4 Структура предприятия (см. приложение)
4.1 Структурная схема основного производства № 5 (см. приложение)
4.2 Структурная схема производства печатных плат (см. приложение)
5 Организация делопроизводства в производстве печатных плат:
5.1 Большинство документов, создаваемых в структурном подразделении - производство печатных плат, являются информационно- справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, служебные записки. Так же издаются распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения). Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчинённым структурам, группам или отдельным должностным лицам. Для успешного функционирования подразделения существуют документация по организационно-нормативному регулированию (правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о подразделении, должностная инструкция).
5.2 Взаимоотношения структурного подразделения ППП:
| ППП получает | ППП передаёт |
| Производственно-диспечерский отдел | |
| -проект квартальных и месячных планов; -утверждённый месячный план; -графики запуска / выпуска изделий; -оперативные распоряжения; -производственные задания; -извещения об изменении плана. | -замечания и предложения по проектам квартальных и месячных планов; -претензии к другим подразделениям; -акты о браке, утере и порче. Для восполнения незавершённого производства; -месячные отчёты о выполнении плана производства по объёму и номенклатуре. |
| Отдел главного технолога | |
| -график подготовки производства новых изделий; -альбом карт технологических процессов; -решения, распоряжения, касающиеся тех. подготовки производства; -извещения об изменении тех. документов и норм расхода материалов. | -заявки на оборудование; -разработанные тех. процессы; -расчёты потребности ППП по спирту; -тех. отчёты и акты; -график контроля соблюдения тех. дисциплины; -разрешение на временное отступление от тех. документации. |
| Отдел главного конструктора | |
| -конструкторскую документацию; -КД для согласования; -требования на корректировку КД; -бланочную продукцию; -консультации при освоении новых изделий. | -вопросы по конструкторской документации; -разрешение на временное отступление от КД; -КД для корректировки; -заявки на бланочную продукцию. |
| Отдел материально-технического снабжения | |
| -материалы, хоз. инвентарь, спецодежду, моющие средства; -карты на замену материалов; -сведения о наличии, поступлении, изменении сроков поставок материалов и комплектующих изделий. | -дефицит материалов; -заявки на спецодежду; -требования на получение материалов, хоз. инвентаря; -тех. акты на списание материалов. |
| Служба главного энергетика | |
| -нормы расхода и указания по использованию энергоресурсов; -акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -приказы, распоряжения, указания, служебную и тех. документацию к исполнению; -утверждённые годовой и месячный план работы; -предложения в план работ; -инструкции по эксплуатации и технике безопасности; схемы коммуникации. | -заявки на запасные части; -заявки на ремонт эл. оборудования; -аварийные и тех. акты; -согласования на производство земляных работ; -приказы и решения по соблюдению правил тех. эксплуатации электроустановок потребителей -проекты планов годовых и месячных планов; -отчёты по выполнению годовых и месячных планов работ. |
| Служба главного механика | |
| -акты приёмки оборудования после кап. ремонта; -инструкции по эксплуатации оборудования; -акты проверки тех. состояния тех. оборудования. | -заявки на ремонт оборудования, закреплённого за службой главного механика; -заявки на монтаж и демонтаж оборудования по утвержденным планировкам; -приказы, выпущенные на основании аварийных актов. |
| Экономическое бюро | |
| -штатное расписание руководителей, специалистов, служащих; -распоряжения, указания к исполнению; -приказы по премированию; -отпускные записки; -расчётные листки; -вкладыши, проказы на работу в выходные дни. | -проекты штатного расписания; -приказы по перемещению работников ППП; -график отпусков; данные табельного учёта для сверки; -наряды на повремённую и сдельную работу; -сведения о целосменных и внутрисменных простоев. |
| Инструментальный отдел | |
| -технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы; -инструкции по эксплуатации и хранению спец. технологической оснастки и инструмента | -заявки на инструмент, материалы; -карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений; -заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублёров тех.оснастки; -инструмент, списанный по актам. |
| Бухгалтерия | |
| -методические указания по организации учёта мат. ценностей; | -акты незавершённого производства; -акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов; -отчёты по спирту; -акты на забракованную продукцию. |
| Служба качества | |
| -предупреждения о браке; -отчёты о результатах внутренних аудитов; -политику предприятия в области качества; -отчёты по качеству продукции -приказы, решения представителя по системе менеджмента. | -цели ППП в области качества; -предложения в план работы ПДКК; -акты приёмо-сдаточных испытаний; -продукцию ППП для проведения тех. контроля; -протоколы «Дня качества» у начальника ППП. |
| Центральная заводская лаборатория | |
| -протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат; -клеи на эпоксидной смоле; -маркировочные краски на эпоксидной основе; -результаты анализов растворов электролитов и сплавов; -протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры. | -заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции; -график проведения анализов растворов электролитов; -акты инвентаризации по драгметаллам для согласования; -заявки на приготовление клея, маркировочной краски; -заявки, графики на проведение замеров шума, освещённости. |
| Бюро стандартизации | |
| -нормативные документы; -перечень вновь поступивших нормативных документов. | -извещения об изменении тех.документации; -акты внедрения нормативных документов. |
| Юридический отдел | |
| -согласования, приказы, решения. | -приказы для согласования. |
| Бюро режима | |
| -информацию о нарушениях режима секретности работниками ПП, фактах задержания работников ППП при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей. | -материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям. |
| Отдел охраны труда | |
| -инструкции по ТБ; -руководящие документы гос. инспекции труда; -приказы ген.директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве; -бланки разрешений на проведение огневых и пожароопастных работ. | -карты аттестации раб. мест по условиям труда; -отчёт по загрузке оборудования; -отчёт по характеру сбрасываемых стоков; -инструкции по ТБ; -схемы эвакуации работников ППП; -приказы о создании добровольных пожарных дружин. |
| Отдел кадров | |
| -приказы ОК по личному составу и об обучении; -график периодической аттестации специалистов и служащих. | -информацию по личному составу; -заявки на работников нужной квалификации и специальности; -информацию о необходимости обучения работников смежной специальности. |
5.3 Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:
· при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;
· документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;
· документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;
· руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;
· документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.
Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения
не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.
· срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;
· на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.
Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).
· документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.
5.4 Порядок отправления исходящих документов:
· секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;