Поскольку деятельность предприятия ТОО «Малинка» характеризуются множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.
Директором предприятия было принято решение для автоматизации бухгалтерского учета установить на компьютерах предприятия программынй комплекс 1С: Бухгалтерия.
«1С: Бухгалтерия 7.7» - это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения. Программа предназначена для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей и поддерживает оформление всего необходимого множества хозяйственных операций. Алгоритмы работы типизированы и соответствуют текущему законодательству Республики Казахстан для небюджетной сферы. Типизированы также распределение прав и обязанностей по категориям персонала, участвующего в учетной работе. Все категории персонала используют совместно одну общую информационную базу, благодаря чему достигается высокая эффективность коллективной работы.
Все модули программы могут быть установлены на одном или, при работе в сети с выделенным сервером, на разных компьютерах в соответствии с распределением обязанностей между сотрудниками предприятия.
В данной программе имеются гибкие возможности учета:
- использование нескольких планов счетов одновременно
- многоуровневые планы счетов
- многомерный аналитический учет
- многоуровневый аналитический учет
- количественный учет
- многовалютный учет по неограниченному числу валют
- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий
- сложные проводки.
Директором ТОО «Малинка» был заключен договор с ТОО фирма «Пласт» о купле-продажи программных продуктов «1С: Предприятие, версии 7.7», а также об оказании услуг по установке и сопровождению данного программного продукта.
Данный программный продукт был выбран потому, что он может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом.
"1С: Предприятие" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.
Исходной информацией в "1С: Предприятие" является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.
Кроме того, в "1С: Предприятие" могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций.
"1С: Предприятие" включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать.
Отчеты по синтетическому учету:оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, главная книга, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета - за период и по датам, карточка счета.
Отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета, анализ счета в разрезе объектов аналитики, анализ объекта аналитики по счетам, журнал-ордер счета по объекту аналитики, карточка операций по объекту аналитики.
Типовая конфигурация "1С: Предприятие" реализует наиболее общие схемы учета и может использоваться в большинстве организаций. Для отражения специфики учета конкретного предприятия типовую конфигурацию можно изменить в соответствии с требованиями учета. "1С: Предприятие" имеет режим запуска Конфигуратор, который обеспечивает:
- настройку системы на различные виды учета
- реализацию любой методологии учета организацию любых справочников и документов произвольной структуры
- настройку внешнего вида форм ввода информации настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков возможность наглядного представления информации в виде диаграмм быстрое изменение конфигурации с помощью конструкторов [18, c.20-27].
Стандартные операции в 1С: Предприятии, версии 7.7:
1) Учет расчетов с контрагентами. Учет расчетов с поставщиками и покупателями можно вести в тенге, условных единицах и иностранной валюте. Курсовые и суммовые разницы по каждой операции рассчитываются автоматически.
Расчеты с контрагентами можно вести по договору в целом или по каждому расчетному документу (отгрузки, оплаты и т.п.). Способ ведения расчетов определяется конкретным договором.
При оформлении документов поступления и реализации можно использовать как общие цены для всех контрагентов, так и индивидуальные для конкретного договора.
2) Учет основных средств и нематериальных активов. Автоматизированы все основные операции по учету: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание. Возможно распределение сумм начисленной амортизации за месяц между несколькими счетами или объектами аналитического учета. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.
3) Учет основного и вспомогательного производства. Автоматизирован расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством. Учет выпущенной готовой продукции в течение месяца ведется по плановой себестоимости. В конце месяца рассчитывается фактическая себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг.
Номенклатуру и количество материалов и комплектующих для передачи в производство можно автоматически рассчитать на основании данных о выпущенной продукции и сведений о нормативах расхода (спецификации).
6) Учет НДС. Для целей учета НДС поддерживаются методы определения дохода «по отгрузке» и «по оплате». Книга покупок и Книга продаж формируются автоматически.
Автоматизирован учет НДС по приобретенным товарам, реализуемым с применением ставки НДС 0%. Возможно распределение сумм НДС, предъявленных поставщиками приобретенных ценностей, в соответствии с Налоговым Кодексом по операциям реализации, облагаемым НДС и освобожденным от уплаты НДС.
7) Учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет. В «1С: Предприятие 7.7» ведется учет движения персонала, включая учет работников по основному месту работы и по совместительству, при этом внутреннее совместительство поддерживается опционально (т.е. поддержку можно отключить, если на предприятии это не принято). Обеспечивается формирование унифицированных форм по труду.
Автоматизировано начисление зарплаты работникам предприятия по окладу и ведение взаиморасчетов с работниками вплоть до выплаты зарплаты, а также исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций, и формирование соответствующей отчетности.
8) Завершающие операции месяца. Автоматизированы регламентные операции, выполняемые по окончании месяца, в том числе переоценка валюты, списание расходов будущих периодов, определение финансовых результатов и другие.
9) Типовые операции. Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов конфигурации, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции - простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.
10) Стандартные бухгалтерские отчеты. В конфигурацию включен набор стандартных отчетов, предназначенных для анализа данных по остаткам и оборотам счетов и проводкам в самых различных разрезах. В их числе оборотно-сальдовая ведомость, шахматная ведомость, оборотно-сальдовая ведомость по счету, обороты счета, карточка счета, анализ счета, анализ субконто.