Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.
По уровням управленияразличают оперативные, текущие и сводные отчеты.
Оперативные отчеты,представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.
Текущие отчеты,содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.
Сводные отчетыформируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.
Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. Приведем для примера отчеты об издержках для разных уровней управления одной организацией.
Таблица 1 - Месячный отчет вице-президента по производству
| Контролируемые издержки | По смете | Фактические | Отклонения | Неблагоприятные отклонения |
| Содержание офиса | 108400 | 111400 | 3000 | 3000 |
| Планирование и расчеты | 92400 | 96600 | 4200 | 4200! |
| Прочие издержки | 12300 | 11900 | (400) | - |
| Издержки: цеха А цеха Б | 280 600 389 440 | 285 000 382 650 | 4400 (6790) | 4400 |
| Всего | 883 140 | 887 550 | 4410 | 11600 |
Таблица 2 - Месячный отчет начальника цеха Б
| Контролируемые издержки | По смете | Фактические | Отклонения | Неблагоприятные отклонения |
| Общецеховые издержки: | ||||
| на оплату труда | 21 340 | 19 680 | (1660)! | - |
| на коммунальные услуги | 63 200 | 64 300 | 1100 | 1100 |
| прочие | 10 700 | 8100 | (2600)! | - |
| Издержки подразделений: | ||||
| штамповочного | ПО 000 | 113 070 | 3070 | 3070 |
| красильного | 48 200 | 45 800 | (2400) | - |
| сборочного | 136 000 | 131 700 | (4300) | - |
| Всего | 389 440 | 382 650 | (6790) | 4170 |
Таблица 3 - Месячный отчет мастера штамповочного участка
| Контролируемые издержки | По смете | Фактические | Отклонения | Неблагоприятные отклонения |
| Материалы основные | 44 200 | 45 300 | 1100 | 1100 |
| Прямая оплата труда | 25 600 | 25 900 | 300 | 300 |
| Специнструмент | 3850 | 2750 | (1100)! | - |
| Оплата обслуживающего персонала | 12 430 | 12 880 | 450 | 450 |
| Вспомогательные материалы | 20 100 | 20 800 | 700 | 700 |
| Прочие издержки | 3820 | 5440 | 1620! | 1620 |
| Всего | 110 000 | 113 070 | 3070 | 4170 |
Примечание. По смете указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком"!" отмечены отклонения, превышающие 4 % расходов данной статьи.
По объему информациивнутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.
Сводка — это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).
Итоговые отчетысоставляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.
Общие (сводные) отчетысоставляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.
По формам представлениявнутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная формапредставления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.
Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.
Графическая формаболее наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.
Текстовая формаподачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.
Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны, за девять месяцев 2005 г. приведен в табл.4.
Анализ управленческой информациив полном объеме с применением сложных вычислений и качественных суждений не входит в задачи подготовки внутренней управленческой отчетности. Безусловно, управленческий учет как информационная система включает и управленческий анализ, т. е. информационную подготовку к принятию решений, к оценке вариантов и альтернатив. Такие расчеты мы частично приводили в предыдущих разделах. Во внутренней управленческой отчетности необходимо обеспечить первичные предварительные аналитические расчеты, способствующие лучшему восприятию информации.
Управляющие всех уровней не любят заниматься расчетами даже для первичной оценки результатов работы, стремятся затрачивать минимум времени на ознакомление с внутренней отчетностью. Хорошая управленческая отчетность должна быть представлена в такой форме, которая поможет управленческому персоналу работать с ней.
Таблица 4 _ Внутренний отчет центра прибыли
(млн. руб.)
| Выручка | Переменные издержки | По месяцам | Валовая прибыль | С начала года | ||||||||
2004 г. факт | 2005 г. | 2004 г. факт | 2005 г. | 2004 г. факт | 2005 г. | 2004 г. факт | 2005 г. | |||||
| план | факт | план | факт | план | факт | план | факт | |||||
| 7,3 | 7,9 | 7,1 | 4 | 4,6 | 4,0 | Январь | 3,3 | 3,3 | 3,1 | - | - | - |
| 7,8 | 7,7 | 7,2 | 5,1 | 5,6 | 5,4 | Февраль | 2,7 | 1,6 | 1,8 | 6,0 | 4,9 | 4,9 |
| 7,6 | 8,3 | 8,3 | 4,4 | 5,3 | 5,3 | Март | 3,2 | 3,0 | 3,0 | 9,2 | 7,9 | 7,9 |
Продолжение таблицы 4
| 6,9 | 6,9 | 7,0 | 4,4 | 5,5 | 5,0 | Апрель | 2,5 | 1,5 | 2,0 | 11,7 | 9,4 | 9,9 |
| 6,0' | 7,4 | 6,0 | 5,2 | 4,6 | 4,8 | Май | 2,2 | 1,4 | 1,2 | 13,9 | 10,8 | 11,1 |
| 7,6 | 8,0 | 7,6 | 5,4 | 5,8 | 5,3 | Июнь | 2,6 | 1,8 | 2,3 | 16,5 | 12,6 | 13,4 |
| 7,0 | 6,7 | 5,6 | 4,2 | 3,8 | 3,3 | Июль | 2,5 | 1,8 | 2,3 | 19,0 | 14,4 | 15,7 |
| 6,9 | 6,3 | 7,9 | 3,7 | 5,8 | 5,4 | Август | 2,6 | 2,1 | 2,5 | 21,6 | 16,5 | 18,2 |
| 7,6 | 6,9 | 7,8 | 4,2 | 5,0 | 5,4 | Сентябрь | 2,7 | 2,8 | 2,4 | 24,3 | 19,3 | 20,6 |
Оценка отклонений— непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.
Внутренняя отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам — уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам — относительный показатель перерасхода или превышения).