Важным аспектом при проведении аудиторский проверки является проверка отражения результатов использования контрольно-кассовых машин. В первую очередь аудитору необходимо установить, обязана ли организация использовать контрольно-кассовые машины в соответствии с действующим в проверяемый период законодательством. При применении в работе контрольно-кассовых машин аудитор должен проверить правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста. В организациях, где имеется несколько контрольно-кассовых машин, на каждую из них должна быть заведена отдельная книга, в которой в обязательном порядке должны быть указаны показания счетчика контрольно-кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. Записи в книге кассира-операциониста должны производиться в хронологическом порядке, чернилами. Исправления должны быть заверены подписями трех лиц: кассира-операциониста, директора (заведующего), главного (старшего) бухгалтера.
Показатели счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, ремонте, должны актироваться и заверяться подписями бригадира-механика и представителя администрации (см. Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин, утвержденные приказом Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104).
1.3.5. Наличие договора о полной материальной ответственности с кассиром организации
При назначении на должность кассира руководитель организации должен под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и заключить договор о полной материальной ответственности.
Кассир должен нести материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный им организации умышленно или по неосторожности.
В случае необходимой временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации. С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
1.3.6. Правильность отражения в учете и бухгалтерской отчетности кассовых операций.
Для проверки правильности отражения операций в бухгалтерском учете необходимо проводить проверки оборотов и сальдо по счету 50 «Касса» и соблюдения требований законодательства и других нормативных документов.
Поступление денежных средств и денежных документов в кассу и выдача их должна отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 50.
Денежные документы должны учитываться на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов должен вестись по их видам.
Аудитору необходимо сверить остатки по счету 50 «Касса» в регистрах бухгалтерского учета, Главной книге и балансе (с учетом данных, отраженных на субсчетах).
Аудитор проверяет правильность составления бухгалтерских записей в кассовых документах, кассовой книге, регистрах бухгалтерского учета. Особое внимание обращается на операции, которые в бухгалтерском учете отражаются непосредственно на счетах затрат или прибылей и убытков, минуя счета расчетов.
1.3.7. Наличие в организации действующей системы проведения ревизий кассы
Проведение ревизий кассы (инвентаризации) обязательно:
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления;
• при чрезвычайных ситуациях (пожар, наводнение и пр.);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при смене материально ответственного лица-кассира.
Кроме того, внезапная ревизия кассы должна проводиться в сроки, установленные руководителем организации.
Для производства ревизии приказом руководителя должна быть назначена комиссия, которая осуществляет пересчет денежной наличности и денежных документов, находящихся в кассе, и сверяет результат с данными учета по кассовой книге и составляет акт. В акте указывают сумму недостачи или излишек ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
Недостача по кассе должна быть взыскана с кассира (с виновного лица), излишек кассы должен быть зачислен в доход организации.
1.4. Типичные ошибки.
К наиболее типичным ошибкам, выявляемым при проведении аудиторской проверки кассовых операций, относятся:
1) нарушения в оформлении первичных документов: отсутствуют подписи директора, руководителя, главного бухгалтера; не указаны дата, номер документа, код организации; имеются подчистки, исправления; не расшифрована «сумма прописью» и т.д.;
2) неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
3) излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов (чеков, авансовых отчетов и пр.);
4) списание сумм без оснований и по подложным документам;
5) искажение остатка по кассе на начало дня и на конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
6) некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
7) присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
8) присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
9) ведение расчетов суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
10) расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, нарушения правил регистрации их в налоговых органах, нарушения правил эксплуатации контрольно-кассовых машин; превышение лимита остатка денежных средств в кассе;
11) отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы;
12) отсутствие утвержденной приказом руководителя предприятия инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации кассы;
13) непроведение внезапных ревизий кассы за проверяемый период;
14) отсутствие второго комплекта ключей от кассы и кассового сейфа;
15) не проводилась инвентаризация при смене кассира (например, при уходе в отпуск);
16) не проведена инвентаризация при внезапной болезни кассира и вынужденной замене;
17) отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
18) отсутствие журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;
19) несоблюдение правил ведения кассовой книги;
20) при закрытии платежных ведомостей не составляется реестр депонированных сумм.
1.5. Ответственность
Согласно ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.
На руководителей предприятий, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном размере МРОТ. Кроме того, ст. 7 Закона о контрольно-кассовых машинах за нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин при расчетах с населением установлены следующие штрафные санкции:
- расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин — штраф в 50—100-кратном размере МРОТ (согласно постановлению Конституционного суда РФ от 12.05.1998 г. № 14-П);
- за использование неисправной контрольно-кассовой машины — штраф в 28,6—57,1-кратном размере МРОТ (согласно определению Конституционного суда РФ от 01.04.1999 г. № 29-0);
- другие виды финансовых санкций.
Аудитор должен довести до сведения лиц, заключивших договор на проведение аудиторской проверки, порядок применения мер ответственности. В этом отношении важно хорошее владение аудиторами нормативными документами и знание арбитражной практики.
Глава 2. Аудит безналичных денежных расчетов
Целью аудита безналичных денежных расчетов является установление достоверности во всех существенных отношениях отражения в бухгалтерском учете и финансовой отчетности операций на расчетных и валютных счетах, открытых в кредитных учреждениях, соответствия положений учетной политики в части указанных операций действующему законодательству.
2.1. Информационная база аудита безналичных денежных расчетов
Законодательные и нормативные акты:
• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от
21.11.1996г.;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской от
четности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ № 34н
от 29.07.1998 г.);
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ М- 94н от 31.10.2000 г.);
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 г.);
• О безналичных расчетах в РФ (положение ЦБ РФ № 2-П от
12.04.2001 г.).
2.2. Порядок проведения аудита безналичных расчетов.
На этапе предварительного планирования и разработки плана и программы аудита устанавливаются объем и характер безналичных расчетов аудируемого лица, организация ведения бухгалтерского учета операций на расчетных и валютных счетах (использование систем автоматизации бухгалтерского учета), наличие системы «клиент — банк». Подтверждение правомерности движения денежных средств на счетах 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета» осуществляется при проверке других счетов, корреспондирующих с данными счетами в иных разделах аудиторской проверки. Поэтому счет 51 «Расчетные счета», как правило, отдельно в полном объеме не проверяется. К валютным счетам аудиторы проявляют повышенное внимание, так как учет расчетов валютой значительно сложнее в связи с возникновением суммовых и курсовых разниц.