Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия (стр. 3 из 4)

Технические и программные средства, которые использует бухгалтер, описаны в разделе технического задания в пункте 1.1.2 и подпункте 1.1.3.5.

Входные данные, используемые в программе по формированию отчета: счет-фактура и ведомость реестр за выполненные работы от ЗАО автотранспортного предприятия “Кузбассэнерго”, приказ об упорядочении использования служебного автотранспорта № 242 от 15.05.04. Перечисленные документы показаны в приложении А “Входная информация”.

Выходные данные, используемые в программе по формированию отчета: отчет “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””. Пример этого документа показан в приложении Б “Выходная информация”.

Блок-схема алгоритма решения задачи показана в приложении В “Блок-схема алгоритма решения”.

1.2.2 Ожидаемые технико-экономические показатели. Технико-экономические показатели не высчитываются.

1.3 Описание программы

1.3.1 Общие сведения. Наименование программы указано в пункте 1.1.1 технического задания. Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы описано в пункте 1.1.3.5 технического задания. Программа написана на встроенном языке системы 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5”

1.3.2 Функциональное назначение. Функциональное назначение программы по формированию отчета соответствуют требованиям, указанным в пункте 1.1.3.1 технического задания. Перед формированием отчета вводятся заранее сведения с приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, дата счет-фактуры и сведения ведомости-реестра за выполненные услуги определенного периода времени, за который необходимо сформировать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия.

1.3.3 Описание логической структуры. Алгоритм программы описан в пункте 1.2.1 пояснительной записки. Составные части программы и функции составных частей:

a) Формирование справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта” для хранения следующих данных: дата и номер приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, пункт приказа, в котором содержатся данные об установленных лимитах, дата установления лимита (Модуль ФормирПриказов).

b) Формирование справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика, табельного номера, должности и лимита менеджера. Этот справочник является подчиненным справочнику в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”, то есть для каждого элемента справочника “Приказы использования автотранспорта” существует отдельный справочник “Лимит использования автотранспорта” (Модуль ФормирЛимитов).

c) Формирование справочника в электронном виде “Увеличения лимита” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал (Модуль ФормирУвеличЛим).

d) Формирование документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций” для хранения следующих данных: наименование контрагента автотранспортных автоуслуг (ЗАО АТП “Кузбассэнерго”), дата счет-фактуры, количество часов, сумма и дата автоуслуги, фамилии и кода заказчика менеджера (Модуль ФормирДокум).

e) Формирование отчета “Использование автотранспорта” для ввода следующих данных: периода формирования отчета, фамилии начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера; подсчета количества часов, сумм автоуслуг и отклонения фактических часов от лимита за выбранный период; выдачи на экран и принтер подсчитанных итогов с фамилией каждого менеджера и его лимита, фамилией исполнителя из списка пользователей данной системы 1С: Предприятие и телефона отдела исполнителя, фамилией отдела хозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера (Модуль ФормирОтчет).

Схема взаимосвязи модулей программы показана в приложении Г.

1.3.4 Используемые технические средства. Технические средства, используемые для работы программы по формированию, отчета соответствуют техническим средствам, описанным в пункте 1.1.2 технического задания.

1.3.5 Вызов и загрузка. Загрузка программы по формированию отчета происходит по сети объединением рабочей конфигурации 1С: Предприятие, на которой работает бухгалтер сектора по расчетам с дебиторами и кредиторами, и конфигурации с программой по формированию отчета с компьютера, на котором работает инженер сектора внедрения и эксплуатации программного обеспечения. Объединение конфигураций описано в рабочей документации на 1С: Предприятие “Конфигурирование и администрирование” часть I глава 4 “Работа с конфигурацией”. Программа по формированию отчета вызывается из главного меню системы 1С: Предприятие.

1.3.6 “Входные данные”. Документы, с которых в ЭВМ вводятся данные, указаны в пункте 1.2.1 пояснительной записки.

Общие сведения о приказе № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания вводятся в файл “Справочник “Приказы использования автотранспорта””. Структура этого файла показана в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Структура справочника в электронном виде “Приказы использования авторанспорта”

Наименование реквизита	Условное обозначение реквизита	Длина
		Целая часть	Дробная часть
Номер приказа	Код	8	-
Пункт приказа, в котором содержится установленный лимит	Наименование	3	-
Дата приказа	ДатаПриказа	-	-
Дата установления лимита	ДатаЛимита	-

Пример видеокадра справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта” показан на рисунке 1.1

Рисунок 1.1 – Видеокадр справочника “Приказы использования автотранспорта”

Фамилия менеджера, необходимая для формирования отчета, содержится в справочнике в электронном виде “Сотрудники”. Этот справочник используется для выбора фамилии менеджера при заполнении справочников в электронном виде “Лимит использования автотранспорта”, “Увеличения лимита” и документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций”, которые необходимы для формирования отчета. Структура справочника “Сотрудники” описана в таблице 1.2.

Рисунок 1.2 – Видеокадр справочника “Сотрудники” в электронном виде

Таблица 1.2 – Структура справочника в электронном виде “Сотрудники”

Наименование реквизита	Условное обозначение реквизита	Длина
		Целая часть	Дробная часть
Фамилия, имя, отчество менеджера	ФИО	50	-
Табельный номер менеджера	ТабНомер	10	-
Должность менеджера	Должность	70	-

Видеокадр справочника “Сотрудники” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.2.

В справочнике электронного вида “Сотрудники” находятся и другие реквизиты, которые в данной программе по формированию отчета не используются.

Сведения о лимите каждого менеджера вводятся с приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания в справочник электронного вида “Лимит использования автотранспорта”, который соответствует определенному приказу справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”. Структура справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” показана в таблице 1.3.

Таблица 1.3 – Структура справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта”

Наименование реквизита	Условное обозначение реквизита	Длина		Диапазон возможных значений
		Целая часть	Дробная часть
Фамилия, имя, отчество менеджера	ФИО	50	-	Справочник “Сотрудники”
Табельный номер менеджера	ТабНомер	10	-	Справочник“Сотрудники”
Код заказчика автотранспортного предприятия	КодАТП	6	-
Должность менеджера	Должность	70	-	Справочник “Сотрудники”
Лимит менеджера	Лимит	12	2	-

Видеокадр справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” выглядит в соответствии с рисунком 1.3.

Рисунок 1.3 – Видеокадр справочника “Лимит использования автотранспорта” в электронном виде

Сведения об изменении лимита вводятся в справочник электронного документа “Увеличения лимита”. Структура справочника в электронном виде “Увеличения лимита” показана в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - Структура справочника в электронном виде “Увеличения лимита”