Технологически система ProjectMate построена по модульному принципу. Модуль - логическая часть программы, представляющая собой комбинацию функций для решения определенного набора задач. Подобный подход позволяет в дальнейшем придать системе дополнительную функциональность за счет присоединения новых блоков. В ProjectMate реализованы следующие модули:
Управление временем и затратами - предназначен для точного учета и управления временем и затратами в масштабах всей аудиторской компании.
Управление проектами и ресурсами - используется при решении всего цикла задач по организации аудиторской деятельности.
Управление финансами - обеспечивает автоматизацию всех финансовых операций в рамках договорной деятельности и позволяет анализировать основные финансовые показатели аудиторских процедур.
Управление запросами - позволяет принимать, обрабатывать и управлять любыми типами запросов со стороны как внешних, так и внутренних заказчиков.
Управление контактами - связывает выполнение той иной операции с конкретным клиентом или ассистентом аудиторской группы.
Документооборот - служит для создания и управления единым архивом рабочих документов аудитора.
Особый интерес для аудитора может представлять модуль «Управление временем и затратами». Время как один из важнейших ресурсов, на основании которого планируются сроки выполнения и себестоимость проверки, контролируется трудоемкость выполнения проверки по участкам, выставляются счета клиентам и т. д. В любой организации, занимающейся оказанием профессиональных услуг, важно уметь управлять временем и точно его учитывать. То же самое относится и к затратам, выражающимся в расходовании финансовых средств.
Модуль «Управление временем и затратами» позволяет пользователям вносить записи о времени, израсходованном на выполнение той или иной работы, и отмечать денежные затраты (например, за междугородние переговоры, командировки и пр.). Для упрощения и повышения точности учета времени предусмотрены таймеры - специальное средство, облегчающее ввод информации при параллельном выполнении нескольких задач.
Благодаря разграничению прав руководитель аудиторской группы может утверждать или отклонять записи о времени и затратах, совершенные ассистентами или специально назначенными сотрудниками. Таким образом, достигается высокая гибкость учета времени и обеспечивается необходимый уровень безопасности данных. Кроме того, ProjectMate как эффективное средство обеспечения внутрикорпоративных коммуникаций позволяет также планировать встречи между руководителем и ассистентами группы. Порядок планирования встречи и учета затраченного на нее времени максимально приближен к аналогичной процедуре в Microsoft Outlook. Дополнительное удобство придает возможность резервирования и контроля использования общих ресурсов - переговорных комнат, оборудования, автотранспорта, курьеров и т. д. Возможности модуля расширены в разрезе таких процедур как:
1. Учет рабочего времени.
1.1. Учет времени в разрезе проектов, задач и видов деятельности.
1.2. Просмотр записей о времени в виде календаря или списка.
1.3. Ввод записей о времени при помощи настраиваемых таймеров.
1.4. Настраиваемая процедура утверждения записей о времени.
1.5. Ввод записей с использованием удаленного доступа.
2. Учет затрат
2.1. Учет затрат в разрезе проектов, задач и типов затрат.
2.2. Настраиваемая руководителем процедура утверждения затрат.
2.3. Учет телефонных переговоров.
2.4. Мультивалютный учет.
3. Планирование встреч.
3.1. Автоматическая отправка приглашений аудируемым лицам (посредством электронной почты и системных уведомлений).
3.2. Учет времени, затраченного на проведение встречи.
3.3. Резервирование общих ресурсов компании и разрешение конфликтов при их использовании.
Несмотря на наличие PSA-систем многие российские компании по-прежнему остаются верны старым методам автоматизации, а некоторые вообще предпочитают не делать ничего или продолжают вести учет посредством бумажных тайм-листов (Timesheets). Чаще всего компании прибегают к средствам, которые на самом деле не предназначены для управления аудиторской деятельностью. К этой категории относятся решения класса ERP и хорошо всем известные электронные таблицы (такие, как Microsoft Excel). Однако ERP-системы создаются для промышленных предприятий, поэтому они обычно перегружены излишней функциональностью, а их модули управления проектами, как правило, оказываются довольно слабыми. Безусловно, на рынке существуют мощные специализированные продукты, такие как Microsoft Project, однако они являются программами общего назначения и зачастую, как и ERP-системы, сложны для изучения и применения. К тому же, Microsoft Project не автоматизирует весь цикл аудиторских услуг (для учета времени и мониторинга потребуется устанавливать еще и Project Server).
Учитывая вышеуказанные обстоятельства при выборе и обосновании внедрения управленческих систем автоматизации аудиторской деятельности необходимо принимать во внимание следующие критерии: во-первых, настройка версии создана под отечественного заказчика, а, во-вторых, учет особенностей соответствия национальной системе нормативной документации.