• підготувати необхідні пакувальні матеріали;
• забезпечити своєчасне відправлення необхідних інструментів та допоміжних матеріалів для пакування товарів після закінчення виставки (ярмарку);
• спільно з транспортною організацією скласти спеціальний графік транспортування.
Дуже важливою складовою частиною експозиції є стенд як такий. Він створює загальний образ підприємства-експонента в мініатюрі, відображає його загальну підприємницьку культуру.
Стенд — це комплекс орендованої підприємством площі, а також елементи конструкції (оформлення) та комунікативних засобів. Стенд має бути настільки виразним, щоб з першого погляду розкрити мету участі експонента на виставці (ярмарку) та закарбуватися в пам'яті відвідувачів. Експонатами є також корпоративна комунікація, дизайн та культура підприємства, які зв'язуються з оформленням стенда. Тому стенд має поєднувати специфіку підприємства й характерні особливості виставки (ярмарку). Нині дизайнери все частіше відмовляються від традиційних дерев'яних стендів або прямого експонування продуктів харчування на скляних чи металевих полицях, оскільки відвідувач, який проходить повз стенд, присвячує предметам на стенді не більше 2 сек.
Отже, те нове, що пропонує виробник, необхідно «подати» щоб одразу привернути увагу відвідувача, примусити його зупинитися й ретельніше роздивитись експонати.
Відтак проблема розміщення стенда є надзвичайно важливою. Фахівцям відомо, що серйозні замовники не мають звички витрачати час на відвідування тих залів, які їх не цікавлять. А за спеціалізації торгових виставок (ярмарків) значно збільшується небезпека через невигідне розміщення стенда взагалі опинитися поза бажаним підприємницьким середовищем. Тому, коли немає можливості забезпечити належне розміщення, варто відмовитись від участі у виставці (ярмарку).
Вивчення планування виставкового залу допоможе підприємству вигідно розмістити стенд і навіть скористатися зі значного скупчення відвідувачів навколо стендів-зірок. Технічні характеристики залу (допустиме навантаження на підлогу, висота, розміри дверей, наявність колонад, відокремлених проходів тощо) також впливають на розміщення стенда.
Крім того, треба пам'ятати, що важливо не тільки отримати добре місце в залі, а й утримати його на майбутнє, бо 60—70% відвідувачів, які з професійного інтересу часто бувають на виставках (ярмарках), одразу бачать усі зміни в залі. Коли стенд постійно перебуватиме на тому самому місці, це додаватиме експоненту солідності та сприятиме визнанню професіоналів.
Крім розміру, експоненту треба точно визначити тип стенда, тому що від цього залежить зручність доступу відвідувачів до експонатів, вільна площа стін, де можна розмістити як додаткові експонати, так і рекламні матеріали. Тип стенда впливає на концентрацію уваги відвідувача, а також забезпечує належний контроль експонента над територією, що його оточує.
Стенди розміщуються як у закритому приміщенні, так і на відкритому повітрі.
У закритому приміщенні — це лінійний, кутовий стенди, «півострів», «острів», наскрізний стенд, стенд «візаві». Кожний з них має відповідні конструктивні особливості. Так, лінійний стенд має тільки один чоловий бік і є найбільш поширеним. Кутовий — забезпечує доступ з двох боків, легко проектується і є майже ідеальним рішенням. «Півострів» відкрито з трьох боків, що дає змогу експонентові легко контролювати прилеглу територію. «Острів» відкритий з усіх боків і забезпечує велику кількість можливих точок концентрації уваги відвідувачів. Наскрізний стенд має доступ з двох боків і створює задовільне поле огляду для відвідувача. «Візаві» — це два лінійні стенди, розміщені навпроти один одного.
Стенди на відкритому повітрі використовуються для великогабаритних експонатів, які заборонено експонувати у внутрішніх приміщеннях. Дизайн стенда є основним фактором презентації підприємства-експонента, а тому конструювання та оформлення стенда потребує залучення кваліфікованих спеціалістів.
У процесі проектування дизайну стенда необхідно врахувати стратегію маркетингу (тобто цілі участі експонента в конкретній виставці або ярмарку), засоби й методи комунікації, фірмовий стиль експонента, поведінку конкурентів та потреби службового персоналу. Тому правильно спроектований стенд, на думку фахівців-стендистів, повинен
• полегшити зорове сприймання товарів, що демонструються. Для цього не треба перевантажувати стенд кольоровими та конструктивними надмірностями; усе має гармоніювати собою;
• забезпечувати невелику кількість точок концентрації уваги, щоб, як то кажуть, «очі не розбігалися»,-
• мати індивідуальність, щоб подати адресатам свій особистий сигнал і створити належне враження у відвідувачів;
• бути естетично привабливим, що досягається гармонічним поєднанням усіх його елементів з урахуванням сучасних напрямків дизайну;
• бути сконструйованим так, щоб прийняти якнайбільшу кількість відвідувачів;
• відповідати рівню освіти та культури відвідувачів;
• відповідати певним технічним вимогам: зручності монтування та демонтажу, доступності та міцності матеріалів і т. п.
На додачу ці вимоги треба поєднати з особливостями конкретної виставки (ярмарку), укластися в певний кошторис, урахувати оформлення стендів основних конкурентів та багато інших факторів. Проектна документація складається з генерального проекту стенда і окремих проектів меблювання, освітлення, аудіовізуальних засобів, електромонтажу, водопостачання, каналізації тощо. Крім того, розробляється технічна специфікація матеріалів та інших елементів, які мають відповідати вимогам техніки безпеки згідно з регламентом виставки (ярмарку).
Сьогодні спостерігається зростання кількості центрів проведення ярмарок та виставок, розширення площ, на яких розміщені ярмарки, збільшення частки машин і устаткування, особливо новітньої техніки в загальній номенклатурі товарів. Нерідко держава субсидує організацію ярмарків і виставок за кордоном. Ярмарки набувають дедалі більшої ролі в міжнародних економічних відносинах, будучи одним із дійових засобів розширення міжнародної торгівлі, сприяння міжнародному науково-технічному обміну, установлення взаємовідносин між країнами.
До великих міжнародних ярмарків належать постійно діючі торговельні ярмарки в Нью-Йорку, Монреалі, Чикаго, Франкфурті-на-Майні, Ганновері, Мілані, Палермо, Парижі, Ліоні, Бордо, Марселі, Токіо, Осаке. У країнах Східної Європи виділяються ярмарки в Лейпцігу, Брно, Пловдиві, Белграді, Загребі. У країнах, що розвиваються, найвідоміші ярмарки в Тунісі, Касабланці, Дамаску, Алжирі, Тріполі.
На особливу увагу заслуговують Всесвітні торгові виставки, які з'явилися на початку XIX ст. Вони відбивають технологічний розвиток усього людства, а також завжди стають значною політичною та культурною подією. На честь таких виставок часто І створюються архітектурні шедеври: Кришталевий палац у Лондоні (1851), Ейфелева башта (1889) тощо. Кожна Всесвітня виставка відповідає якомусь важливому етапу розвитку цивілізації (винахід електричної енергії, телекомунікацій, спорудження видатних технічних об'єктів тощо).
Всесвітня виставка — це захід, що має на меті продемонструвати засоби, якими володіє людство для задоволення своїх різноманітних потреб.
Безперечну роль торговельних виставок та ярмарків у всесвітньому становленні підприємництва підкреслює стабільне збільшення попиту на експозиційні площі, яке викликано пропозицією великої кількості «експозиційних» товарів і послуг. Сьогодні всесвітня сумарна виставкова площа перевищує 100 млн.. м2, а кількість міжнародних виставок–ярмарків досягає, за різним оцінками, З—4 тис. щорічно, тобто щоденно в світі відбувається 8—10 таких заходів. Відповідно в світі сформувались виставкові центри, серед яких беззаперечними лідерами є європейські країни
Таблиця 3.1 Найбільші виставкові центри світу
| Країна | Місто | Виставкова площа, брутто в павільонах, тис м2 |
| Німеччина | Ганновер | 487,9 |
| Франція | Париж | 333,6 |
| Італія | Мілан | 270 |
| Німеччина | Франкфурт-на-Майні | 263 |
| Німеччина | Кельн | 250 |
| Швейцарія | Базель | 185,5 |
| Хорватія | Загреб | 180 |
| США | Чикаго | 174 |
| Німеччина | Дюссельдорф | 171,3 |
| Нідерланди | Утрехт | 166,2 |
| Німеччина | Лейпциг | 160 |
| США | Клівленд | 151,7 |
| Испанія | Валенсія | 140 |
| Бельгія | Брюссель | 135 |
| Італія | Генуя | 130,5 |
| Великобританія | Бірмінгем | 125,8 |
| Колумбія | Богота | 125 |
| США | Хюстон | 119,9 |
| Австрія | Відень | 111,9 |
| Німеччина | Мюнхен | 105 |
| Польша | Познань | 103,2 |
| США | Лас-Вегас | 102,2 |
| Іспанія | Барселона | 100 |
| Канада | Торонто | 99,8 |
| Чехія | Брио | 99 |
| Іспанія | Мадрид | 97,2 |
| Німеччина | Ессен | 90 |
| Іспанія | Більбао | 90 |
| Німеччина | Нюрнберг | 86 |
| Франція | Ліон | 84 |
| Італія | Болонья | 83,7 |
| США | Нью-Йорк | 83,6 |
| Німеччина | Берлін | 83,5 |
| Алжир | Алжир | 80 |
| Австрія | Грац | 79 |
| США | Атланта | 78 |
| США | Луїсвіль | 77,1 |
| США | Детройт | 74,3 |
| Болгарія | Пловдів | 73,6 |
| Франція | Марсель | 73 |
| Швейцарія | Женева | 70,2 |
| Швейцарія | Логанна | 65 |
Організаторами торговельних ярмарків і виставок є торговельні палати, асоціації і федерації торговців і промисловців, державні і муніципальні органи, а також приватні підприємства.