- дотримання принципу суцільного фіксування інформації шо-до видатків як касових, так і фактичних систем бухгалтерського обліку;
- проведення аналітичних досліджень щодо виконання кошторису та плану асигнувань у поточному порядку та за результатами відповідних звітних періодів (місяць, квартал, рік) стосовно як доходів, так і видатків;
- розроблення конкретних заходів та коригувань щодо діяльності за результатами виявлених і проаналізованих відхилень;
- раціональна організація виконання перелічених заходів.
Вивчаючи заплановані заходи, виокремлюються ті першочергові, що забезпечують виконання основних функцій Ямпільської районної державної адміністрації. Щодо фінансового покриття їх здійснення зазначені заходи належать саме до частин загального фонду.
Під час уточнення проектів кошторисів з огляду на традиційне обмеження запланованих доходів загального фонду Ямпільської районної адміністрації доведеними до неї обсягами асигнувань лімітних довідок головному бухгалтерові та головному економістові необхідно повторно проаналізувати заплановані заходи наступного року з виконання основних функцій щодо першочерговості й необхідності, а в разі підтвердження — змінити джерело фінансового забезпечення останніх. Проект плану асигнувань готується на підставі уточненого проекту кошторису і являє собою помісячний розподіл повноважень, які в разі затвердження плану будуть надані розпорядниками коштів відповідно до бюджетного призначення на взяття бюджетного зобов’язання. На момент складання проекту плану асигнувань головний бухгалтер та головний економіст мають володіти даними щодо термінів здійснення запланованих заходів разового характеру (придбання необоротних активів, капітальний ремонт, преміювання працівників, відпустки), а також щодо обсягів видатків за поточними потребами установи, на підставі яких здійснюються основні розрахунки. Від ретельності проведення розрахунків з розподілу асигнувань (визначених на підставі видатків) залежить якість фінансового забезпечення установи на наступний рік.
Підготовлені належним чином уточнений проект кошторису та проект плану асигнувань передаються за вертикальною схемою головному розпорядникові коштів.
Планування доходів бюджетних установ — справа, яка потребує відповідного рівня професійного досвіду головного бухгалтера, його здібностей до аналітично-планової роботи, чіткої побудови та організації облікового процесу, а також робочого часу. У разі зміни головного бухгалтера впродовж поточного року доцільно для складання планових документів залучати на консультативній основі особу, що обіймала зазначену посаду до цього. Щоб зменшити навантаження на період розробки проекту кошторису, головному бухгалтерові потрібно заздалегідь визначити хто з його заступників виконуватиме більшість облікових функцій у цей період.
Отриманню бюджетних асигнувань передує формування відповідної бази даних щодо мережі розпорядників бюджетних коштів за міжрегіональними управліннями Державного казначейства, затвердження бюджетних призначень і доведення витягів з них до розпорядників коштів. Після отримання витягу з розпису бюджетних призначень розпорядники коштів подають затверджені кошториси доходів і видатків та плани асигнувань відповідним органам Державного казначейства з того моменту, коли обсяги бюджетних призначень буде доведено відділеннями з Державного казначейства до розпорядників. Зазначений етап потребує від головного бухгалтера чіткого дотримання термінів підготовки й подання інформації щодо мережі установ та організацій, які отримують кошти з Державного бюджету України (не пізніш як за 15 днів до початку бюджетного року); підготовки й подання розподілу показників (зведених) кошторисів доходів і видатків та (зведених) планів асигнувань (протягом трьох робочих днів після отримання витягу з розпису бюджету відповідно до мережі установ) до відповідних органів Державного казначейства.
Розпорядники коштів фактично отримують асигнування, як уже зазначалося, виключно на підставі затверджених кошторисіві планів асигнувань. Асигнування згідно з бюджетними призначенням надходять до бюджетних установ для подальшого розподілу чи використання через систему органів казначейства.
Наступний напрямок організації обліку доходів - розробка облікових номенклатур.
Організація носіїв інформації починається з визначення їх кола, а також надання характеристики кожного з них. До носіїв інформації щодо обліку асигнувань бюджетних установ належать:
- картка (книга) аналітичного обліку отриманих асигнувань (додаток В);
- книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.
Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. Зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом програмної класифікації видатків згідно з кодами економічної класифікації видатків. Картка відкривається на один рік з одночасним внесенням показників кошторису з асигнувань, які поділяються за напрямами забезпечення — кодами економічної класифікації видатків.
Інформація про надходження асигнувань містить:
- дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);
- назву та номер документа;
- обсяг асигнувань (суми), що надійшли (в цілому і з розподілом за кодами економічної класифікації).
У разі відкликання асигнувань фіксуються аналогічні показники, при цьому сума асигнувань записується зі знаком «-» чи червоним чорнилом. Щомісяця інформаційні дані узагальнюються у вигляді підсумку “Усього асигнувань за місяць”. Наприкінці року виводиться підсумок “Усього асигнувань за рік”.
Книгу аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам, використовують вищестоящі розпорядники коштів. Книга відкривається за кожним кодом програмної класифікації видатків відповідно до кодів економічної класифікації видатків на рік. Первісна інформація, яка вноситься при відкритті книги, відбиває показники кошторису доходів і видатків. Зазначені показники можуть коригуватись упродовж року на підставі змін у кошторисі. Інформація щодо переведених асигнувань містить:
дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);
назву та номер документа;
суму асигнувань (усього і за кодами економічної класифікації видатків).
Порядок руху носіїв облікової інформації щодо обліку доходів загального фонду регулюється інструктивними матеріалами і залежить від рівня бюджету, з якого надаються асигнування, порядку обслуговування — через органи Державного казначейства чи банківські установи.
Оскільки відображення інформації в системі бухгалтерського обліку є двоїстим, реєстром синтетичного обліку, в якому фіксується обсяг доходів загального фонду, є меморіальний ордер № 2 — Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків).
Довідка до рахунку 70 “Доходи загального фонду” за 2002-2008 рр
| Д е б е т | Кодрядка | Сума | К р е д и т | Кодрядка | Сума |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Списано недостач матеріалів, прийнятих на рахунок установи | 460 | Надійшли асигнування за загальним фондом протягом року | 540 | 292864 | |
| 353185 | |||||
| Внутрішні розрахунки за загальнимфондом | 470 | у тому числі: з державного бюджету | 541 | 292864 | |
| 353185 | |||||
| Передані кошти іншим міністерствам | 480 | з місцевого бюджету | 542 | ||
| Інші операції | 490 | Оприбутковано надлишків матеріалів | 550 | ||
| 500 | Дооцінка матеріалів | 560 | |||
| 510 | Отримані кошти від інших міністерств | 570 | |||
| Сума доходів, що списана на фінансовий результат | 520 | 292864 | Інші операції | 580 | |
| 353185 | 590 | ||||
| Разом | 530 | 292864 | 600 | ||
| 353185 | Разом | 610 | 292864 | ||
| 353185 | |||||
| Залишок за рахунком на кінець звітного періоду | 620 |
З таблиці бачимо, що доходи загального фонду в 2008 році в порівнянні з 2002 роком зросли на 60321 грн (353185 - 292864), або на 20,6 %.
Власні доходи бюджетних установ мають виконувати доповняльну функцію щодо бюджетних асигнувань і забезпечуючи виконання основних завдань зазначених суб'єктів господарювання щодо непокриття доходами загального фонду. З огляду на активне включення бюджетних установ у “виробничу” діяльність, зокрема у процес надання платних послуг, зазначена категорія доходів набуває дедалі вагомішого значення серед інших об’єктів обліку.
До спеціальних коштів Ямпільської районної державної адміністрації зараховують доходи від позабюджетної діяльності, надходженню яких передбачено відповідними нормативно-правовими актами. Детальний перелік спеціальних коштів бюджетних установ і організацій затверджений наказом МФУвід 29.06.2000р. № 146 «Про затвердження Переліку власних надходжень бюджетних установ і організацій». Згідно з цим переліком до спеціальних коштів Ямпільської районної державної адміністрації належать:
— кошти від надання платних послуг та інших надходжень згідно з чинним законодавством;
— кошти від надання транспортних послуг, користування стоянками, що належать Ямпільської районної державної адміністрації та знаходяться на її території;
— кошти від надання послуг з організації і проведення зустрічей, експлуатацію спортивного і культурного обладнання Ямпільської районної державної адміністрації;