Кабінет Міністрів України рекомендував органам місцевого самоврядування додержуватися у процесі організації електронного документообігу вимог Типового порядку, затвердженого постановою від 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.
Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу. Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.
Розділ 2. Організація роботи Корецької міської Ради та можливі шляхи вдосконалення документного забезпечення
2.1 Основні напрями організації функціонування Корецької міської Ради
Місто Корець є одним з небагатьох міст Волині, де вдало поєднується чудовий дивосвіт природи, пам’яток культури та архітектури. Завдяки вигідному географічному розташуванню, м. Корець можна вважати, як промисловим так і сільськогосподарським населеним пунктом. Про розвиток міста дбає міська влада, яка була обрана жителями міста в ході останніх виборів, з строком повноваження на чотири роки.
Діяльність міської ради м. Корця та її виконавчого комітету спрямована на підвищення рівня соціальних стандартів, забезпечення сталого розвитку економіки міста, створення безпечних умов життєдіяльності та покращення умов проживання населення міста.
Міська рада діє в такій структурі (Додаток 6):
1. Керівництво ради:
- міський голова;
- секретар міської ради;
- заступник міського голови по виконавчій роботі;
- секретар виконкому;
- секретар керівника.
2. Загальний відділ:
- начальник загальним відділом;
- спеціаліст І категорії – землевпорядник;
- спеціаліст І категорії юриста;
- спеціаліст ІІ категорії землевпорядник;
- спеціаліст;
- військові обліковці (2).
3. Відділ фінансово-господарського забезпечення:
- начальник відділу-головний бухгалтер;
- спеціаліст І категорії з питань ведення бухгалтерського обліку;
- спеціаліст ІІ категорії-економіст;
- водій;
- прибиральниця.
Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 17 чоловік.
Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста, а саме:
- промисловість, що представлена заводом пластикових виробів, цукровим заводом, молокозаводом, хлібокомбінатом, комбінатом побутового обслуговування, будівельно-транспортними організаціями;
- інвестиційна діяльність;
- енергозбереження;
- житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;
- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;
- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;
- газифікація;
- водопостачання, водовідведення, водопониження.
Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 200…р. (Додаток 7).
Корецька міська рада діє та вирішує питання місцевого значення в межах Конституції та законів України, і в першу чергу закону “Про місцеве самоврядування в Україні”.
У своїй роботі міська рада керується Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади.
2.2 Документне забезпечення роботи районної ради
Діловодство районних міських рад є важливою ланкою галузі "Органи виконавчої влади".
Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). В Корецькій міській раді організаційно-розпорядча документація представлена нормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення, розпорядження, статути, укази, ухвали.
ОРД свідчить про закріплення функцій, обов’язків і прав керівних органів та керівних осіб управління на певні строки (це накази, інструкції, розпорядження, вказівки, статути) (Додаток 8).
Різноманітна за видами та за обсягом у Корецькій міській раді довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти (Додаток 9), анотації, відгуки, відомості, довідки, договори (Додаток 10), записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти (Додаток 11), листи службові (Додаток 12), оголошення, плани роботи (Додаток 13), посвідчення, протоколи (Додаток 14), витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.
Документація з кадрових питань / документація по особовому складу міської ради має інформаційний характер про особовий склад ради (Додаток 6) і ведеться секретарем міської ради з моменту вступу громадянина на роботу. Це – заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особливому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки.
Особисті, офіційні документи – службові документи, необхідні для певних формальних повідомлень про себе як працівника ради представлені - автобіографіями, дорученнями, заявами, посвідченнями, пропозиціями , розписками, скаргами.
До фінансово-розрахункової та облікової документації належать акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акценту, гарантійні листи, договори, передбачені цивільним кодексом – договори на поставку, купівлю-продаж (Додаток 15), позики, наймання житлових приміщень тощо; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики; заяви для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення, трудові угоди, доручення на представництво інтересів та на здійснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.
2.3 Особливості процесу документотворення та документообігу
2.3.1 Організація діловодства в Корецькій міській раді
У Корецькій міські раді працюють такі підрозділи як загальний відділ та відділ фінансово-господарського забезпечення. Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції. У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.
Документаційне забезпечення документів в міській раді здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Згідно інструкції регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.
2.3.2 Формування та збереження документації Корецької міської ради
У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, - це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [23, 56].
Органи державної влади та органи місцевого самоврядування визначають конкретний комплекс документів, необхідний та достатній для документування їх діяльності. Ці документи групуються за логічною послідовністю виконання, а їх систематизований перелік справ називається «номенклатурою справ».
Так як, номенклатура справ - це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, розміщених у певній послідовності, із зазначенням строків зберігання справ, відповідна номенклатура справ існує і в Корецькій міській раді.
Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом постійного зберігання, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства. Номенклатура справ Корецької міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів, а саме:
- документи міської ради;
- документи виконавчого комітету;
- документи бюджетно-фінансової роботи і бухгалтерського обліку;
- документи кадрові;
- документи виборчих комісій по виборах у міську раду;
- документи військово - облікового столу;
- документи архіву.
Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.