Крім того, Стандарт встановлює вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, виготовлені за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки).
Новизною у ДСТУ 4163-2003 є розділ "Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів", що складається з 32 пунктів відповідно до кількості реквізитів. У кожному пункті подано роз'яснення щодо оформлення змісту і місця розташування відповідного реквізиту. Таким чином, на відміну від ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквізитів, новий Стандарт охоплює всі реквізити без винятку. Зокрема, в ньому обумовлено, в яких випадках і згідно з якими нормативно-правовими актами на бланках документів має відтворюватись зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим, зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмір зображення герба. З-поміж іншого, зазначається, що емблему організації не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України, адже саме цієї помилки дуже часто припускаються при підготовці бланків організацій. На документах недержавних організацій дозволено розташовувати емблему у верхньому полі документа, в тому місці, в якому на документах державних організацій розміщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють відповідно до Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД). Обумовлюється, що назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації - автора документа, повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають у випадку, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). До новацій Стандарту належить також і встановлення ще одного реквізиту, вказаного останнім у цьому розділі - запис про державну реєстрацію. Його фіксують тільки на нормативно-правових актах міністерств та інших органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". ДСТУ 4163-2003 встановлює такі береги бланків документів: лівий - ЗО мм; правий - 10 мм; верхній та нижній - 20 мм .
На нижньому березі, відповідно до Стандарту, розташовують три такі реквізити:
- відмітку про виконання документа і направлення його до справи, що містить посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання; напис "До справи"; номер справи, в якій документ буде зберігатися; дату направлення документа до справи; назву посади і підпис виконавця, які ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);
- відмітку про створення документа в електронній формі, що містить ім'я файлу, код оператора та інші пошукові дані - у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;
- відмітку про надходження документа до організації (реєстрацію в ній), яка містить скорочену назву організації, дату (за необхідності - точний час) надходження документа і реєстраційний індекс документа - у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всіх складових елементів реквізитів, навіть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандарті обумовлюється, що реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через одинарний міжрядковий інтервал. Відмітку про надходження документа до організації доцільніше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. Для лівого берега бланка документа новий Стандарт встановлює 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для підшивання документа у справу (спочатку розробниками навіть було запропоновано 35 мм).
Дещо змінилися вимоги і до оформлення дати документа. Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонує два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік (наприклад: "15.01.2001"). Крім того, дату допускається оформлювати і в іншій послідовності: рік, місяць, число (наприклад: "2001.01.15"). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (наприклад: "29 січня 2001 року").
Стандарт пропонує, крім звичного подання відомостей про виконавця документа, що містить прізвище виконавця і номер його службового телефону, ще один спосіб із зазначенням ім'я та по батькові виконавця документа (наприклад: "Іваненко Петро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати. Стандарт має чотири додатки. Додаток А "Схеми розташованості реквізитів документів" є обов'язковим і містить два рисунки: рисунок А1 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка" та рисунок А2 - "Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка". Додаток Б "Зразки бланків документів" носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків бланків документів. Додаток В "Приклади оформлювання документів" є довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з усіма можливими реквізитами, а також приклад оформлення наказу організації, що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша). Додаток Г "Бібліографія" також є довідковим [15, 20].
Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами.
Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
Відповідно до основного завдання діловодна служба:
- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
- організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;
- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
- уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;
- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;
- удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
- здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;
- впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та її структурних підрозділах;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.
В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов'язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:
- чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;
- відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;
- оптимальне розмежування функцій та обов'язків працівників даної сфери;
- наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;
- чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;
- раціональну організацію робочих місць.
Діяльність щодо документного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.
Діловодний процес має свою специфічну технологію - документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов'язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.