По командировкам за границу:
Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.
Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.
2.2. Аудит учета расчетов с подотчетными лицами ООО «Инфосервис»
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Инфосервис» возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники ООО «Инфосервис», получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами ООО «Инфосервис» по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Не всегда ООО «Инфосервис» расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобнее и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и т.д. Для этого деньги выдаются из кассы сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке были израсходованы не все деньги, то остаток сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник переплатил (добавил свои деньги), то сумма переплаты организация должна ему компенсировать.
Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете.
Аудитор при проверке должен знать, что получать деньги в подотчет имеют право, только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Эти правила предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так в этом документе сказано, что сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании. Сделать это он должен не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40..
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае «подотчетники» должны отчитываться не позднее чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе проверке предприятие могут оштрафовать за нарушение Порядка ведения кассовых операций.
Аудитор должен проверить чтобы, расчеты с подотчетными лицами
учитывались на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используют журнал-ордер № 7. Но предприятие может и само разработать форму аналитического регистра. Главное, чтобы в нем отражались те же сведения, что и в журнале-ордере № 7, а именно: когда и кому выданы деньги, в каком размере, когда сдан авансовый отчет, на какие счета бухгалтерского учета отнесены расходы «подотчетника».
Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а «подотчетник» ставит в ордере свою подпись. Необходимо проверить, чтобы эту операцию бухгалтер предприятия отразил следующей проводкой: Дебет 71 Кредит 50 - выданы деньги под отчет.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия и организации, кроме бюджетных. Авансовый отчет заполняется от руки или на компьютере. Он составляется в одном экземпляре. Важно проверить, чтобы он был правильно оформлен.
На лицевой стороне этого документа должны быть указаны:
- наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику;
- номер авансового отчета и дата его составления;
- структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет;
- фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника;
- назначение аванса;
- сумма, выданная из кассы сотруднику;
- расход и остаток (перерасход) денег.
На лицевой стороне отчета предусмотрена таблица для отражения
бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм. Обратить внимание нужно на то, что в новом авансовом отчете под линией отреза появилась расписка. Ее заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет.
На обратной стороне авансового отчета в специальной таблице приводится перечень документов, которые подтверждают расходы работников. Еще здесь указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету. В последней графе таблицы записывают и номер счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы.
К товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек. Только так «подотчетник» может доказать, что он действительно заплатил продавцу. Исключение составляют только те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата. Но тогда в товарных чеках должно быть написано, что продавцу разрешается торговать без ККМ.
Если из авансового отчета видно, что «подотчетник» истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо (остаток) по данному авансовому отчету будет нулевым. То есть ни за работником, ни за предприятием задолженности не образуется. В графах авансового отчета «Остаток» и «Перерасход» бухгалтер должен поставить прочерки.
Если же часть денег осталось неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия, при этом в авансовом отчете он должен указать сумму остатка. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку: Дебет 50 Кредит 71- получен остаток денег от подотчетного лица.
Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию ООО «Инфосервис», где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия
списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет, (срок хранения авансового отчета установлен Перечнем типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом).
Напомним еще об одном требовании, котором неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Ведь часто бывает так, что кто-то из работников еще не отчитался по подотчетным деньгам - тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 240 «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)», а кредиторскую - по строке 625 «Прочие кредиторы». Если этого не сделать, то организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.