При проектировании подсистемы бухгалтерского учета и заработной платы следует учитывать основную ее особенность, заключающуюся в том, что на ЭВМ ведут расчеты финансовых и денежных средств. В связи с этим возникает ряд более жестких требований, чем в других подсистемах АСУ.
Прежде всего, это относится к необходимости обеспечения повышенной точности и достоверности выходных данных. Для этого помимо повышенной надежности технического и программного обеспечения надо свести к минимуму участие человека в процессе обработки данных, полностью исключить составление документов от руки. На ЭВМ следует выдавать в виде распечаток только такие внутрисистемные документы, которые связаны с физической передачей денежных сумм или материальных ценностей от одного лица другому, что необходимо сопровождать юридическим подтверждением этого факта личными подписями. Тем не менее полностью избежать ручного ввода данных невозможно, так как ряд документов поступает извне системы, а для их автоматического считывания пока не существует массовых надежных технических устройств. Поэтому правильность ввода контролируют несколькими методами одновременно.
Повышенного внимания требует алгоритмизация расчетов. Так, например, нельзя округлять результаты, отбрасывая дробные доли; следует строго следить, чтобы при переводе средств с одной статьи бухгалтерского баланса на другую не изменялись ни каждая переводимая сумма, ни общий их итог.
Манипулирование финансовыми и денежными средствами с помощью ЭВМ требует повышенных мер защиты от несанкционированного доступа, аналогичных системам повышенной секретности. При этом нельзя существенно усложнять работу пользователя в санкционированном режиме и в то же время следует обеспечить защиту от весьма квалифицированных лиц, в том числе персонала вычислительного центра.
Работа системы должна происходить в реальном времени. Одним из показателей успешности работы финансовой службы и бухгалтерии является ускорение оборачиваемости оборотных средств. Недопустимо, чтобы обработка документов на ЭВМ прямо или косвенно задерживала этот процесс.
Особое внимание должно быть уделено ведению протоколов работы системы и ее архивов. Для проверки возможных злоупотреблений или устранения недоразумений могут потребоваться достаточно детальные сведения за прошлые периоды.
В системе неизбежно возникает время от времени необходимость корректировки хранимых данных. Этот режим должен быть тщательно продуман и регламентирован, чтобы исключить возможность его использования в иных целях.
В современных условиях хозяйственной деятельности предприятий, когда одним из основных критериев является объем реализованной продукции и выполнение обязательств по договорам с потребителями как по объемам, так и по срокам и номенклатуре поставок, важное значение имеет эффективная деятельность сбытовых подразделений предприятий и объединений.
Функции отдела сбыта заключаются в следующем. Отдел получает планы выпуска и реализации товарной продукции. Согласно этим планам, а также заключенным договорам и разнарядкам составляются планы отгрузки готовых изделий собственного производства, покупных изделий, поставляемых в комплекте с изделиями своего производства, другой товарной продукции. Получая сведения о готовности продукции, наличии ее на складе, данные о сортности, отдел сбыта составляет график отгрузки, набирая в случае необходимости комплекты изделий для одного потребителя или набирая в один грузовой адрес продукцию по весу до нормы загрузки железнодорожного вагона. Одновременно оформляются необходимый документы и счета потребителям. В ходе этой работы ведется оперативный учет и прогнозирование выполнения планов реализации и прибыли, планов отгрузки и др.
Основой функционирования подсистемы сбыта является разработка оперативных календарных графиков отгрузки, обеспечивающих своевременное поступление сумм за реализованную продукцию. Исходными данными для решения комплекса задач управления сбытом являются следующие сведения: наименования, грузовые адреса, расчетные счета и другие реквизиты потребителей; план поставок на год с разбивкой по кварталам; данные, содержащиеся в договорах и нарядах, о том, когда, кому и что должно быть поставлено; текущие сведения о выполнении плана производства; справочники по ценам и др.
Важной функцией отдела сбыта является слежение за своевременным выполнением договорных обязательств. Для этого ведутся и непрерывно обновляются сведения о договорах и поставках. В первом случае данные группируются по договорам, во втором – по видам продукции. По каждому договору сообщается его номер и дата; шифр изделий с указанием планового и фактически отгруженного количества каждого изделия на год с разбивкой по кварталам. По фактически отгруженным изделиям вводятся данные, подтверждающие их оплату получателем. По каждому виду продукции сообщается его шифр, наименование, остаток за прошлые кварталы; планируемое количество на текущий квартал; количество изделий, фактически отгруженных за текущий квартал, в том числе в счет прошлых и будущих кварталов; остаток наличия и обязательств на текущий квартал.
Подсистема управления сбытом продукции тесно связана с другими подсистемами АСУ в соответствии с функциональными и логическими связями отдела сбыта с другими подразделениями предприятия. В первую очередь это связь с подсистемой оперативного управления основным производством, позволяющая прогнозировать выполнение плана отгрузки по мере хода изготовления соответствующих изделий; связь с отделами технического контроля для определения сорта продукции и выполнения особых условий (экспортное или северное исполнение и т.п.); с подсистемой управления транспортом для реализации отгрузки; подсистемой бухгалтерского учета в части отчетности о движении готовой продукции и оформления расчетов с потребителями и т.п.
Управление сбытом при массовом производстве имеет свои особенности, которые заключаются в следующем. На склад готовой продукции поступает большое количество изделий немногочисленных типов. В этом случае конкретизация количества, содержания и адресов отгрузки готовой продукции должна осуществляться практически ежедневно. Для этого следует иметь упорядоченные сведения о наличии изделий на складе на текущий день по типам. Это позволяет выяснить возможность удовлетворения требований на отгрузку каждого типа изделий; распределению подлежит наличие за вычетом нормативного остатка; разовая поставка должна удовлетворять установленным транзитным нормам, т.е. регламентированному объему партии; ассортимент поставки должен соответствовать заказам; при замене одних изделий другими должна соблюдаться их взаимозаменяемость или равноценность для потребителей и др. Кроме того, могут быть установлены ограничения на общее количество отгружаемых изделий за день, а также ограничения на количество платежных требований. В ряде случаев необходимо распределять отгружаемую продукцию по таре, для чего в памяти ЭВМ должны храниться по шифрам изделий и видов тары таблицы входимости, определяющие возможность помещения определенного количества готовых изделий или их наборов в каждый из типов тары.
Сбыт готовых изделий, реализация готовой продукции потребителям являются завершением производственного процесса, и качественное решение задач управления сбытом во многом определяет оценку деятельности предприятия в целом.