", а фирменным, адаптированным к вашей задаче. Это даст вам возможность через несколько лет (а время летит быстро!) обновить систему с учетом новых требований. Система должна быть построена так, чтобы модифицировать ее могли не только авторы!
Очевидно, что ни в России, ни в мире еще не существует абсолютно совершенной технологии и полностью функциональной системы для автоматизации управления предприятием. Однако не нужно ждать чуда: с теми программами, которые уже имеются, можно и нужно работать, так как это все равно эффективнее ручного учета. Выбор системы - действительно сложная и неоднозначная задача. Здесь стоит учесть все: цену и функциональность, способ поставки и качество сервисного обслуживания. Но главное при выборе - солидность и надежность фирмы-разработчика. Вероятность разорения и ухода с рынка крупных компаний существенно меньше, чем мелких, перебивающихся от заказа к заказу фирм. Вывод из этого прост: ставьте на лидеров.
Совершая трудовую операцию, человек отвечает сам себе на вопрос: каков должен быть результат этой операции и как его получить? Сама трудовая деятельность, ее результаты являются ответом на все вопросы. От того, насколько верными знаниями о предмете его деятельности обладает человек и насколько он учитывает обстоятельства совершения трудовой операции, зависит его успех. Если знания с какой-то мерой объективности могут быть представлены в машинном виде, то алгоритмизировать учет обстоятельств совершения трудовой операции еще долгое время компьютеру будет не по силам. Поэтому напрасны надежды некоторой части пользователей на создание программы, которая избавит их от трех печальных необходимостей. Когда пользователь приобретает средства автоматизации, не зная, как и почему осуществляются в них те или иные операции, он постоянно будет пребывать в недоумении: почему компьютер выдал тот, а не иной результат и как он это сделал? Выход у работника только один: знать, думать и отвечать надо самому, а компьютер — это только помощник и не больше!
Аглицкий И.С. «Автоматизация учета в России: мифы и реальность», Бухгалтер и компьютер 2’98;
Проскурин С.П.: «Десять вопросов на тему автоматизации», Бухгалтер и компьютер 0’98;
Роговцев А. «Клиент-серверные технологии в системах автоматизации торговли», PSWeek 27 сентября 1999 г;
Скакун Ю. «Особенности автоматизации в России», Компьютерра;
Шарова А.Л. «Как не стать жертвой информационных технологий», Бухгалтер и компьютер 0’98.