3) забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [12, 281].
Виділяють такі аспекти діловодства.
По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред'являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.
По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.
По-третє, економічний аспект діловодства пов'язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [12, 282].
Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.
У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій - це матеріальний об'єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії - магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [23, 53].
Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.
Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.
Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків [14, 63].
Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [23, 54].
Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.
Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об'єктів управління.
Зазначені документи утворюють такі види документації [23, 55]:
- організаційно-правова;
- планова;
- розпорядча;
- інформаційно-довідкова і довідково-аналітична;
- звітна;
- договірна;
- документація із забезпечення кадрами (з особового складу);
- документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність);
- документація із матеріально-технічного забезпечення;
- документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи;
-документація, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності [23, 55].
1.3.1 Основні організаційні форми роботи з документами
У практиці роботи з документами склалися кілька організаційних форм діловодства (форм роботи з документами):
•централізована;
•децентралізована;
•змішана.
Централізована форма організації діловодства передбачає, що на підприємстві, в організації, установ (далі-установа) функціонує спеціалізована служба діловодства (канцелярія, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, відділ управління справами, секретаріат тощо) і всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання зосереджені переважно в службі діловодства. За централізованої форми організації діловодства структурні підрозділи установи не залучені до технічних операцій з документами, а здійснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналізують, складають нові документи на підставі наявних.
У структурних підрозділах зберігаються лише робочі документи співробітників, у тому числі копії вже завершених діловодством документів, які виконавці можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цінна інформація і документація зберігається централізовано в службі діловодства.
З погляду організації діловодства централізована форма роботи з документами є найефективнішою, оскільки забезпечує повний цикл обробки документів в одному підрозділі - службі діловодства. Це дає можливість найбільш раціонально використовувати комп'ютерну та оргтехніку, позбавляє структурні підрозділи необхідності формувати і зберігати справи, забезпечує збереженість документів. Більш кваліфіковано здійснюється експертиза цінності документів, значно спрощується процес передавання документів на зберігання до архівного підрозділу (архіву) установи, оскільки служба діловодства фактично не залучає до цього процесу інші структурні підрозділи.
За централізованої форми організації діловодства структурним підрозділам практично не потрібні секретарі, які виконуватимуть діловодні функції, оскільки документообіг у них зазвичай має незначний обсяг. Однак, при цьому служба діловодства має бути повноцінним, забезпеченим сучасним технічним обладнанням структурним підрозділом з достатньою чисельністю й кваліфікованого персоналу. На практиці централізована форма організації діловодства застосовується в установах із незначним і середнім обсягом документообігу - до 40-60 тисяч документів на рік. В установах із великим обсягом документообігу, які мають складну структуру або територіально роз'єднані структурні підрозділи, централізована форма діловодства застосовується рідко, оскільки потребує значних фінансових витрат та організаційних заходів.
Децентралізована форма організації діловодства, як свідчить вже її назва, є повною протилежністю централізованій. За децентралізованої форми кожний структурний підрозділ самостійно організовує діловодство, виконує весь комплекс технічних операцій з обробки документів, включаючи приймання, реєстрацію, відправку документів, а також формування, зберігання справ тощо. У разі застосування такої форми діловодства в кожному структурному підрозділі має бути секретар або особа, яка відповідає за роботу з документами. Якщо такої особи немає, діловодні функції покладаються на спеціалістів структурних підрозділів, що спричиняє необґрунтовані витрати часу на виконання невластивих для них операцій.
У разі децентралізованої форми організації діловодства ускладнюються пошук документів, контроль за їх виконанням, довідкова робота, недостатньо забезпечується збереженість документів. Адже документація установи не є єдиною системою. Така форма організації роботи з документами виправдовує себе тільки за наявності територіально роз'єднаних структурних підрозділів. Вона також може бути зумовлена специфікою діяльності установи (наприклад, робота з документацією обмеженого доступу). Разом з тим нині існує чимало установ, в яких діловодство здійснюється стихійно, встановлено систему, подібну до децентралізованої форми. У багатьох сучасних компаніях, фірмах діловодство децентралізовано настільки, що навіть такі технічні операції, як вкладення вихідних документів у конверти і написання адрес кореспондентів на них, виконують спеціалісти структурних підрозділів. У таких установах, як правило, немає не лише служби діловодства, а й працівника, на якого покладалося б виконання технічних операцій з обробки документів.
Змішана форма організації діловодства заснована на частковій централізації. Як правило, в одному підрозділі, службі діловодства, здійснюються такі операції, як обробка вхідних і вихідних документів, реєстрація та облік документів, контроль виконання документів з резолюцією керівництва, а також зберігання справ - тобто обробка документів, що надходять на адресу керівництва установи, та тих, які безпосередньо розглядаються керівництвом.