Одной из форм контрактов, направленной на уменьшение риска в процессе выполнения проекта и повышение устойчивости финансового положения его основных участников - заказчика и подрядчика, является привлечение к участию в контракте фирмы-гаранта.
В отличие от широко распространенной в строительстве системы страхования, в соответствии с которой страховая компания берет на себя материальную ответственность за возможные нарушения контракта относительно стоимости, сроков и качества строительства, этот тип контракта гарантирует заказчику выполнение проекта в полном соответствии с условиями контракта. В случае, если подрядчик по тем или иным причинам не выполнил контрактные обязательства, фирма-гарант выполняет их или привлекает для этого другие подрядные фирмы.
Формально, основой подобного контракта служит трехстороннее соглашение между заказчиком, подрядчиком и фирмой-гарантом. Подрядная фирма, выступающая в роли руководителя проекта, выплачивает фирме-гаранту гонорар, размер которого существенно зависит от масштаба проекта.
В большинстве случаев он колеблется в диапазоне от 0,3% до 1,5% общей стоимости контракта. Именно в эту сумму оценивается выигрыш подрядной фирмы за счет снижения степени риска при выполнении контракта. Подобный тип контрактов наиболее популярен среди западных фирм, занятых в сфере государственного сектора строительства и в меньшей степени - в частном секторе. Основной недостаток - повышение стоимости контракта за счет дополнительной суммы в размере гонорара фирме-гаранту. Главное достоинство - повышение устойчивости финансового положения фирмы. [ 1, с. 34-35 ], [ 5 , с. 333 - 351 ], [ 6, с. 90-101 ]
В большинстве стран при составлении контрактов используется типовая форма контракта, разработанная Международной федерацией инженеров-консультантов. Она состоит из трех частей:
1. Общие условия;
2. Условия частного применения;
3. Изменения , рекламация и форс-мажор.
Первая часть практически одинакова для всех контрактов. Специфика контракта отражается во второй части, которая обычно содержит:
Описание работы - содержание работ, распределение обязанностей;
Коммерческие условия - цена контракта, способ ее формирования и условия стимулирования подрядчика;
Условия платежей - кто, как и когда производит оплату работ;
Календарный график работ, предусматривающий промежуточные этапы и сроки завершения работ. К этой статье относятся ответственность за последствия при несвоевременном выполнении своих обязательств;
Изменения - условия внесения и оплаты изменений;
Субподряды - требования к субподрядчикам и работа с ними;
Гарантии - обязанности партнеров обеспечивать стандарты качества проекта, в частности, проектных, строительно-монтажных работ, оборудования и т. д.;
Страхование - объекты и способы страхования. При отсутствии этой статьи ответственная сторона контракта может остаться без фондов, достаточных для выполнения обязательств;
Налоги - включаемые и не включаемые в цену налоги и способы их возмещения.
Источником правового регулирования при заключении контрактов являются строительные формуляры, т. е. типовые формы контрактов, которые включают выше перечисленные статьи.
В Российской Федерации используется типовая форма контракта, включающая следующие разделы:
Определения;
Предмет контракта;
Стоимость работ по контракту;
Обязательства подрядчика;
Обязательства заказчика;
Сроки выполнения работ;
Платежи и расчеты;
Производство работ;
Охрана работ;
Обстоятельства непреодолимой силы;
Приемка предмета контракта;
Гарантии;
Лицензии;
Имущественная ответственность сторон;
Расторжение контракта;
Особые условия, [ 5 , с. 333 - 351 ].
Организация подготовки контракта (в принятой на Западе терминологии - контрактинг) зависит от структуры системы управления проектами и может быть централизованной и децентрализованной.
Централизованным называется такой контрактинг, когда один отдел ответственен за весь процесс работы с контрактами по всем проектам. Все процедуры при централизованном контрактинге обязательны и разнообразны для всех проектов. При децентрализованном контрактинге каждый управляющий проектом имеет специалиста, который занимается контрактной деятельностью.
В проектной организационной структуре, контрактинг обычно децентрализован и специальный персонал, работающий с контрактами, выделяется для конкретных проектов. В этом случае система управления контрактами более гибка и чувствительна к изменениям и потребностям проекта. При матричной структуре организация контрактинга обычно централизована. Существует специальный отдел контрактинга и управляющий проектом взаимодействует с персоналом этого отдела. При этом сокращаются затраты по контрактингу.
Специалисты по контрактам, лучше знакомые с рынком, производят закупки более рационально.
Независимо от принятой системы контрактинга подготовительная работа по заключения контракта предусматривает определенную последовательность действий, которая включает:
выбор претендентов;
подготовка запросов претендентам;
рассылка запросов претендентам;
подготовка и передача претендентами предложений заказчику;
составление и заключение контрактов.
Для того чтобы определить необходимого партнера по работе над проектом и подписать с ним соответствующий контракт, необходимо иметь какое-то количество возможных претендентов, желающих стать участниками проекта.
Указанная работа начинается с составления полного перечня возможных контракторов, которым направляется письмо или телефакс, состоящий из двух частей: первая часть содержит информацию о проекте, во второй - запрашивается информация от возможных претендентов.
Информация, запрашиваемая у претендентов, включает:
сведения о заинтересованности претендента в подготовке предложения;
данные о техническом персонале и объеме работ;
опыт работы в области определенной предметом контракта, предварительные планы и т. д.
Ответы потенциальных контракторов анализируются и определяются претенденты, которые более всего отвечают предъявленным требованиям заказчика. Как правило, это группа из 6- 8 потенциальных контракторов, показатели которых различаются незначительно. Заказчик направляет им запрос на подачу предложений. Одной из главных целей запросов является получение от фирмы конкурентных предложений, из которых в результате анализа выбираются наилучшие. Запрос представляет собой набор документов, которые необходимо подготовить претенденту для заключения контракта. Эти документы включают:
письмо-запрос на подачу предложения;
информацию для претендентов;
форму предложения;
форму соглашения;
спецификации на работы, являющиеся предметом контракт.
В письме содержится перечень документов, включенных в запрос, дата и процедуры представления предложения. В информации для претендентов подробно излагаются правила и процедуры подготовки и подачи предложений. Форма предложения включает в себя все необходимые коммерческие условия. Форма соглашения содержит предлагаемые предложения и условия, которые будут использоваться для составления контрактного соглашения между сторонами. Указанные положения и условия определяют права, обязанности, ответственность и обязательства по возмещению ущерба заказчика и контрактора во время выполнения работ по проекту. Спецификации на выполняемые работы включают документы, которые определяют административные и процедурные требования, связанные с выполнением всех работ по контракту, а также основные стандарты по проектированию, качеству, технике безопасности и так далее.
На основании полученных запросов потенциальные контракторы готовят свои предложения для заключения контрактов и передают их заказчику в соответствии с указанным сроком и методом доставки.
Предложения включают в себя три раздела.
Раздел 1.
“Предложения по выполнению контракта“ - содержит следующие главы:
описание проекта;
объем представляемых услуг;
рабочий план и графики;
организация проекта.
Раздел 2.
” Технические положения “- дается полное описание предлагаемой технологии, четкое определение ответственности за выполнение задач технического характера.
Раздел 3.
” Коммерческие предложения “ - содержит предварительную оценку стоимости работ, на основании указанного заказчиком метода оплаты в качестве предпочтительного. Это наиболее конфиденциальная часть предложения, которая представляется как “закрытый документ”.
Анализ поданных предложений на заключение контракта осуществляется заказчиком проекта и предполагает взвешенную оценку данных, содержащихся в предложениях, путем сравнения проектных целей и затрат, времени и цен, риска и потенциального эффекта.
Взаимодействие между заказчиком и контрактором на этой стадии должно быть более тесным, т. к. в течении этого периода стороны стремятся согласовать и уточнить условия контракта, придать им ясные формулировки.
Эти переговоры могут вестись: путем переписки (почтой, телеграфом, телетайпом), путем личных встреч, по телефону. Обычно эти способы сочетаются в различных комбинациях. После всесторонней оценки предложений, заказчик выбирает контракт и принимает решение о его подписании.
Оформление контрактов является завершающим этапом, после чего начинается процесс его реализации.
Контракт может считаться заключенным в том случае, если он должным образом подписан сторонами с указанием их юридических адресов. Контракт может быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов, иначе он не является юридическим документом.