¾ счета-фактуры;
¾ накладные;
¾ бланки строгой отчетности;
¾ акты выполненных работ, оказанных услуг.
При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.
Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.
Таким образом, для правильного отражения операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов либо оплату работ (услуг) сторонних организаций, бухгалтеру необходимо наличие:
¾ документов, подтверждающих приобретение ценностей, работ (услуг) с указанием их стоимости;
¾ документов, подтверждающих факты потребления предприятием вышеперечисленных услуг (акт выполненных работ) или поступления ценностей на склад (приходная складская накладная);
¾ документов, подтверждающих оплату этих расходов.
1.2 Командировки по территории Российской Федерации
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).
Только штатные работники, находящиеся в подчинении у руководителя, могут быть отправлены им в служебную командировку.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением работников некоторых специальностей - ст. 259, 268 ТК РФ), женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, и работников, имеющих детей-инвалидов, или осуществляющих уход за больными по медицинскому заключению, направить в командировку можно только с их письменного согласия. Сказанное относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Кроме письменного согласия работников этой категории на приказе о командировке, необходимо также получить их подпись дополнительно под текстом о том, что такой работник знал о своем праве отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).
Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным.
В тех случаях, когда в связи с производственной необходимостью командируются граждане, работающие по договорам подряда, поручения, комиссии и т.д., действия которых регулируются нормами гражданского, а не трудового законодательства (см. гл. 39 ГК РФ), порядок компенсации дополнительных расходов, понесенных подрядчиком в связи с перемещением и выполнением работ в другой местности, должен быть оговорен дополнительно, так как такая поездка не будет считаться командировкой.
Эти дополнительные расходы могут быть оплачены подрядчику на основе подтверждающих документов или изначально учтены при определении цены договора. Размеры таких компенсаций не зависят от минимального уровня возмещения расходов, гарантированных работникам при направлении в служебные командировки. При этом выплачиваемые гражданину средства в счет понесенных расходов включаются в облагаемый налогом доход работника.
Кроме того, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг в соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ, являются объектом обложения ЕСН.
Определение понятия "вознаграждения по договору гражданско-правового характера" НК РФ не содержит. Поэтому в соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в ГК РФ. Статья 709 ГК РФ определяет, что вознаграждение не включает компенсацию издержек подрядчика, предусмотренных договором. Поэтому объектом обложения ЕСН будет являться только сумма вознаграждения. При наличии документов, подтверждающих фактически произведенные затраты по договору, суммы их возмещения, ЕСН облагаться не должны.
Согласно общим правилам, установленным Трудовым кодексом РФ, порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
При этом с 1 января 2005 г. из ст. 168 ТК РФ исключено положение о том, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Следовательно, действующее трудовое законодательство не ограничивает возможности работодателя устанавливать собственные размеры (как выше, так и ниже норм, определенных Правительством РФ) возмещения работнику расходов, связанных со служебными командировками. Однако следует помнить, что при установлении организацией собственных норм командировочных расходов в целях налогообложения прибыли таковые расходы нормируются постановлением Правительства РФ N 93 (редакцией постановления Правительства от 13 мая 2005 г. N 299 установлены нормы расходов организаций на выплату суточных, которые начинают применяться в целях налогообложения прибыли с 1 января 2006 г.); во всех остальных случаях могут использоваться размеры выплаты суточных, установленные приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н на основании постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".
Командировка работника за границу обязательно оформляется приказом руководителя с указанием места командирования, цели и предполагаемой ее продолжительности. Формы приказа и служебного задания при оформлении работника в заграничную командировку совпадают с применяемыми для поездок в пределах Российской Федерации и оформляются согласно утвержденному Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Командировочное удостоверение при загранкомандировках (страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства) не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.
Предельная длительность загранкомандировок не установлена, но при этом командировка, продолжающаяся свыше 60 дней, считается долгосрочной и оплачивается (начиная с 61-го дня) в размерах, предусмотренных для оплаты работников загранучреждений (представительств) (п. 5 постановления Совета Министров - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. N 1261). Срок краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути.
Командированному за рубеж работнику, кроме предусмотренных для командировок на территории РФ компенсаций расходов по проезду (в том числе по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, из аэропорта, с пристани в пункт назначения), по найму жилого помещения и суточных, - также возмещаются следующие фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:
- сборы за услуги аэропортов,
- комиссионные сборы,
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- на провоз багажа,
- оплате услуг связи,
- получению и регистрации служебного заграничного паспорта,
- получению виз,
- расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Следует обратить внимание, что действующие в настоящий момент правила бухгалтерского и налогового учета предполагают возможность отражения тех или иных сумм в регистрах учета только на основании первичных учетных документов, что может быть подтверждено документально извещением об уплате государственной пошлины, кассовыми ордерами или чеками, квитанциями, выдаваемые при расчетах за получение визы, и т.п.
Таким образом, для того, чтобы возмещаемые работнику суммы (кроме суточных в пределах норм) были включены в состав затрат и не попали в налогооблагаемый доход подотчетного лица, командированный обязательно должен иметь документальное подтверждение всех фактически произведенных затрат.
При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, рассчитанный исходя из реальных потребностей в стране пребывания (суточных, оплаты жилья, возможных непредвиденных расходов и др.). Для выдачи аванса с текущего валютного счета предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный чек (платежный документ в валюте).
С 18 июня 2004 г., даты вступления в силу Федерального закона от 10 декабря 2006 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" это Положение, регулирующее порядок документооборота между клиентом и банком по расходам валюты на загранкомандировки, было отменено. Общий порядок снятия денег с валютных счетов в уполномоченных банках и приобретения иностранной валюты в настоящее время определен Законом о валютном регулировании.