- расходы на проживание - 400 долл. США (80 USD х 5 дн.);
-суточные за 4 дня - 280 долл. США (70 USD х 4 дн.). Приказом руководителя организации суточные за каждый день нахождения в командировке установлены в размере 70 USD;
-суточные за 1 день (при въезде на территорию России) - 100 руб.;
-оплата визы - 1000 руб.;
-оплата проезда - 6200 руб.
Сумма перерасхода выплачена работнику в рублях. Курс доллара США, установленный Банком России на дату утверждения авансового отчета, составлял 30,67 руб./долл. США.
Расходы в иностранной валюте бухгалтер организации должен пересчитать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. В бухгалтерском учете эти операции следует отразить проводками:
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 71-2
-28 156 руб. (400 USD х 30,67 руб. + 280 USD х 30,67 руб. + 100 руб. + 1000 руб. + 6200 руб.) - списаны на затраты оплата за проживание, суточные, виза, проезд;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71-2
-18 руб. (30,67 руб. - 30, 64 руб.) х 600 USD - отражена отрицательная курсовая разница;
ДЕБЕТ 71-2 КРЕДИТ 50-1
-3554 руб. [(680 USD - 600 USD) х 30,67 руб. + 7300 руб. - 6200 руб.] - выплачена работнику сумма перерасхода по загранкомандировке.
Для целей налогообложения прибыли в расходы включаются суточные в пределах норм, установленных постановлением № 93. Об этом сказано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса. В нашем примере - это 8128 руб. (53 USD х 5 дн. х 30,67 руб.).
В тех случаях, когда по результатам расчета получен перерасход, сумма задолженности организации перед сотрудником может быть погашена на основе договоренности между ними. Работнику может быть выдана соответствующая наличная иностранная валюта или рублевый эквивалент, исчисленный по курсу Банка России на дату выплаты. Кроме того, организация может перевести сумму задолженности на текущий валютный счет сотрудника.
Если сотрудник аванс, полученный в иностранной валюте, израсходовал не полностью, он должен погасить задолженность. То есть внести в кассу организации остаток неизрасходованной суммы в полученной иностранной валюте или рублях либо в иной валюте. Для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования.
Неиспользованная сотрудником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течение 10 дней с момента ее возвращения в кассу подотчетным лицом.
Аванс, полученный на командировочные расходы, в случае, если командировка не состоялась, должен быть возвращен в банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки.
Глава V. Представительские расходы организации
Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.
В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.
В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д.
Оформление первичных документов
Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий (в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
1) оформление подготовительных документов;
2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
- перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
- порядок расходования средств на представительские расходы;
- документальное оформление представительских расходов;
- порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
- нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
- распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
- распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
- программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчет о расходах на проведение деловой встречи;
- авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
Все первичные документы должны соответствовать требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.
Бухгалтерский учет
Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".
Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).
При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами, например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.
Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.
К представительским относятся расходы организации:
1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
3) буфетное обслуживание во время переговоров;
4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.
Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.
В ООО"АЗК" представительские расходы не предусмотрены.
Заключение
На примере ООО "АЗК" была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.