Способы фиксирования документа:
1. изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта
2. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени
3. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию
4. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
5. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом
6. иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии
7. фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи
8. текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
9. письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
10. рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки
11. машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами
12. документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной
13. видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки
14. беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений
15. черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
16. автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ
17. документ личного происхождения: Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
18. официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
19. служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
20. юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
21. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
22. подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа
23. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
24. копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
26. дублетный документ: Один из экземпляров копии документа.
Функции документов (это его общественная роль, социальное назначение, цели, задачи):
1. Информационная функция – документ являются носителем и источником информации.
2. Правовая функция – она есть у тех документов, которые служат юридической основой производственной и управленческой деятельности. Они подтверждают факты, удостоверяют сведения показатели.
3. Управленческая функция – она есть у тех документов, которые позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать процессы, происходящие в производственных и непроизводственных сферах.
4. Коммуникативная функция – она есть у тех документов, которые помогают обеспечивать обмен информацией между различными объектами.
5. Учетная функция – в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет сведения анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности происходящих событий.
6. Социальная функция – документы, которые отражают социально-экономическую, политическую, общественную сферы жизни стран и народов.
7. Культурная функция – есть у тех документов, которые являются памятниками культуры своей эпохи, показывают специфику, обычай и т.д.
8. Историческая функция – есть у тех документов, которые являются источниками знаний, о событиях и деятельности различных эпох.
В ходе развития общества установилась неразрывная связь между понятиями «документ» и «юридическая сила документа».
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:
Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.
Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
✓ регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);
✓ распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);
✓ накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
✓ передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Вопрос № 5
Определить функции следующих документов:
– купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.;
– рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г.;
– декрет СНК "О правилах подписания денежных бумаг, документов, ордеров, отношений, справок и т. п." от 12 декабря 1921 г.; постановление ВЦИК и СНК РСФСР "О порядке пользования печатями с государственным гербом РСФСР" от 15 декабря 1936 г.;
– постановления ЦК КПСС и Совета министерств СССР "О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления" от 13 октября 1969 г.;
– Указ Президента РФ "О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ" от 27 декабря 1993 г.;
– Указ Президента РФ "О структуре федеральных органов исполнительной власти" от 11 января 1994 г.;
– Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г.
Функции следующих документов:
o купчая кабала Никиты Козлова на холопа Ивана Павлова 23 мая 1494 г.- историческая функция.
o рапорт генерал-прокурора Сената И.Ю. Трубецкого императрице Елизавете Петровне о приезде в Петербург из Ярославля театральной труппы ф.г. Волкова 3 февраля 1752 г. – культурная функция.