Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководительсубъекта хозяйствования сообщает о происшествии ворганы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег идругих ценностей, не принадлежащих данному субъектухозяйствования, запрещается.
2.3. Проверка соблюдения Правил наличного денежного обращения в Республике Беларусь в белорусских рублях и иностранной валюте
Проведение ревизии кассы субъекта хозяйствования требует от ревизора четкого знания нормативно-законодательных актов, регулирующих соблюдение кассовой дисциплины. Одним из важнейших таких актов является Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 N 213 (ред. от 14.07.2005) "Об утверждении правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь " (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2006).
Этот документ предписывает всем субъектам хозяйствования соблюдать следующие правила, которые должен проконтролировать ревизор при проведении проверки:
- Имеется ли оформленная в соответствии с законодательством заявка на установление порядка и сроков сдачи наличных денег предприятием в банк, размеров расходования выручки предприятиям, а также лимита остатка кассы.
Ежедневно независимо от дня поступления выручки предприятие, расположенное в населенном пункте, где имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи и информатизации Республики Беларусь должно сдавать выручку в учреждение банка. Ревизор должен проконтролировать, сдаются ли независимо от установленного срока сдачи наличные денежные средства в учреждение банка при образовании сверхлимитного остатка кассы. Для этого рассматривается соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в банк, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу предприятия за проверяемый период, и сопоставляется с суммой наличных денег, сданных в банк. Ревизор также обязан проконтролировать своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на заработную плату, других сумм наличных денег.
В кассе субъекта хозяйствования, которому установлен лимит остатка кассы, могут храниться наличные деньги в пределах лимитов остатка кассы независимо от установленного обслуживающим банком срока сдачи наличных денег.
Ревизор должен учитывать, что если субъект хозяйствования не представил заявку на установление лимита остатка кассы, срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит остатка кассы - нулевым, а не сданные в банк наличные деньги - сверхлимитными.
- Ревизор обязан проконтролировать имеется ли разрешение предприятию на расходование наличных денег из выручки, которое, в соответствии с Постановлением пересматривается ежегодно (как правило, в течение I квартала) на основании представленной заявки при отсутствии претензий к текущему счету предприятия. Размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассы предприятия на цели, предусмотренные законодательством, устанавливается дифференцированно для каждого предприятия в зависимости от его потребностей и вида уставной деятельности но не более 50% поступившей выручки в месяц. Ревизор в этом случае должен сверить все чеки, по которым поступали в течение проверяемого периода деньги, с расходными кассовыми ордерами для установления размеров и целей использования выручки.
- Ревизор должен сверить записи в кассовой книге с данными банка для определения своевременности оприходования наличных денежных средств, полученных из банка.
- Ревизору необязательно проверять фактическое наличие денег в кассе предприятия. Однако, если остаток кассы по кассовой книге складывается в крупных размерах, длительное время не снижается и значительно превышает ежедневные поступления и потребность для предстоящих выдач, проверяющий вправе потребовать от руководителя предприятия проведения ревизии кассы, поставить вопрос о пересмотре установленного лимита остатка кассы.
- В целях выявления фактов превышения предприятием, размера расчетов наличными деньгами между предприятиями, за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги ревизор просматривает записи в первичных учетных документах по кассовым операциям (записи в кассовой книге, приходно-расходных документах), отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег (проверяются обороты по счету "Расчеты с подотчетными лицами"), а также товарные чеки, счета, счета-фактуры.
- Далее проверяющий рассматривает соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег), составление ежедневного отчета кассира в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.
- Ревизор должен определить качество и соблюдение периодичности составления первичных кассовых документов по приему и выдаче наличных денег, соответствие записей в приходно-расходных документах записям в кассовой книге, соответствие оборотов кассовой книги данным бухгалтерского учета по главной книге (по счетам 50, 51, 69, 71, 76 и другим счетам перечислить все случаи отклонений) и другим документам.
3. ОТРАЖЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
3.1. Ответственность субъектов хозяйствования за несоблюдение порядка расчетов наличными денежными средствами
За нарушение порядка ведения кассовых операций к организации могут быть применены меры ответственности, предусмотренные Инструкцией о мерах ответственности за нарушение правил кассовых операций и расчетов наличными денежными средствамив Республике Беларусь, утверждённойhttp://www.ngo.by/ Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 июня 2003 г. № 125 (рег. № 8/9805 от 21.07.2003 года).
Инструкция устанавливает ответственность юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов за нарушение Правил и определяет порядок применения мер ответственности к предприятиям за нарушение правил ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в белорусских рублях.
Рассмотрим самые распространенные нарушения Правил ведения кассовых операций и применяемые к ним штрафные санкции на примере рассматриваемого предприятия ЧУП «Веста».
В мае 2007 года на ЧУП «Веста» проводилась ревизия Комитетом государственного контроля. Вся работа по ревизии предприятия проводилась в 4 этапа:
Этап 1. Инвентаризация денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе предприятия, оформление результатов проведения инвентаризации
20.05.07 после прибытия в ЧУП «Веста» ревизора была проведена внезапная инвентаризации кассы предприятия.
Кассир Прутковская И.П. предъявила комиссии наличные денежные средства в размере 125 720 р. Фактически, по данным кассового отчета, на начало дня числился остаток денежных средств 327 500 р.
Кроме того, в него были внесены:
· приходный кассовый ордер №187 на сумму 25 500 р.
· приходный кассовый ордер №188 на сумму 88 900 р.
· расходный кассовый ордер №133 на выданные в подотчет денежные средства 144 700 р. Климуку Н.А.
1) 327 500 + 25 500 + 88 900 - 144 700 = 297 200 р. – должно составить фактическое наличие денежных средств на момент ревизии
2) 297 200 - 125 720 = 171 480 р. - недостача в кассе
Кассиром в обоснование произведенных расходов денежных средств из кассы предъявлен расходный кассовый ордер, подписанный только руководителем предприятия, свидетельствующий о получении им в кассе 150 000 р. на неотложные нужды. Однако ревизор не принял этот документ к расчетам, так как он заполнен некорректно** и свидетельствует о незаконной выдаче денег из кассы предприятия.
При сверке расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов обнаружилось, что 29.04.07 Климуку Н.А. было выдано 380 000 р., по которым не был представлен полный отчет.
Согласно Правилам ведения кассовых операций за выдачу наличных денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным суммам взыскивается штраф в размере 10 % суммы вновь выданных под отчет наличных денежных средств.
Штрафные санкции за выданные 144 700 р. под отчет Климуку Н.А. составили: 144 700 * 0,1 = 14 470 р.
На сумму недостачи денег в кассе был составлен расходный кассовый ордер, и недостача была отнесена на счет кассира.
В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 50 «Касса»
на сумму 171 480 р.
Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» К94
на сумму 171 480 р.
Результаты инвентаризации оформлены в Акте инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей (ПРИЛОЖЕНИЕ ).
Этап 2. Проверка соответствия оборудования кассы, условий
сохранности денежных средств и других документов
Вторым этапов ревизии на ЧУП «Веста» была проверка соблюдения правил безопасности хранения наличности в кассе.
Было установлено, что имеется договор с кассиром о полной материальной ответственности, перед составлением которого кассир был ознакомлен под расписку с Правилами ведения кассовых операций.