В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого пакета прикладных программ (на данном предприятии используется программа «1С:Бухгалтерия») и ежемесячно выводятся на бумажные носители- выходные формы документов.
ГК «»Связной имеет широкую географию, в связи с этим в организации достаточно сложная структура обработки информации.
Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, бухгалтеров учета розничной торговли (по каждому региону), бухгалтеров материального учета на складе (на каждом складе свой бухгалтер), бухгалтера расчетного отдела, кассира-операциониста (учетчики).
Всю первичную документацию ведут учетчики на торговых точках. Заполняют первичную документацию и формируют комплекты документов за день и ведут журнал кассира-операцониста. Вся кассовая документация отправляется три раза в неделю в центральные офисы компании. Там они проверяются на корректность заполнения и сортируются по видам бухгалтерам предприятия. [19]
Рассмотрим общую организацию бухгалтерского учета, приведенную в таблице 5.
Таб. 5. Общая организация бухгалтерского учета в ЗАО «Связной»
При этом при составлении первичных документов данные соответствующих им хозяйственных операций автоматически заносятся в базу данных, составляются необходимые проводки. Кроме того, программным продуктом «1:С Предприятие» предусмотрено автоматическое формирование форм налогового учета по различным видам расходов.
Наконец, указанной программой предлагается набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых не только в российской, но и международной практике.
3. УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ ЗАО «СВЯЗНОЙ»
3.1. Бухгалтерский учет операций по поступлению денежных средств и их документальное оформление.
Согласно требованиям законодательства операциями по приему и выдаче денег из кассы ЗАО «Связной»занимается специально выделенное материально ответственное лицо – кассир, который несёт материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной работы другим лицам. В случае внезапного прекращения работы кассиром (болезнь и др.) все ценности кассы передаются по акту другому лицу. Запрещается исполнять обязанности кассира ратникам бухгалтерии, пользующимся правом подписи кассовых документов. В обществе нельзя возлагать обязанности по выплате заработной платы (оплаты труда) на лиц, связанных с расчетами по этим выплатам. В соответствии с рабочим планом счетов ЗАО «Связной», для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".[3]
Это активный счет. По дебету счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации.
К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:
· 50-1 "Касса организации"
· 50-2 "Операционная касса",
· 50-3 "Денежные документы" и другие.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны отрываются соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в операционных кассах. Например, это -, кассы отделений связи и т.д.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Рассмотрим типичные хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе организации и схемы бухгалтерских записей по этим операциям в таблице.7.
Таб.7 Схема хоз. записей по поступлению ден. средств в кассу.
Кассовые операции записываются по дебету счета 50 «Касса»
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Вкладной лист Записи в кассовую книгу производятся кассиром ежедневно в конце рабочего дня в программе 1С Бухгалтерия автоматически после закрытия операционного дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятии кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия