При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.
Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).
Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.
В апреле 2006 года работник ООО "Прометей" А.Н. Скипин был направлен в служебную командировку (Приложение 2).
Скипин выезжает в служебную командировку на поезде (приложение 3).
Вокзал находится в 30 минутах езды от города. Поезд отправляется 07 ноября 2006 года в 00.40.
В билете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до отправки поезда. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23.30.
Иванов вернулся из командировки 16 ноября 2006 года в 15.00.
Первым днем командировки будет считаться 07 ноября, а последним – 16 ноября 2006 года.
Бухгалтер "Прометей" должен выплатить суточные за 10 дней.
Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах России.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам, установленным для России.
В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую командируется работник.
При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.
Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая сторона, то суточные не выплачиваются.
Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.
Расходование авансовых сумм подотчетными лицами подтверждает Авансовый отчет с приложением документов, удостоверяющих произведенные расходы, который представляется в бухгалтерию учреждения в сроки, установленные приказом руководителя (Приложение 6).
Проверенный бухгалтерией предприятия авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расход денежных средств и позволяющие оприходовать приобретенные подотчетным лицом товары. Оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Расходование авансовых сумм подотчетными лицами подтверждает Авансовый отчет с приложением документов, удостоверяющих произведенные расходы, который представляется в бухгалтерию учреждения в сроки, установленные приказом руководителя
Фирма ООО «Прометей» выдало денег Беззубенкову В.В. на покупку материалов (Приложение 5).
Бухгалтер сделает следующие записи:
Таблица 2.2.
| Дата совершения операции | Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Остаток за предыдущий аванс | 1 114,73 | |||
| 19.01.07 | Выданы средства в подотчет | 71.1 | 50 | 50 000,00 |
| 23.01.07 | Подотчетное лицо предоставило в бухгалтерию авансовый отчет | 10 | 71 | 30 239,00 |
| 23.01.07 | Неизрасходованный остаток подотчетной суммы сдан в кассу | 50 | 71.1 | 20 873,73 |
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.
В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:
- работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;
- утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации. Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п.3 ст.217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы. Кроме того, возникают обязательства по уплате единого социального налога на основании п.3 ст.236 главы 24 НК РФ.
Глава 3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.
У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.
Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".
Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".
Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.
Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.
Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.
Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).
Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.
Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.
Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.
Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.