Нужно проверить, что счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так, при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудования, требующего монтажа, дебетуется счет 07 «Оборудование к установке» и кредитуется счет 71.
Дт 07 Кт 71 - Организацией отражено приобретение подотчетными лицами оборудования, требующего монтажа
При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Дт 08 Кт 71 - Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражаются по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары».
Дт 10, 47 Кт 71 - Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость» в корреспонденции с кредитом счета 71.
При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Оплата расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20, 23, 25, 26, 44.
Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 71 - Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Расходы, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции с кредитом счета 71.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Дт 94 Кт 71 - Организацией отражены суммы, не возвращенные в
установленные сроки подотчетными лицами
В дальнейшем суммы, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются с кредита указанного счета в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда).
Сальдо по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам. Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдачи и каждому авансовому отчету.
2.3. Совершенствование аудита расчетов с подотчетными лицами
ООО «Инфосервис»
В качестве рекомендации ООО «Инфосервис» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.
Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Инфосервис» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.
Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.
В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с
подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.
Если раньше подотчетное лицо могло забыть о том, что ему нужно отчитаться по подотчетным сумма, то теперь данная программа оповестит, о том, что остался один день или сегодня необходимо сдать авансовый отчет, со всеми приложенными к ним документам. А при установлении правовой системы, бухгалтер в любое время и без ошибочно сможет найти ту или иную информацию, связанную с выдачей денежных средств подотчет.
Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рассмотрев аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Инфосервис» можно сделать следующие выводы:
ООО «Инфосервис» было зарегистрировано как самостоятельное юридическое лицо 11 января 1996 года. Полное фирменное наименование – Общество с Ограниченной Ответственностью «Инфосервис», сокращенное название - ООО «Инфосервис».
По результатам изучения вопросов в целом можно сказать, что система внутреннего контроля в ООО «Инфосервис» имеет среднюю надежность (75%), то есть отдельные элементы системы внутреннего контроля содержат существенные отклонения от нормативных требований.
Отчетность представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период. Отчетным годом в ООО «Инфосервис», как и в других организациях признается, период с 1 января по 31 декабря включительно. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером предприятия.
Учетная политика ООО «Инфосервис» разработана на основании и в соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 №129-ФЗ, Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.07.1998г. №170 № 34н, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. № 60н.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Инфосервис» возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники ООО «Инфосервис», получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
В качестве рекомендации ООО «Инфосервис» можно предложить тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц. Проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов. Для этого можно предложить выделить человека именно для расчетов с подотчетными лицами, чтобы он один следил за этим учетом.
Хорошо было бы конкретизировать или изменить приказ «О выдаче денежных средств в подотчет», на каждого человека, чтобы на одного человека приходился один вид расхода. А не на одного возлагать ответственность за понесенные расходы. На ООО «Инфосервис» в штате работает достаточное количество работников, чтобы эту идею воплотить. В таком бы случае снизилась бы нагрузка, возложенная на одного человека.
Предприятие полностью компьютеризировано в связи с этим есть возможность внедрения программы, более детального отслеживания выдачи и расхода подотчетных сумм.
В результате совершенствования бухгалтерского учета при расчетах с подотчетными лицами уточняется и убыстряется порядок учета подотчетных сумм.
Но, так как организация не большая, то целесообразно сохранение существующего состояния учета в будущем году, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему и если позволяют средства, то не одну, для более точного выяснения того или иного вопроса.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» № 119-ФЗ от 07.08.01г.
2. Адамс Р. Основы аудита: Пер. с англ. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 2006. -398 с.
3. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2006. – 432 с.
4. Аренс Э.А., Лоббек Дж.К.: Аудит: Пер. с американского пятого изд. – М.: Финансы и статистика, 1995. – 558 с.
5. Аудит: учебник для студентов / под ред. В.И. Подольского. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА: Аудит, 2008. – 744с.
6. Аудит: учебник пособие / И.Н. Богатая, Н.Т. Лабынцев, Н.Н. Хахонова. – 4-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007. – 506с.
7. Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита. Издание 5-е, переработанное и дополненное – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», Рилант, 2000. – 656 с.