3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию организации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. По полученным займам и кредитам задолженность показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
На предприятии к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты следующие субсчета: 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях» и 60.2 «Авансы выданные». А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыт следующий субсчет: 19.3 «НДС по приобретенным товаро-материальным запасам». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов происходит вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот на предприятии небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.
Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:
1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:
- 60.1 «Расчеты с поставщиками»,
- 60.3 «Расчеты с подрядчиками»
- 60.4 «Неотфактурованные поставки»;
2. К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:
- 19.1 «НДС по приобретенным товарам»,
- 19.2 «НДС по оказанным услугам»,
- 19.4 «НДС п неотфактурованным поставкам».
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу 3.1:
Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу как предполагалось ранее.
В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента (таблица 3.2).
Таблица 3.1
Открытие субсчетов
| Субсчета, использующиеся в настоящее время | Субсчета, рекомендованные к применению | Выгода от предложенных рекомендаций |
| К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60.1, 60.2 | К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60.1, 60.2, 60.3, 60.4 | Сокращение времени обработки документов сотрудниками бухгалтерии, повышение производительности труда.Позволяет систематезировать учет расчетов. |
| К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19.3 | К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19.1, 19.2, 19.3, 19.4 |
Таблица 3.2
Разработка учетных регистров
| Период | Содержание операции | Контрагент | Дебет | Кредит | Сумма |
| 25.09.05 | Поступление товаров | ООО «Уралтехснаб» | 41.1 | 60.1 | 56 277 |
| ООО «Комус» | 41.1 | 60.1 | 15 250 | ||
| НДС | ООО «Уралтехснаб» | 19.3 | 60.1 | 10 129 | |
| ООО «Комус» | 19.3 | 60.1 | 2 745 | ||
| 27.09.05 | Поступление материалов | ООО «Челоблсбыт» | 10.1 | 60.1 | 5 789 |
| НДС | ООО «Челоблсбыт» | 19.3 | 60.1 | 1 042 | |
| 28.09.05 | Оказание услуг | ЗАО «Востокмонтаж» | 26 | 60.1 | 10 100 |
| НДС | ЗАО «Востокмонтаж» | 19.3 | 60.1 | 1 818 | |
| Итого: | 103 150 рублей, в том числе НДС 15 734 рублей |
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.
На предприятии используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность предприятия за период.
Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений предприятия, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Сроки хранения учетных документов
| Вид документов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 |
| 1. Организационные основы управления | ||
| Устав организации | 5 года | После замены новыми |
| Штатные расписания | 5 года | После замены новыми |
| Должностные инструкции | 5 года | |
| 2. Правовое обеспечение управления | ||
| Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты и др.) | 5 года | После вынесения решения |
| Переписка претензионная о поставках | 5 года | По экспорту и импорту - 10 лет |
| 3. Бухгалтерский учет и отчетность | ||
| Бухгалтерские отчеты и балансы, пояснительные записки к ним1. Годовые2. Квартальные | 10 лет5 года | |
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | 10 лет | |
| Первичные документы и приложения к ним | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 1 | 2 | 3 |
| Лицевые счета рабочих и служащих | 75 лет | |
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
| Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 5 года | После ликвидации основного средства |
| Учетные регистры (Главная книга, журналы, ордера и др.) | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| Сведения об учете фондов, лимитов, заработной платы и контроле за их распределением, об удержании из заработной платы и др. | 5 лет | |
| Исполнительные листы | 5 лет | |
| Акты проверки кассы | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица |
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 лет | После истечения срока действия договора, при условии завершения ревизии |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности |
Продолжение табл. 3.3
| 1 | 2 | 3 |
| 4. Организация использования трудовых ресурсов | ||
| Коллективные договоры | 10 лет | |
| Расчеты по установлению и премированию | 5 года | |
| Документы о премировании | 5 лет | |
| Документы об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием | 5 года |
Для целей налогообложения в соответствии с п. 1 ст.8 гл. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.