Реализация кадровой политики предприятия с помощью программы "1С: Зарплата и Управление Персоналом" (стр. 3 из 4)

2.4 Регламентированный кадровый учет

Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия, что имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.

Прикладное решение обеспечивает хранение следующей информации:

- личные данные о работниках как о физических лицах;

- подразделения и должности работника;

- служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.

Рис. 11. Управление данными работника

Для работы с данными, которые имеют отношение к определенному физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации – "Управление данными работника" (Рис.11).

По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты:

- списки работников,

- коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,

- движение кадров,

- статистика кадров,

- отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

Рис. 12. Статистика кадров организации

Аналитические отчеты по работникам предоставляют возможность сформировать списки работников, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Выводимые в отчет данные выбираются из широкого списка показателей, что дает возможность всесторонне анализировать кадровый состав предприятия и, следовательно, принимать более обоснованные управленческие решения (Рис. 12).

Пользователь может самостоятельно задавать параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически – созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены в информационной базе для повторного использования.

На основании кадровых сведений информационной базы может быть сформирован специализированный отчет – штатное расписание. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3.

Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице (Рис. 13).

Аналитический отчет по штатному расписанию организаций отображает данные в одном из двух вариантов: в виде списка штатных единиц или в виде штатной расстановки.

Отчеты по штатному расписанию предоставляют возможность группировать информацию в следующих разрезах:

- организации,

- подразделения и должности организаций,

- виды тарифных ставок,

- графики работы,

- валюты тарифных ставок.

Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия или в несколько подразделений одной организации. Но повторный ввод одних и тех же сведений о физическом лице при этом не потребуется.

Рис. 13. Штатное расписание

В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. Аналитическая отчетность предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям.

Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.

Воинский учет в конфигурации организован в соответствии с действующими нормативными документами.

В конфигурацию включены следующие отчеты, которые представляются организациями либо по запросам военкоматов, либо на регулярной основе:

- Данные для постановки на учет в военкомате;

- Численность граждан запаса (формы №6 и 11/МУ);

- Список граждан, подлежащих постановке на воинский учет;

- Список принятых и уволенных военнообязанных;

- Список юношей 15–16 лет;

- Список для первоначальной постановки юношей на воинский учет;

- Список принятых и уволенных призывников.

2.5 Планирование потребностей в персонале

Рис. 14. Кадровое планирование

Для планирования потребностей предприятия в персонале удобно использовать специальный инструмент. Данный инструмент позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки (Рис. 14).

С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями – менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия.

Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций – юридических лиц; можно заполнить по текущему состоянию кадров.

Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работ (Рис. 15).

Рис. 15. Эффективность кадровой работы

2.6 Обеспечение бизнеса кадрами

Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации (Рис. 16).

Рис. 16. Операции по подбору и оценке кандидатов

С помощью прикладного решения выполняются следующие функции:

- хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;

- хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;

- планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

С помощью специального инструмента можно осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу (Рис. 17).

Рис. 17. Набор персонала

Инструмент предназначен для работы с заявками кандидатов, которые можно регистрировать в системе, как на основе данных внешних источников, так и из пришедших по электронной почте писем. Кроме того, инструмент позволяет:

- планировать собеседования с кандидатами на работу;

- вести переписку по электронной почте;

- вести поиск кандидатов на замещение конкретных вакансий.

В прикладном решении реализованы специальные механизмы автоматизации процессов анкетирования и опросов.

В информационной базе можно создавать и хранить типовые наборы вопросов, используемых при анкетировании/опросах работников или кандидатов на работу (Рис. 18).

Механизмы обеспечивают:

- формирование анкет или опросов;

- включать в анкету вопросы, предполагающие самые разные способы ответа:

- выбор одного из предложенных вариантов,

- выбор нескольких вариантов из предложенных,

- произвольные число, дата, телефонный номер, текст,

- ссылка на данные информационной базы и т. д.;

- рассылку анкет/опросов по электронной почте;

- загрузку и анализ полученных данных, сверку с данными информационной базы.

Рис. 18. Типовая анкета

Указанные механизмы дают возможность организовать сбор анкетных данных при подборе персонала, осуществлять опросы, исследовать удовлетворенность работников.

Эффективность работы по обеспечению бизнеса кадрами также подлежит оценке руководителем предприятия. Затраты на привлечение персонала можно проанализировать с помощью соответствующего отчета (Рис. 19).

Рис. 19. Эффективность затрат на источники

2.7 Управление компетенциями, аттестациями и обучением

Для оценки персонала все чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для всего предприятия. Такие критерии обычно называют компетенциями (Рис. 20).

Рис. 20. Компетенции

Прикладное решение позволяет:

- моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций;

- создавать список должностных компетенций;

- проводить аттестацию работников по компетенциям.

С целью проверки компетенции работников и рационального распределения кадров на предприятии могут периодически проводиться специальные мероприятия – аттестации (Рис. 21).

Рис. 21. Аттестация

В едином интерфейсе реализована возможность проводить следующие работы:

- контролировать оценки работников;

- назначать аттестации;

- контролировать проведение аттестаций;

- анализировать оценки компетенций.

Обучение работников – это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. Конфигурация помогает организовать работу по обучению персонала, разделяя ее на следующие элементы:

- выявление потребностей в обучении;