· зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов
5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:
| № п/п | Наименование группы документов | Кому поступает документ | Кому передаётся документ |
| ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Приём (доставка ) документов | Секретарь | Ответственный за делопроизводство |
| 2 | Первичная обработка документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 3 | Предварительное рассмотрение документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 4 | Регистрация документов | Ответственный за делопроизводство | Директор |
| 5 | Рассмотрение документов | Директор | Ответственный за делопроизводство |
| 6 | Передача документов исполнителям | Ответственный за делопроизводство | Исполнители |
| 7 | Исполнение документов | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 8 | Возврат документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Приём документов от исполнителей | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 2 | Тиражирование документов ( при Необходимости ) | Ответственный за делопроизводство | - |
| 3 | Регистрация документов | Ответственный за делопроизводство | - |
| 4 | Сортировка документов | Ответственный за делопроизводство | Секретарь |
| 5 | Отправка документов | Секретарь | - |
| 6 | Помещение контрольных экземпляр- ров в дела | Ответственный за делопроизводство | - |
| ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ | |||
| 1 | Оформление документа | Исполнители | Директор |
| 2 | Утверждение(подписание) документа | Директор | Исполнители |
| 3 | Регистрация документа | Исполнители | Ответственный за делопроизводство |
| 4 | Тиражирование документа (при не-обходимости) | Ответственный за делопроизводство | - |
| 5 | Выдача документа в работу | Ответственный за делопроизводство | Должностные лица |
| 6 | Помещение контрольных экземпляров в дела | Ответственный за делопроизводство | - |
| 7 | Возврат документов в делопроизводство | Ответственный за делопроизводство | - |
5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.
5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.
Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.
Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.
ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.
ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.
ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.
Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30.
Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.
Список литературы
1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.
2. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
4. М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.
6. В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 1983.