· гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.
Пример схемы документооборота предприятия представлен далее.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Название»
Подпись Л.Д.Фомин
12.02.2005г.
СХЕМА
документооборота ООО «Название»
| № п/п | Наименование группы документов | Кому поступает документ | Кому передаётся документ |
| ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Приём (доставка) документов | Экспедитор | Ответственный за делопроизводство |
| 2 | Первичная обработка документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 3 | Предварительное рассмотрение документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 4 | Регистрация документов | Ответственный за делопроизводство | Директор |
| 5 | Рассмотрение документов | Директор | Ответственный за делопроизводство |
| 6 | Передача документов исполнителям | Ответственный за делопроизводство | Исполнители |
| 7 | Исполнение документов | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 8 | Возврат документов в делопроизводство | Ответственный за делопроизводство | - |
| № п/п | Наименование группы документов | Кому поступает документ | Кому передаётся документ |
| ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Приём документов от исполнителей | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 2 | Тиражирование документов (при необходимости) | Ответственный за делопроизводство | - |
| 3 | Регистрация документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 4 | Оформление почтовых реквизитов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 5 | Конвертирование документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 6 | Сортировка документов | Ответственный за делопроизводство | Экспедитор |
| 7 | Отправка документов | Экспедитор | - |
| 8 | Перемещение контрольных экземпляров в дела | Ответственный за делопроизводство | - |
| ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Регистрация резолюции в РКФ | Ответственный за делопроизводство | - |
| 2 | Доведение резолюции до исполнителей | Ответственный за делопроизводство | - |
| 3 | Выдача документов исполнителям | Ответственный за делопроизводство | Исполнители |
| 4 | Подготовка проекта документов | Исполнители | Согласующее лицо |
| 5 | Согласование проекта документа ( при необходимости) | Согласующее лицо | Исполнители |
| 6 | Оформление проекта документов | Исполнители | Директор |
| 7 | Утверждение (подписание) проекта | Директор | Исполнители |
| 8 | Регистрация документа | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 9 | Тиражирование документа (при необходимости) | Ответственный за делопроизводство | - |
| 10 | Выдача документа в работу | Ответственный за делопроизводство | Должностные лица |
| 11 | Перемещение контрольных экземпляров в дела | Ответственный за делопроизводство | - |
| 12 | Возврат документов в делопроизводство | Ответственный за делопроизводство | - |
Наименование должности
ответственного за делопроизводство _________________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата 12.02.2005г.
Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых.
Кроме того, учёт документооборота позволяет:
· определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
· установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
· рассчитать численность службы делопроизводства.
Делопроизводство на практике.
1. Характеристика предприятия:
2. Цели и задачи предприятия :
Стратегической целью является :
· достижение лидирующего положения в России в области изготовления и ремонта гидроакустической аппаратуры, аппаратуры систем управления и защиты ЯЭУ, общекорабельных систем и навигационных комплексов на заказах ВМФ ;
· удовлетворение требований и ожиданий потребителей ;
· получение прибыли, обеспечивающей решение социально-экономических задач предприятия.
Этому способствует реализация следующих задач :
- повышение научно-технического уровня и качества продукции.
- экономное использование ресурсов, повышение рентабельности, снижение себестоимости продукции.
- повышение производительности труда, создание благоприятного психологического климата в коллективе.
- обеспечение безопасных и здоровых условий труда.
- правильная эксплуатация и своевременное проведение текущего и планово-предупредительного ремонта оборудования.
- разработка и внедрение новых и совершенствование действующих технологических процессов.
- подготовка производства и контроль за своевременным обеспечением производства материалами и инструментом.
3. Основной вид деятельности предприятия : производство и ремонт гидроакустических и навигационных систем для военно-промышленного комплекса.
3.1 Подразделение Производство печатных плат (ППП) обеспечивает сборочно-монтажное производство печатными платами и планками, нанесение рисунка на детали внешнего вида методом сеткографии, нанесение гальванических и лакокрасочных покрытий в строго в соответствии с производственным планом.