Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации. Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.
В некоторых случаях при выдаче денег из кассы оформляют расчетную и платежную ведомость. Ведомости оформляется при выдаче заработной платы работникам организации. На общую сумму денег, которая выдается из кассы по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.
При выдаче денег отдельному лицу главный бухгалтер записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда он выдан. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге (ф. КО-4), которая предназначена для учета движения наличных денег (прил. 20).
В ООО «Климовская деревообрабатывающая компания» бухгалтерская обработка отчета кассира заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету. После проверке кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.
На предприятии проводятся ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.
Инвентаризацию кассы проводит комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег. Результаты инвентаризации оформляют актом ф. Инв.-15 . В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день инвентаризации кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Если установлена недостача или излишек денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение. Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия и приходуют:
Дт 50 Кт 91
При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дт 94 Кт 50 - учтена недостача денег в кассе
Потом в бухгалтерском учете эти суммы списываются на материально ответственное лицо.
Дт 73/2 Кт 94 - отнесена сумма недостачи за счет виновного лица
и удерживают с него
Дт 50,70 Кт 73/2
В ООО «Климовская деревообрабатывающая компания» деньги из кассы выдаются только лицам, указанным в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись «По доверенности». Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости. Деньги из кассы также выдаются под отчет на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Выдача денег под отчет осуществляется на основании приказа руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Основным документом подотчетного лица, предназначенным для получения материальных ценностей в других организациях является доверенность. Выдача денежных средств на расходы подотчетных лиц осуществляется на основании их заявлений и отражается:
Дт 71 Кт 50
Дт 10 Кт 71 - покупка материальных ценностей за счет подотчетных сумм
Неиспользованная подотчетным лицом сумма возвращается в кассу:
Дт 50 Кт 71
Подотчетные лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки, должны предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.
Для учета кассовых операций на предприятии в ООО «КДК» использует активный счет 50 «Касса». По дебету счета 50 отражают хозяйственные операции по поступлении наличных денег в кассу с кредита разных счетов в зависимости от вида поступления, а по кредиту – выбытие. В бухгалтерии предприятия составляются следующие корреспонденции счетов для отражения поступления и выбытия наличных денег в кассу (табл. 15).
Таблица 15 - Корреспонденции счетов по приходу и выдаче денежных средств в ООО «КДК» за 13 июля 2009 г. (прил. 20)
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, тыс.руб. |
| 1. | Принят остаток неизрасходованной п/о суммы | 50 | 71 | 1000 |
| 2. | Поступили деньги от покупателей | 50 | 62 | 10000 |
| 3. | Выдано п/о | 71 | 50 | 2000 |
| 40. | Зачислено на расчетный счет | 51 | 50 | 5000 |
Все свободные денежные средства предприятия должны хранить на расчётном счёте в банке. Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают учреждения банков.
Для открытия счета в банке ООО «КДК» представляет следующие документы:
- заявление на открытие счета;
- копия решения о создании организации или учредительные и иные документы, необходимые при государственной регистрации, подтверждаются в соответствии с законодательством РФ создание организации;
- свидетельство о регистрации;
- копия устава (положения);
- справка налоговой инспекции о постановке на налоговый учет;
- справки социальных фондов о постановке на учет;
- карточка с образцами подписей и оттиска печати.
Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером. После этого, банк проверяет полученные документы и выдаёт решение об открытии счёта, а затем сообщает налоговой инспекции номер счёта.
Денежные средства на расчётный счёт ООО «КДК» поступают из разных источников:
- от реализации продукции, работ, услуг;
- денежные средства, поступающие из кассы предприятия;
- краткосрочные ссуды банка;
- прочие источники от хозяйственной деятельности.
Денежные средства на расчётный счёт зачисляются на основании платёжных документов (платёжное поручение, платёжное требование-поручение, при зачислении денег из кассы – объявление на взнос наличными). Когда банк принимает деньги, он даёт квитанцию о приёме денежных средств Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в трехдневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств.
Объявление на взнос денег наличными - это письменное распоряжение владельца счета банку зачислить на расчетный счет наличные деньги, сдаваемые из кассы (выручка и другое). В нем проставляются номер расчетного счета, сумма взноса и дата. Объявление заполняют в одном экземпляре, в нем обязательно указывают источник вносимых денег (выручка, депонированная зарплата и др.). На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, служащую основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списание денежных средств в кассе.
Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов и представляют собой поручение предприятия обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия. Предприятие оплачивает платежными поручениями товары, работы, услуги, перечисляет налоги и другие платежи. Платежные поручения в банк подаются на бланке установленной формы и действительны в течение 10 дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается). Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов.
В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.
С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению суда или финансовых органов.