1.2 Документация по учету личного состава, труда и его оплаты
Любая хозяйственная операция, связанная с расчетами с персоналом организации по оплате труда, должна быть отражена в бухгалтерском учете и оформлена первичным документом, подтверждающим акт ее совершения.
Документальное оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль деятельности материально ответственных лиц, следить за состоянием расчетно-платежной дисциплины.
В настоящее время для учета личного состава, начисления и выдачи заработной платы в организации используют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 №1.
Формы первичной учетной документации можно классифицировать следующим образом:
- по учету кадров;
- по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
К документации по учету кадров относят следующие формы:
№Т-1 «Приказ о приеме работника на работу» применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Составляется лицом ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.)
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вноситься запись о приеме на работу заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
№Т-2 «Личная карточка работника» заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документах об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником. Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.
№Т-3 «Штатное расписание» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника» применяется в научных научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии для учета научных работников.
№Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу» используется для оформления и учета перевода работника (работников) на другую работу в организации.
№Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику» применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производиться расчет заработной платы причитающейся за отпуск по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
№Т-7 «График отпусков» предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам
№Т-8 «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» применяется для оформления и учета увольнения работника. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производиться расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).
№Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку» применяется для оформления и учета направлений работника в командировки.
№Т-10 «Командировочное удостоверение» является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
№Т-11 «Приказ о поощрении работника» применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. На основании приказа вноситься соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.
К документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда относят следующие формы:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
№Т-13 «Табель учета рабочего времени» только для учета рабочего времени
№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» применяется для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания.
№Т-51 «Расчетная ведомость» содержаться все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащие выплате работникам.
№Т-53 «Платежная ведомость» используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указываются фамилии, инициалы, табельные номера работников, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.
№Т-54 «Лицевой счет» применяется для записи необходимых сведений о работнике, все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.
№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, за исключением бюджетных учреждений.
1.3. Начисление заработной платы при различных системах оплаты труда.
Оплата труда – система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.
Работодатель имеет право в соответствии с действующим трудовым законодательством самостоятельно определять систему заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного рода выплат, производимых в пользу работников организации.
Наиболее распространенные системы оплаты труда:
IПри повременной системе оплаты труда заработок работника определяется исходя из фактически отработанного им времени и тарифной ставки (оклада).
В соответствии со ст.129 ТК РФ тарифная ставка (оклад) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени. Ее размер напрямую зависит от сложности выполняемых работ. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.
Для расчета часовой тарифной ставки используется минимальный размер оплаты труда, который делится на среднемесячное количество рабочих часов, рассчитываемое исходя из пятидневной рабочей недели.
Повременная форма оплаты труда, как правило, применяется при оплате труда руководящего персонала организаций (заместители, помощники, начальники отделов), служащих (бухгалтеры и др.), персонала вспомогательных и обслуживающих производств, лиц, работающих в условиях штатного совместительства, работников непроизводственной сферы.
При этом заработок рассчитывается одним из следующих способов:
- по часовым тарифным ставкам;
- по дневным тарифным ставкам;
- исходя из установленного оклада.
Основными разновидностями повременной системы оплаты являются:
1) простая повременная – в основу расчета размера оплаты труда работника берутся тарифная ставка или должностной оклад согласно штатному расписанию организации и количество отработанного работником времени
2) повременно-премиальная – исчисление и выплата премии, устанавливаемой в процентах от должностного оклада (тарифной ставки) на основании разработанного в организации коллективного договора, положении о премировании или приказа (распоряжения) руководителя организации. Кроме того, премии работникам могут устанавливаться и в твердых денежных суммах.