порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: №12/03–21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация.Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация.Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5‑е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.
4. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.
5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
6. Печникова Т.В., А.В. Печникова Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999. – 320 с.
7. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. №2050
8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005
Приложение 1
Унифицированная форма №Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. №1
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301001 | |
| ГОУ НПО ПУ №70 | по ОКПО | 18978223 |
| наименование организации |
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | №25‑к | 22.04.2007 |
(распоряжение) о приеме работника на работу
| Принять на работу | Дата |
| с | 22.04.2007 |
| по | На неопределенный срок |
| Табельный номер | ||
| Сиохина Павла Геннадьевича | 3 | |
| фамилия, имя, отчество | ||
| в | Младший обслуживающий персонал | |
| структурное подразделение | ||
| Оператор ЭВМ | ||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | ||
| постоянно | ||
| условия приема на работу, характер работы | ||
| с тарифной ставкой (окладом) | 5000 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами | ||||
| надбавкой | 500 | руб. | 00 | коп. |
| цифрами |
| с испытанием на срок | без испытательного срока | месяца (ев) |
Основание:
| Трудовой договор от « | 22 | » | апреля | 20 | 07 | г. № | 10 |
| Руководитель организации | Директор | В.Б. Ковыршин |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « | » | 20 | г. |
| личная подпись |
Приложение 2
Образец делового письма
Генеральному директору
ГУП КК «Кубаньгазификация»
Крамаренко И.А.
Уважаемый Игорь Алексеевич!
Для оборудования поста «Автоколонна» по адресу: г. Краснодар, ул. Кореновская, 2, прошу Вас рассмотреть возможность предоставления в распоряжение суточного охранника нижеперечисленных предметов:
1. Чайник электрический;
2. Веник (щетка), совок для уборки помещения;
3. Фонарик;
4. Плащ-дождевик;
5. Вентилятор;
6. Умывальник;
7. Тройник.
С уважением,
Главный специалист по рекламе и маркетингу
охранного холдинга «Растос» Р.А. Черных