- условия хранения дел в структурных подразделениях МДОУ №19;
- порядок учета дел;
- порядок выдачи дел во временное пользование;
- порядок изъятия документов из дела;
- подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.
Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.
Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечисляется комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
- экспертизу ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
- для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ №19 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ №19;
- определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;
- при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
- отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ №19.
- оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;
- полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В шестом подразделе Инструкции по делопроизводству «Подготовка и передача документов в архив» было отмечено, все имеющиеся документы в делах оформляются и передаются в архив делопроизводителем. Поскольку за ним же закреплено и ведение архива организации, то передача дел на хранение в архив осуществляется без описи дел.
В седьмом подразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностях сотрудников при работе с документами и называется «Работа исполнителей с документами».
Шестой раздел называется «Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов», состоит из одного подраздела, в котором указывается организация работы по изготовлению и учету бланков документов учреждения.
Таким образом, содержание разработанной инструкции по делопроизводству в МДОУ №19 соответствует действующим нормативным документам и современным методическим рекомендациям.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достоверность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого общества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика постоянно возрастает. Информация — важнейший товар. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения, организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного хранения муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка детского сада №19 г. Россошь позволил нам определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.
Организация делопроизводства в МДОУ №19 характеризуется: отсутствием службы документационного обеспечения; незначительным объемом документооборота; слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документационного обеспечения управления в МДОУ №19.
Важнейшим направлением совершенствования делопроизводства является разработка инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МДОУ №19, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью МДОУ.
На наш взгляд в решении задач необходим глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном учреждении, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №19 - Центра развития ребенка г. Россоши Россошанского района Воронежской области важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
делопроизводство дошкольный учреждение должностная инструкция
I. Источники
Неопубликованные источники
1. Устав Муниципального дошкольного образовательного учреждения Центра развития ребенка – детского сада №19 (утв. учредителем 12.08.2005). – г. Россошь, 2005. – 22 с.
Опубликованные источники
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2011. – 544 с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.trkodeks.ru.
3. Федеральный закон от 10 июля 1992 № 3266-1 «Об образовании» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html.
4. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html.
5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html.
6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html.
7. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html.
8. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm.
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://base.garant.ru/188429/.