Деньги, выданные в подотчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачивается по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. Сумму аванса на командировочные расходы предварительно рассчитывают. Отчет по расходованию по командировкам представляется в 3-х дневный срок по возвращению из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетными лицами возвращаются в кассу.
Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 120800000 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету 120800000 отражают суммы, выданные подотчетным лицам в кредит субсчета 120104610 «Касса».
А по Д-т 120104510 «Касса» К-т 120800660 «Расчеты с подотчетными лицами» - возврат подотчетных сумм в кассу.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами ведет исполнитель Финансового управления. Журнал заполняется согласно требованиям по ведению регистров по бюджетному учету. В Журнале указывается дата, номер и наименование документа (авансовый отчет, расходный ордер, приходный ордер ), наименование показателя (фамилия, имя, отчество подотчетного лица), номер счета бюджетного учета по дебету и по кредиту, сумма, остатки на начало месяца и остатки на конец месяца по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению, количество приложений. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами подписывается ответственным исполнителем и главным бухгалтером, подпись расшифровывается.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с классификацией операций сектора государственного управления.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 № 40, установлен перечень направлений расходования наличных средств из кассы предприятия
На основании указания Банка России от 14 ноября 2001 г № 1050 « Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке» учреждения вправе осуществлять расчеты в наличной форме по одной сделке в сумме, не превышающей 60 тыс. руб.
Рассмотрим пример движения денежных средств по счету 120800000 «Расчеты с подотчетными лицами» за первое полугодие 2008 год.
2.4 Учет обязательств
2.4.1 Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
На счете 130200000 учитываются расчеты учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказание услуги, с подрядчиками за выполненные работы, а также начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий, а также оплаты пенсий, пособий и иных социальных выплат.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления.
Предъявлен счет за услуги связи за февраль 2008 года.
Начисление задолженности по оплате услуг связи в Финансовом управлении производится на основании счета- фактуры и договора, который заключается на каждый финансовый год и отражается бухгалтерской записью:
Дт 140101221 « Расходы на услуги связи» Кт 130204730 « Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи» 3000 рублей.
Погашение задолженности по оплате услуг связи производится по платежному поручению и отражается бухгалтерской записью:
Дт 130204830 « Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг связи» и в Кт 130405221 «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов» 3000 рублей.
Начисление задолженности по оплате транспортных услуг отражается бухгалтерской записью Дт 140101222 Кт 130205730 - 1000-00
Погашение задолженности по оплате транспортных услуг оформляется бухгалтерской записью Дт 130205830 Кт 130405222 - 1000-00
В январе 2008 года предъявлена счет- фактура №5 от 12.01 2008 г за прохождение медицинского осмотра водителя Финансового управления.
Начисление задолженности по прочим услугам производится бухгалтерской записью: Дт 140101226 Кт 130209730 - 880-00
Погашение задолженности производится на основании платежного поручения : Дт 130209830 Кт 130405226 - 880-00
Оплата направляется Центральной районной больнице на основании договора, заключенного на 2008 год.
Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные материальные ценности, оказанные услуги ведется в Журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками; Карточке учета средств и расчетов. В Журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками в Финансовом управлении содержатся следующие обязательные реквизиты и показатели: дата, номер и наименование документа (платежное поручение на перечисление денежных средств, товарно-транспортная накладная на получение материальных ценностей, счет на оплату выполненных работ), наименование показателя (наименование поставщика, подрядчика), номер счета бюджетного учета по дебету и по кредиту, сумма, остатки на начало месяца и конец месяца по каждому поставщику (подрядчику) и в целом по счетам Плана счетов бюджетного учета, количество приложений.
Аналитический учет расчетов по заработной плате ведется в Журнале операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям.
Аналитический учет расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат ведется в Журнале по прочим операциям; Карточке учета средств и расчетов.
Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:
- суммы начисленной заработной платы отражаются Д-т 140101211 К-т 130201730 – 97200-00
- суммы поставленных поставщиками материальных ценностей и оказанных услуг отражаются Д-т 140101200 К-т 130202730 – 4000-00
- суммы начисленных пенсий, пособий и иных социальных выплат отражаются Д-т 140101200 К-т 130201000 – 1600-00
- перечисление средств в оплату материальных ценностей и оказанных услуг, выдача заработной платы, оплата пенсий, пособий и иных социальных выплат отражаются Д-т 130201000 К-т 130405000 – 102800-00
2.4.2 Учет расчетов по оплате труда
Учет расчетов по оплате труда с каждым из работающих в Финансовом управлении администрации Магдагачинского района ведется в лицевых счетах, открытых на каждого работника. Учет заработной платы ведется нарастающим итогом.
Начисление заработной платы производится на основании первичных документов – табелей, или документов, подтверждающих право на оплату за проработанное время.
Пособие по временной нетрудоспособности начисляется на основании листка нетрудоспособности.
Начисление заработной платы за месяц производится в карточке-справке Ф. 0504417, а затем переносится в расчетно-платежную ведомость Ф.0504401. Расчеты с рабочими и служащими при уходе в отпуск или увольнении производится в записке-расчете Ф.0504425. На основании расчетно-платежных ведомостей составляется журнал операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. К журналу операций должны быть приложены документы, послужившие основанием для начисления заработной платы. Больничные листы подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листе проставляется номер расчетной ведомости, в которую он включен для выплаты.
Согласно коллективного договора, заработная плата в финансовом управлении администрации Магдагачинского района выплачивается один раз в месяц 26 числа текущего месяца. Коллективный договор составлен в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Законом Амурской области «О муниципальной службе в Амурской области», и определяет взаимоотношения между работниками и работодателем в области экономического и социального развития трудового коллектива.
Оплата труда работников финансового управления осуществляется:
- на основании Закона Амурской области от 09 декабря 2002 года № 155 – ОЗ « О денежном содержании муниципальных служащих и денежном вознаграждении лиц, замещающих выборные муниципальные должности местного самоуправления Амурской области».
Денежное содержание муниципального служащего состоит из месячного оклада, а также из ежемесячных дополнительных выплат.
К дополнительным выплатам относятся:
- ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет на муниципальной службе;
- надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и специальный режим работы;
- надбавка к заработной плате за непрерывный стаж работы в учреждениях, расположенных в районах Дальнего Востока в размере 30%;
- районный коэффициент к заработной плате 40 процентов;
- премирование работников.
Пример начисления заработной платы:
Иванова Н.П. с 1 января 2008 года была принята специалистом в Финансовое управление. Ей был установлен оклад согласно штатного расписания 500 руб. в месяц, процентные надбавки к должностному окладу ежемесячно:
- 10 % - за выслугу лет на муниципальной службе;
- 50 % - за сложность, напряженность;
- 25 % - премия
- 30 % - за непрерывный стаж работы в учреждениях, расположенных в районах Дальнего Востока;
- 40 % - районный коэффициент.
Таблица 3
Расчет заработной платы за март 2008 года
| Лицевой счет | Март 2008 | Финансовое управление | ||||
| 12 | Иванова Н.П. | |||||
| Специалист | ||||||
| М-ц | Код | Виды оплат и удержаний | Дни | Начислено | Удержано | |
| 3 | 2 | Оплата по должностному окладу | 21 | 500,00 | ||
| 3 | 7 | Надбавка за выслугу лет | 10 % | 50,00 | ||
| 3 | 18 | Надбавка за сложность, напряженность | 50 % | 250,00 | ||
| 3 | 316 | Премия | 25 % | 125,00 | ||
| 3 | 321 | Дальневосточная надбавка | 277,50 | |||
| 33 | 320901 | Районный коэффициентНалог на доходы ФЛ | 370,00 | 204,43 | ||
| 902 | Профвзносы | 15,73 | ||||
| Итого | 21 | 1572,50 | 220,16 | |||
| К выдаче | 1352,34 | |||||
В соответствии с действующим законодательством о труде все работники имеют право на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы.