Формы первичной документации для учёта основных средств утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту основных средств».
Поступающие основные средства принимает комиссия, назначенная руководителем организации. Для оформления приёмки комиссия составляет в одном экземпляре на каждый объект в отдельности:
- акт о приёмке-передаче объекта основных средств (кроме зданий,
сооружений) – форма № ОС-1;
- акт о приёмке-передаче здания (сооружения) – форма № ОС-1а;
- акт о приёмке (поступлении) оборудования – форма № ОС-14 – составляется при поступлении на склад оборудования, предназначенного к установке.
Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.
После оформления акт приёмки-передачи основных средств передают в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и др.).
Приёмку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приёмки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств.
Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств.
Операции по ликвидации всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание объекта основных средств, а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств. [5, 198с.]
1.3 Ремонт основных средств
Так как основные средства служат длительное время, для нормального их функционирования производится ремонт.
Расходы на все виды ремонта основных производственных фондов включаются в состав затрат на производство и реализацию продукции. При этом согласно главе 25 Налогового кодекса расходы на ремонт рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчётном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат.
Когда ремонт осуществляется хозяйственным способом, то фактические затраты на эти цели могут бать учтены на калькуляционном счёте 23 «Вспомогательные производства», откуда списываются в зависимости от назначения затрат; затраты по незаконченному ремонту остаются в составе незавершённого производства.
Для финансирования крупных плановых ремонтов возможно создание резерва на ремонт для более равномерного включения затрат на него в издержки производства. Этот резерв образуется за счёт относимых ежемесячно в течение некоторого времени на счёт затрат отчислений, утверждаемых предприятием, что учитывается по кредиту счёта 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонденции со счетами издержек производства. При проведении фактических затрат при этом счёт 96 дебетуется на соответствующие суммы.
Кроме того, возможно непредвиденные расходы на ремонты относить к будущим расходам, учитывая их по дебету счёта 97 «Расходы будущих периодов», и ежемесячно по составленной смете списывать на затраты производства и обращения.
Способ проведения ремонта основных средств должен быть отражён в учётной политике предприятия.
Учёт ремонта основных средств оформляется следующими записями.
Выполнение ремонта подрядным способом без образования резерва отражается проводкой:
Дт 44 «Расходы на продажу» - стоимость работ
Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям» - НДС по работам
Кт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».
Расходы по ремонту основных средств, выполненных хозяйственным способом, отражаются на счетах по учёту заработной платы, материалов и т.д.:
Дт 44 «Расходы на продажу»
Кт 10 «Материалы», 69 «Расчёты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и т.д.
Когда согласно учётной политике образуется резерв, это отражается каждый месяц записью:
Дт 44 «Расходы на продажу»
Кт 96 «Резервы предстоящих расходов».
Отнесение произведённых затрат по ремонту основных средств за счёт начисленного резерва фиксирует проводка:
Дт 96 «Резервы предстоящих расходов»
Кт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.[4, 129с.]
1.4 Инвентаризация и переоценка основных средств
Инвентаризация основных средств – это проверка фактического наличия, технического состояния, использования по местам хранения и эксплуатации основных средств организации и их соответствия учётным данным.
Инвентаризация производится перед составлением годового баланса;
при проведении дооценки; смене материально ответственного лица, руководителя, главного бухгалтера; реорганизации, ликвидации предприятия; установлении факта недостач, хищений; проведении документальных проверок (ревизии, аудита и прочее); необходимости установить ущерб от стихийных бедствий, аварий и т.д.
Инвентаризация основных средств проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем организации. До начала инвентаризации проверяются наличие и состояние инвентарных карточек, технических паспортов и других документов, производится сверка регистров аналитического и синтетического учёта. Выявленные при этом отклонения уточняются и исправляются.
У материально ответственного лица берется расписка в том, что все закрепленные за ним ценности и все не сданные в бухгалтерию первичные документы предъявлены комиссии и других ценностей и документов у него нет.
Затем комиссия проверяется фактическое наличие объектов по местам их эксплуатации и инвентаризации и делает записи в инвентаризационную опись с указанием полного наименования и инвентарного номера каждого основного средства.
Не учтённые ранее объекты, а также те объекты, по которым отсутствуют данные об их основных технических показателях, записывают в опись с полной технической характеристикой. По непригодным к эксплуатации и восстановлению основным средствам составляется отдельная опись.
В конце инвентарной описи содержится типографическим способом нанесённый текст расписки, которая берётся у материально ответственного лица в том, что все представленные основные средства комиссией проверены и внесены в опись правильно, претензий к комиссии нет, а все ценности, указанные в описи, взяты им на ответственное хранение.
Инвентарную опись подписывают все члены комиссии и сдают её в бухгалтерию, где после правильности оформления, подсчета итогов в сличительной ведомости сопоставляют фактические и учетные данные по наличию основных средств и определяют результат инвентаризации: излишек и недостача.
По каждому факту отклонения с материально ответственного лица берется объяснительная записка.
Согласно действующему законодательству, выявленные при инвентаризации излишки основных средств приходуются, недостача или порча взыскивается с виновных, а при отсутствии таковых относится на финансовый результат.
В связи с наличием инфляционных процессов имущество организации, в т.ч. и основные средства, периодически может дооцениваться.
Для переоценки используют либо индексный метод, либо метод прямой оценки. При применении индексного метода стоимость основного средства до переоценки умножается на соответствующий индекс и получается новая, восстановительная стоимость основного средства. Аналогично поступают с суммой ранее начисленной амортизации. При применении метода прямой оценки стоимость основного средства до переоценки увеличивают до рыночной, сложившейся на дату переоценки по данному основному средству. Сумму амортизации увеличивают в той же пропорции.
Уценка основных средств отражается в бухгалтерском учёте в сумме, не превышающей сумму дооценки. [6, 249с.]
1.5 Учёт выбытия основных средств
Организация списывает с бухгалтерского учёта объекты основных средств при их выбытии по различным причинам:
1) продажа;
2) безвозмездная передача, дарение;
3) передача по договору мены;
4) списание с баланса в случае морального и физического износа;
5) ликвидация в результате аварий, стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций;
6) передача объектов в счёт вклада в уставный капитал других организаций;
7) передача дочернему обществу от головной организации;
8) недостача и порча;
9) частичная ликвидация при выполнении работ по реконструкции.
Для обобщения информации о выбытии основных средств и определения финансового результата от данных операций используется счёт 91 «Прочие доходы и расходы».
Счёт 91 активно-пасивный, сальдо не имеет, в балансе не отражается и в конце месяца закрывается, операционно-результативный.
Как предусмотрено п. 29 ПБУ 6/01, выбытие объектов основных средств происходит в случаях продажи, безвозмездной передачи, списания по причине морального и физического износа, ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, а также в случае передачи в виде вклада в уставный капитал других организаций.
В большинстве случаев выбытие основных средств по Плану счетов 2000 г. отражается такими бухгалтерскими записями:
Дт 91 Кт 01 – отражена сумма остаточной стоимости;
Дт 02 Кт 01 – отражена сумма амортизации списываемых основных средств;
Дт 91 Кт 69, 70, 76 и др. – отражена сумма затрат на разборку, демонтаж основных средств;
Дт 10 Кт 91 – оприходованы материальные ценности от ликвидации основных средств;
Дт 62 Кт 91 – получена выручка от продажи основных средств, если данные операции не являются основным видом деятельности;
Дт 91 Кт 68 – начислен НДС по проданным основным средствам;