Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации; порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Но такие схемы в рассматриваемом примере отсутствуют из-за небольшой численности самой организации.
Маршрут движения входящего документа
| Секретарь (регистрация входящего документа) |
| Начальник службы ( его резолюция) |
| Секретарь (направление документа на исполнение согласно резолюции, отметка о постановке документа на контроль) |
| Секретарь (после исполнения и снятия документа с контроля секретарь подшивает документ в папку "Входящие документы") |
Маршрут внутреннего документа
| Начальник |
| Секретарь (регистрация документа, постановка на контроль по необходимости, передача исполнителю, подшив документа в папку "Внутренние документы") |
Маршрут исходящего документа
| Начальник |
| Секретарь (регистрация, подшив копии документа в папку "Исходящие документы", отсылка оригинала документа почтой, через курьера) |
Основной процент корреспонденции приходит в организации через факсимильную связь, на втором месте находится электронная почта.
Порядок первичной обработки поступающих документов централизованный, осуществляется секретарем. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки: ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату; полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа. Объем документов, который проходит через организацию за месяц достаточно большой. Это и приказы, служебные записки вышестоящего руководства, а также входящие письма других организаций. Исходящая документация в виде отчетов по проделанной работе, письма, служебные записки
3.2 Построение информационно-поисковой системы
Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию обо всех документах, которыми располагает организация.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в регистрационной форме. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.
Регистрация преследует три цели:
1) учет документов;
2) контроль за их исполнением;
3) справочная работа по документам.
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, специального учета и использования в справочных целях. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.
Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация – в бухгалтерии и т.д.
При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение – индекс или номер.
В данной организации существует централизованная система работы с документами. Здесь существует деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые, причем это деление не закреплено какой-либо инструкцией. Например, не регистрируются различные акты обследования, т.к. в данной организации их регистрация считается не обязательной. При регистрации секретарем ставится в правом нижнем углу штамп входящего, исходящего документа, проставляется дата, присваивается номер документа. Номер документа, его дата и краткое содержание записывается в специальный журнал входящих, исходящих документов. Сами журналы находятся на "общем доступе" на условии "только для чтения", в то время как секретарь (или иное лицо, ответственное за ведение того или иного раздела электронного массива информации) имеет права на редактирование и/или удаление. Внутренние документы не регистрируются. Регистрационно-контрольные карточки отсутствуют. Все документы, поступающие в течение года, подшиваются в папки и хранятся у секретаря в течение года. В дальнейшем эти папки (дела) с документами передаются на хранение в архив организации.
Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения), документы коллегиальных органов (протоколы), информационно-справочные (акты), бухгалтерские документы получают в качестве индекса порядковый номер с начала года в пределах регистрируемого массива. Номера на эти документы ставят в момент их регистрации, после подписания документа. Другие наиболее важные внутренние документы регистрируются на общих основаниях.
3.3 Классификация и систематизация документов, формирование дел
Номенклатура дел в организации представляет собой следующую форму:
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Примечания |
| 01-01 | Внутренние документы. Филиал №4 ОАО "Нижегородоблгаз" | ||
| 01-02 | Входящие документы филиал №4 ОАО "Нижегородоблгаз" | ||
| 01-03 | Исходящие документы №4 ОАО "Нижегородоблгаз" |
В данной номенклатуре не указано структурное подразделение, название организации, сроки хранения и номера статей по перечню. Данная номенклатура представляет собой как бы выписку из оригинала номенклатуры, находящейся в главной канцелярии ОАО "Нижегородболгаза".
Основные требования к формированию дел
1.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации. В конкретном случае секретарем данной организации.
1.1.2. Секретарь придерживается следующего порядка формирования дел :
- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы;
- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;
- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см. Иногда в дело секретарь подшивает и до 300 страниц документов, но не более.
- запрещается включать в дела черновые, рукописные,незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы,подлежащие возврату.
Документы располагаются в хронологической последовательности (входящие -по датам поступления, исходящие - по датам отправления).
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Основные требования к оформлению дел
2.1.1. Оформление дел секретарем организации, а конкретно данного структурного подразделениями ОАО "Нижегородоблгаза", в обязанности которой входит заведение и формирование дел согдасно Инструкции по документационному обеспечению управления.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения,временного хранения (свыше 10-ти лет).
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
- подшивку или переплет документов в дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление внутренней описи документов дела;
- составление листа-заверителя дела;
- внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения(до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
2.2.Подшивка (переплет) документов в деле
2.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную твердую папку с учетом возможности свободного чтениятекста всех документов, дат, резолюций и т.п. При подготовке дел к подшивке металлические булавки и скрепки из документов удаляются. В начале дела перед документами подшивается чистый лист бумаги формата А4.