В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости — форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.
Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.
В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке — подпись лица, затем — инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание — «по поручению».[2]
Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу.
Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение — сс (от саrboncopy— копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. (см Приложение №1)
Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.
Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.
Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.
Основными частями международного делового письма являются:
Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица
Ссылки и дата
Внутренний адрес
Приветствие
Основная часть письма
Заключительные фразы
Подпись
Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...).
Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:
День, месяц, год - британский стандарт;
Месяц, день, год - американский стандарт;
Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)
Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.
Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.
Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.[3]
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:
Вниманию конкретного лица;
Краткое содержание письма;
Приложение и копии;
Постскриптум;
Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
2006-06-01
Страница 2
Или:
ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01
Конверт
На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.
Формы пунктуации
Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.
В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.
При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.
Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.
В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.
В переписке с иностранными адресатами (представителями официальных инстанций, фирмами и гражданами формы написания и оформления служебных и личных писем имеют неодинаковый характер.
Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленной формы, в отдельных случаях могут оформляться на стандартных листах бумаги. Печатаются через 1,5 интервала шрифтом Times New Roman Cyr N 12.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется.
Оформление писем осуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе бумаги, печатаются название города и дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.