Причиной принятия решения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:
1) претензии клиентов;
2) жалобы исполнителей;
3) возросшие расходы на документооборот;
4) недовольство руководства.
Оптимизация документооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяет исполнителям более эффективно выполнять работу, а организации – экономить важнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти и развиваться.
В ходе практики студент обнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.
Были выявлены следующие недостатки:
1. Неправильное применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
2. Номенклатура дел заполнена не полностью.
3. Отсутствует экспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.
В ходе практики были рассмотрены различные вопросы по методологии документационного обеспечения управления на примере конкретной организации.
Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.
Служба делопроизводства представлена в лице секретаря, которая выполняет свои обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.
Документы, поступающие в организацию, сначала попадают к секретарю, а потом уже к руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При этом контрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарь передает исполнителю, а уже сам исполнитель отчитывается о ходе выполнения поручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могут нарушаться.
Документ, после того как работы по нему выполнены, подшивается в папку. В конце года все документы оформляются в дела. В каждое дело подшивается соответствующая опись.
Специфика работы организации предполагает создание актов обследований газовых сетей, который имеет конкретную форму создания.
Чтобы оптимизировать работу данной службы необходимо создать шаблоны написания приказов, служебных записок и других документов в соответствии со стандартами и ГОСТами.
1. Опубликованные источники
А) Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст (по состоянию на 1 сентября 2010 г
Б) Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ.
2. Основная литература
А) ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М.: Госстандарт России, 2003.
Б) Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод рекомендации по внедрению ГОСТ Р6.30-2003. /Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др. ; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов.- М., 2003. - 90 с.
В) Быкова, Т.А. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций (+ CD-ROM) /Т. А. Быкова, Л. В. Санкина. – М: Издательство: Инфра-М, 2010.- 288 с.
Г) Кузнецова, Т.В. Документационное обеспечение управления: Учебник /Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова – М.: МЦФЭР, 2007. – 432 с
Д) Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие /М.Ю. Рогожин. –М.: Проспект, 2010. - 383 с.