Например, активы, приобретенные в результате товарообменных операций, приходуются по ценам, за которые они могут быть куплены или покупаются на рынке соответствующих товаров. Разница между стоимостью получаемых материальных ценностей и стоимостью переданных материально-производственных запасов отражается в составе внереализационных доходов или расходов.
В фактическую себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал, полученных по договору дарения, безвозмездно, остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, а также полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами, включаются также фактические затраты организации на доставку этих активов и приведение их в состояние, пригодное для использования.
Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, определенная в соответствии с ПБУ 5/01, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации. В настоящее время российским законодательством переоценка материальных ценностей, учитываемых в составе средств в обороте, не предусмотрена.
В Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, указаны два варианта учета материальных ценностей - по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам.
Если оценка материально-производственных запасов организации в текущем бухгалтерском учете ведется по учетным ценам, то обязательно применение калькуляционного счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", по дебету которого отражают фактические затраты по заготовлению и приобретению материально-производственных запасов в корреспонденции со счетами учета расчетов, денежных средств и т.д., а по кредиту - учетную стоимость поступивших в организацию и оприходованных запасов в корреспонденции со счетом 10 "Материалы". Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной в фактической себестоимости приобретения (заготовления), и учетных ценах списывается со счета 15 на счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей". Накопленные на счете 16 отклонения списываются (сторнируются - при отрицательной разнице) в дебет счетов учета затрат на производство или других соответствующих счетов. Порядок списания выявляемых отклонений фактических расходов по приобретению материально-производственных запасов от их учетной цены устанавливается организацией самостоятельно при принятии учетной политики.
Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре. К такому роду запасов относятся товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение, а также материалы, принятые в переработку.
Оценка материально-производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Банка России, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.
Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Формы первичных учетных документов утверждаются:
а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации;
б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти - отраслевые формы;
в) организациями - формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.
Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете.
Может составляться отдельный список наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных и (или) дорогостоящих запасов (запасов особого учета). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля за их расходованием (использованием) устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.
Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.
В соответствии с Методическими указаниями и ПБУ 5/01, материалы могут поступать следующим образом:
приобретение за плату;
изготовление силами организации;
внесение в качестве вклада в уставный капитал;
безвозмездное получение;
поступление в результате товарообменной операции.
Методические указания подробно регламентируют документооборот, образующийся при поступлении материалов (особенно, при поступлении материалов, приобретенных за плату). В частности, установлено следующее: в соответствии с пунктом 44 основанием для осуществления расчетов при оплате материалов, поступивших по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам от поставщиков (грузоотправителей) являются следующие документы:
расчетные документы:
платежные требования;
платежные требования-поручения;
счета;
товарно-транспортные накладные
и т.п.
сопроводительные документы:
спецификации;
сертификаты;
качественные удостоверения
и т.п.
Нетрудно убедиться, что формы перечисленных документов не являются унифицированными формами по учету МПЗ и не утверждены в установленном порядке постановлением Госкомстата РФ. Следовательно, основанием для оприходования материалов такие документы служить не могут. Это обстоятельство обуславливает необходимость установления в конкретной организации порядка приема, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.
Обычно рекомендуется следующая схема документооборота и действий, выполняемых должностными лицами организации (не только бухгалтерии, обязанности которой определены особо) при поступлении тех или иных документов:
зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов (форма журнала учета поступающих грузов утверждена постановлением Госкомстата РФ от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету продукции, товаро-материальных ценностей в местах хранения»).
Записи в журнал делаются уполномоченными работниками по мере поступления запасов на основании сопроводительных товаро-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке;
проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренных договором. Выполнение данной функции целесообразно проводить в два этапа. Во-первых, проводить проверку непосредственно при поступлении грузов. Для этого комиссия, принимающая грузы, должна располагать необходимой информацией. Во-вторых, осуществлять последующий контроль при обработке расчетных и сопроводительных документов в бухгалтерии (при наличии службы снабжения нелишним будет проведение подобной проверки и в подобном подразделении). Разумеется, работники бухгалтерии также должны располагать копиями договоров и приложений к ним, в которых имеются необходимые данные;
проверить правильность расчетов в расчетных документах. Проверку расчетов (прежде всего, арифметическую) также уместно проводить и при приемке, и при обработке документов – то есть в местах поступления или хранения материалов и в бухгалтерии;
акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично, или мотивированно отказаться от акцепта (оплаты). Право проставления акцепта или оформления отказа от него может быть установлено распорядительными документами организации или приложением к учетной политике. В крупных организациях это право может быть предоставлено представителям отдела снабжения, в небольших – бухгалтерии. В любом случае окончательное решение об оплате должны принимать руководитель организации и главный бухгалтер, как лица, непосредственно несущие полную ответственность за деятельность организации. Трудовым кодексом РФ, вступившим в действие 1 февраля 2002 года, предусмотрена возможность привлечения к полной материальной ответственности и иных должностных лиц организации. Однако для того, чтобы это стало правомерным и осуществимым необходимо, как минимум, пересмотреть условия коллективного договора между администрацией и работниками организации (статья 243 ТК РФ);