Головною метою функціонування бухгалтерської інформаційної системи на підприємстві є забезпечення керівництва підприємства фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Деякі підприємства також використовують не фінансову інформацію. В цьому випадку на підприємстві _ створюється економічна інформаційна система, яка складається із взаємопов'язаних підсистем, які забезпечують управлінський апарат необхідною інформацією. При цьому бухгалтерська підсистема є найважливішою, так як виконує провідну роль в управлінні потоком інформації про стан об'єкта управління, напрямку його надходження в усі підрозділи підприємства, а також зацікавленим особам поза ним.
Бухгалтерські інформаційні системи представляють бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності підприємства. На сучасному етапі в умовах переходу на міжнародні стандарти ведення бухгалтерського обліку змінилась орієнтація бухгалтерської інформації. Якщо зовсім недавно її основним користувачем були органи державного управління, то зараз бухгалтерська інформація є основою для прийняття управлінських рішень як всередині підприємства, так і зовнішніми щодо нього користувачами облікової інформації. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій управління виробництвом і комерційної діяльності підприємства, як планування, контроль і аналіз.
Автоматизація обліку та аудиту вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, але й розносить їх суми по облікових регістрах. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який стосується декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальнику платіжним дорученням одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об'єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.
Реальний масштаб часу введення, бухгалтерських операцій за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. При зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всім користувачам, які працюють в цій мережі. Тому при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.
Стандартні підходи до обробки даних (єдина ідеологія побудови системи, стандартні елементи організації робочих місць тощо) дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Завдяки цьому скорочується кількість часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації, призначеної для ефективного управління підприємством.
Спеціалізовані бухгалтерські програми дозволяють:
1) складати оборотну відомість і баланс в будь-який момент часу при будь-якій кількості введених господарських операцій. Це надає можливість в процесі обліку складати кілька проміжних оборотних відомостей для визначення собівартості продукції з врахуванням незавершеного виробництва, обороту по реалізації, прибутку, окремих податків тощо;
2) в будь-який момент часу коригувати введені операції:
- змінювати суму, дату, зміст і коментарі;
- доповнювати журнал операцій новими операціями в будь-якому місці і порядку;
- цілком та безслідно знищувати будь-які операції;
3) будувати різноманітні звіти на підставі журналу операцій. Головним призначенням бухгалтерської програми є полегшення рутинної роботи бухгалтера зі складання різних відомостей, журналів та звітів. За умови правильного рознесення сум первинних документів по синтетичних рахунках, точного зазначення аналітичних об'єктів зведені дані розраховуються комп'ютером автоматично. До того ж, вкрай низькою є ймовірність припущення арифметичних помилок, а також помилок, пов'язаних з неправильним перенесенням тієї чи іншої цифри.
В умовах комп'ютеризації обліку є можливість відображати багатоваріантні оцінки, орієнтуватися в різних властивостях об'єкта, якщо їх слід брати до уваги.
При застосуванні ряду комп'ютерних програм можна використовувати декілька видів оцінок, будь-які види цін і способи оцінок, тобто відображати активи підприємства з погляду різних користувачів, для різних ситуацій: ліквідації, продажу, подальшого використання, конфіскації тощо. При застосуванні комп'ютерних програм можна уникнути труднощів при відображенні розрахунків підприємства в звітності, слід лише правильно визначити облікову політику.
Технологія обробки вхідної інформації. Бухгалтерський облік ґрунтується на первинній інформації, яке і є вхідною при організації обліку на комп'ютерних носіях. Законодавством передбачено, що власник підприємства несе відповідальність за організацію обліку на підприємстві таким чином, щоб всі господарські операції, які відбуваються в межах комерційної, фінансово-господарської діяльності підприємства, були вчасно задокументовані.
Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для їх відображення в бухгалтерському обліку. Вони повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення на паперових або машинних носіях. Для контролю та впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатись зведені облікові документи, в яких повинні бути зазначені всі обов'язкові реквізити.
Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках у тому звітному періоді, в якому були здійснені господарські операції.
Операції в іноземній валюті відображаються у валюті розрахунків та платежів за кожною іноземною валютою окремо.
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.
Підприємство повинно вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та щодо забезпечення їх належного зберігання протягом встановленого строку.
Первинні документи та регістри бухгалтерського обліку можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятих у межах їх повноважень. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів фінансово-господарського контролю зняти копії документів, що вилучаються. В цьому випадку на такі документи потрібноскласти реєстр у порядку, встановленому законодавством.
На підставі даних бухгалтерського обліку, підтверджених результатами проведених інвентаризацій, підприємства зобов'язані складати фінансову звітність, яку підписують керівник та бухгалтер підприємства.
Організація обліку довгострокових зобов'язань - одне з найважливіше завдання бухгалтерського обліку.
Вхідна інформація формується в таких основних документах:
- статут підприємства, установчий договір;
- заяви осіб, які мають право на страхові виплати у зв'язку зі смертю годувальника (колективна або індивідуальні), на ім'я начальника виконавчої дирекції Фонду;
- акт розслідування нещасного випадку (ф. Н-1)
- акт розслідування професійного захворювання (ф. П-4);
- копія свідоцтва про смерть постраждалого з органу реєстрації актів громадського стану;
- копія довідки про ідентифікаційний номер постраждалого у Державній податковій адміністрації;
- довідка навчального закладу про те, що члени сім'ї постраждалого віком від 18 до 23 років, який має право на відшкодування шкоди, навчається на денній формі навчання;
- довідка МСЕК про встановлення інвалідності утриманців або її нотаріально завірена копія;
- розрахунково-платіжна відомість;
- листок непрацездатності;
- розрахунки та довідки бухгалтерії.
Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню.
Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздрукований у визначеному форматі.
Комп'ютерна система обліку - це вдале поєднання професійних якостей і функцій користувача з інтелектуальними можливостями комп'ютерів, які дають можливість отримати необхідну для управління і оперативного контролю інформацію.
До завдань внутрішньогосподарського контролю належать надання інформації про господарські процеси, що відбуваюьбся; надання допомоги в прийнятті найбільш ефективних управлінських рішень; своєчасне виявлення та усунення умов і факторів, які заважають ефективній діяльності підприємства тощо.
Успішна робота системи внутрішнього контролю багато в чому залежить від кваліфікації працівників, вивчення та підготовки кадрів, системи найму, мотивації персоналу.
Головним джерелом інформації при контролі і аналізі є бухгалтерський облік. Проведений аналіз показує, що відрахування на соціальні заходи займають у 2009 році займають 5,82 % всіх операційних витрат, що на 127, 97 % більше ніж у 2008 році.