В частности, в орган статистики для ликвидации кодов, ранее присвоенных ликвидированному предприятию, следует сдать ранее полученные информационные письма и выписку из государственного реестра о ликвидации предприятия.
Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом сдаются в архив по месту расположения предприятия с получением соответствующей справки о сдаче документов («Положение об архивном фонде Российской Федерации», утвержденном Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 ( в ред. от 01.12.1998); «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000). Срок хранения документации, относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. в архивах составляет 75 лет, что дает право заинтересованным лицам обращаться за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа. Кроме того, в архив сдаются документы, касающиеся уставной деятельности предприятия (приказы, протоколы собрания учредителей и т.д.). Свидетельства о ликвидации организации должны храниться в архивах постоянно.
Документы, не подлежащие сдаче в архив, уничтожаются с составлением соответствующего акта. Печати, фирменные бланки, штампы ликвидированного предприятия также уничтожаются с составлением акта или протокола, а документация, отражающая деятельность ликвидационной комиссии (ликвидатора) в процессе ликвидации, представляется в орган, осуществлявший государственную регистрацию и учредителям (участникам) ликвидированного предприятия.
Статьей 13.20. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года 195-ФЗ установлена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Эти нарушения влекут предупреждение или наложение административного штрафа:
на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда ;
на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда .