В случае, если организация ведет учет с применением средств вычислительной техники, приведенные выше данные первичных документов и отчетов сверяются с данными машинограмм по счетам 51 ("Расчетный счет") и 55 ("Специальные счета в банках").
Для проверки правильности документального оформления хозяйственных операций выполняются следующие действия:
1. Проверяется достоверность и полнота сведений о рублевых счетах в банках и иных кредитных учреждениях, действующих на территории Российской Федерации по состоянию на последнюю отчетную дату, предоставленных проверяемой организацией в налоговый орган. Эти сведения позволяют аудитору определить, все ли открытые организацией счета отражены в отчетности.
2. Проверяется наличие необходимых первичных документов по счетам - выписок по расчетным счетам и приложенных к ним платежных документов. Выписки вместе с платежными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности, раздельно по каждому открытому счету. В целях проверки полноты первичных документов проверяется соответствие исходящего и входящего сальдо по выпискам по расчетному счету организации в те дни, когда имелось движение по счету. Исходящее сальдо по выписке предыдущего дня должно соответствовать входящему сальдо по выписке следующего дня движения по счету. Несоответствие указанных сальдо означает отсутствие части первичных документов.
Подлинность платежных документов можно проверить по наличию отметки банка о том, что данный платежный документ был проведен банком.
При написании данной дипломной работы была проведена инвентаризация кассы Невельского Райпо по состоянию на 01 ноября 2004 года.
По результатам инвентаризации составлен акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), которая применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.
Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводилась комиссией, не назначенная приказом руководителя Невельского Райпо, а исключительно по инициативе главного бухгалтера.
Комиссия проверила достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Результаты инвентаризации оформлены актом в двух экземплярах и подписаны всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передан в бухгалтерию организации, второй - остался у материально ответственного лица.
Таким образом, по данному разделу в ходе написания данной работы выявлены следующие нарушения:
Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия.
В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы в 2004 году не проводились.
Следует отметить, что по результатам выявленных нарушений проверяющим банком на руководителя предприятия Невельского Райпо могут быть применены меры административного воздействия за несоблюдения требований, предусмотренным вышеуказанным нормативным актом.
Кроме того, непринятие должных мер по сохранности денежных средств может, в свою очередь, привести к хищениям денежных средств.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
По результатам проверки правильности заполнения кассовой книги на предприятии Невельское Райпо можно выделить и обобщить следующие нарушения, допускаемые лри заполнении кассовых книг:
1. Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации установлено, что "подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются". В тоже время допущены неоговоренные исправления в расходный кассовых ордерах за 08,03,2004 № 165, от 16,08,2004 № 320.
В нарушение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.
Заполнение строк кассовых документов осуществляется небрежно:
не всегда проставляются номера приходных и расходных ордеров, авансовых отчетов;
в приходных и расходных кассовых ордерах иногда не проставляются корреспондирующие счета и субсчета;
в строке "Приложение" к приходно - кассовым и расходно - кассовым ордерам не проставляются все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов - фактур, доверенностей и т.д.);
фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, указываются неразборчиво, а в некоторых случаях просто отсутствуют те или иные подписи;
много случаев подчисток, помарок, исправлений.
Причем бухгалтеры и кассиры делают исправления не по установленным правилам. В данном случае бухгалтеру-кассиру и главному бухгалтеру Невельского Райпо необходимо знать, что в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, "внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими или подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений".
При приеме денежных билетов и монеты в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
В соответствии с п.19, 21 Порядка ведения кассовых операций приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Если по выписанному приходному ордеру деньги в кассу не поступили, то кассир обязан вернуть его в бухгалтерию, о чем должна быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.
Записи в кассовую книгу должны производиться кассиром сразу же после получения или выдачи денег. Последовательный просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых ордеров позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают с журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Далее следует установить: