Денежные средства в кассу «Связного» поступают по следующим каналам:
1. со счетов в банке при безналичной оплата товаров;
2. в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через торговые точки;
3. в виде взносов работников в погашение задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, неиспользованных подотчетных сумм и т.д.
. Приходование денежных средств в кассу организации проводится с помощью приходного кассового ордера (ПКО). Форма ордера (№ КО-1) утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (Приложение3).
Приходный кассовый ордер имеет две части - ордер и квитанцию. Они содержат одинаковую информацию. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу, а ордер остается в организации.
Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером. Существуют определенные требования к заполнению приходных кассовых ордеров и других кассовых документов. В ЗАО «Связной» ордер заполняется с применением компьютерной техники. Исправления и помарки в ПКО не допускаются. Если при заполнении ордера произошла ошибка - его нужно выписывать заново. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), на ПКО нужно поставить печать организации таким образом, чтобы все ее содержимое оказалось на квитанции, которая, как уже было сказано, передается лицу, внесшему деньги в кассу.
После заполнения и регистрации ПКО передают в кассу. Это делается, минуя лицо, которое будет вносить деньги по ордеру.
После получения ордера кассир проверяет правильность его заполнения, подписывает ордер, принимает деньги, регистрация ордер в кассовой книге (форма № КО-4) производится автоматически. Приняв деньги, кассир отделяет квитанцию от ордера, передает ее лицу, внесшему деньги, на оставшийся у себя ордер кассир ставит штамп "Оплачено" с указанием даты оплаты ордера.
3.2. Бухгалтерский учет операций по выбытию денежных средств и их документальное оформление.
По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.
Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), форма № КО-2 (Приложение 4). Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, однако его подписывают и главный бухгалтер и директор организации, однако печать на РКО не ставят. РКО, как и ПКО, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а так же в кассовой книге.
Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно - с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись.
РКО, который выписывается при возврате товара от покупателей, сопровождается чеком «Изъятие» (Приложение 4)
Вторым документом в ЗАО «Связной» подтверждающим выбытие денежных средств из кассы организации может быть Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Данный документ сопровождается чеком «Возврат». (Приложении 5). Акт о возврате формируется при возврате товара в день покупки.
Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия и кассиром торговой точки.
Таб.8 Схема хоз. записей по выбытю ден. средств в кассу
| Выбытия из кассы | Первичные учетные документы | Д | К | Сумма, руб. |
| Передано 56900руб. из кассы на расчетный счет | Выписка банка, РКО, объявление на взнос наличными | 51 | 50 | 56900 |
| Выплачена из кассы заработная плата Мошкиной М.В в размере 40567, 35 руб. | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 70 | 50 | 40 567,35 |
| Выплачена из кассы депонированная заработная плата Шиляеву А.А. в размере 12300 руб. | Расчетно-платежная ведомость, РКО | 76 | 50 | 12300 |
| Выданы из кассы денежные средства подотчетному лицу в сумме 3500 руб. | Служебная записка, РКО | 71 | 50 | 3500 |
| Выявлена при инвентаризации и списана недостача денежных средств 500 руб | Акт инвентаризации кассы, приказ руководителя, РКО | 94 | 50 | 500 |
| Оплачена из кассы задолженность поставщику за приобретенные товары или услуги 678000руб. | РКО | 60 | 50 | 678000 |
| Оплачена из кассы задолженность покупателям по возвращенным товарам 15400 руб. | РКО | 62 | 50 | 15400 |
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15) (Приложение 6). Инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия проводится раз в месяц.
Согласно Учетной политики предприятия ЗАО «Связной», размер лимита денежных средств в кассе – 3000 рублей, срок сдачи наличных денежных средств в банк - каждый день. Выписывается препроводительная ведомость и кассовый ордер(Приложение 7).
Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т.е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк.
Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения.
Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия.
Предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы на 5 дней.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке . Подотчетные суммы учитываются на счете 71.1 [3].
После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.
Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).
Расходный кассовый ордер в ЗАО «Связной» выписывается в следующих случаях:
1. На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т.д.
2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.
4. При сдаче наличных денежных средств при инкассации наличности в банк
5. при осуществлении возвратов материальных ценностей.
6. при выплате % за пользование кредитом потребителям и пр..
После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После этого с ним заключается договор о полной материальной ответственности.
В сроки, установленные письменным распоряжением руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.
При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись.
Кредит 91 субсчет «Прочие доходы»
- отражен в составе внереализованных доходов излишек денежных средств в кассе
При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».