Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ (и считывания ее с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная пленка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др. — относятся к т. н. документам на новейших носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.
В курсовой работе рассматривалась характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, а также описана классификация документов по информационной составляющей документов.
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.
2. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.
4. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.
6. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.
8. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.
9. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.
10. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
11. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Орджоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.
12. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.
14. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.
15. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. — М., 1991.
16. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М., 1991.
17. Фельзер А.Б., Мнссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. 3-е изд. стер. — Киев, 1988.
18. Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.
Виды социальной информации
| Сфера социальной деятельности | Вид социальной информации |
| Наука | Научная |
| Промышленное и сельскохозяйственное производство | Производственная, техническая |
| Искусство и художественное творчество | Эстетическая |
| Спорт | Спортивная |
| Политика | Политическая |
| Массовое информирование и пропаганда | Массовая, популярная, публицистическая |
| Образование | Педагогическая |
| Управление | Управленческая |
| Быт | Бытовая |
Фасетно-блочная схема классификации документов
| Классификация по информационной составляющей документа | ||
| Блок-фасет 1 | Вид документа по характеру знаковых средств | 1 |
| Текстовой | 1.1 | |
| Иконографический | 1.2 | |
| Идеографический | 1.3 | |
| Звучащий | 1.4 | |
| Матричный | 1.5 | |
| Комплексный | 1.6 | |
| Блок-фасет 2 | Вид документа по мерности записи информации | 2 |
| Одномерный | 2.1 | |
| Двумерный | 2.2 | |
| Трехмерный | 2.3 | |
| Блок-фасет 3 | Вид документа по предназначенности для восприятия | 3 |
| Человекочитаемый | 3.1 | |
| Машиночитаемый | 3.2 | |
| Блок-фасет 4. | Вид документа по каналу восприятия | 4 |
| Визуальный | 4.1 | |
| Тактильный | 4.2 | |
| Аудиальный | 4.3 | |
| Аудиовизуальный | 4.4 | |
| Блок-фасет 5 | Вид документа по степени его распространенности | 5 |
| Опубликованный | 5.1 | |
| Неопубликованный | 5.2 | |
| Непубликуемый | 5.3 | |
| Блок-фасет 6 | Вид документа по способу документирования | 6 |
| Рукописный | 6.1 | |
| Печатный | 6.2 | |
| Механический | 6.3 | |
| Магнитный | 6.4 | |
| Фотографический | 6.5 | |
| Оптический | 6.6 | |
| Лазерный | 6.7 | |
| Электронный | 6.8 | |
| Блок-фасет 7 | Вид документа по уровню обобщения информации | 7 |
| Первичный | 7.1 | |
| Вторичный | 7.2 | |
| Классификация по физической (материальной) составляющей документа | ||
| Блок-фасет 8. | Вид документа по материальному носителю информации | 8 |
| Бумажный | 8.1 | |
| Пленочный | 8.2 | |
| Пластмассовый | 8.3 | |
| Блок-фасет 9. | Вид документа по материальной конструкции | 9 |
| Листовой | 9.1 | |
| Кодексовый | 9.2 | |
| Карточный | 9.3 | |
| Ленточный | 9.4 | |
| Дисковый | 9.5 | |
| Комбинированный | 9.6 | |
| Классификация документа по обстоятельствам его бытования во внешней среде | ||
| Блок-фасет 10. | Вид документа по регулярности выхода в свет | 10 |
| Периодический | 10.1 | |
| Непериодический | 10.2 | |
| Блок-фасет 11. | Вид документа по времени появления в свет | 11 |
| Оригинал | 11.1 | |
| Копия | 11.2 | |
| Блок-фасет 12. | Вид документа по месту происхождения | 12 |
| Местный | 12.1 | |
| Региональный | 12.2 | |
| Общегосударственный (национальный) | 12.3 | |
| Зарубежный (иностранный) | 12.4 | |
[1] Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.
[2] Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с
[3] Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.
[4] Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. — М., 1991.
[5] ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997
[6] Кушнаренко П.М документоведение: Учебник для вузов. – М., 2000.