1.3. Структура проведения переговоров
Переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов – подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается успех переговоров. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их окончательный результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными, затяжными, конфликтными, или они пройдут быстро без срывов.
Подготовка к переговорам включает два основных вопроса: решение организационных проблем и проработку самого процесса переговоров.
К организационным проблемам относятся: составление программы приема, формирование делегации участников переговоров, определение места и времени переговоров и т.д.
Наибольшего внимания, затрат сил и времени требует подготовка программы приема иностранных партнеров. Основными элементами этой программы являются: порядок встречи; персональный состав встречающих; приветствия и представления, приветственные речи; рассадка по автомашинам; деловая часть программы (встречи, беседы, переговоры); приемы, завтраки, обеды и др.; культурные мероприятия; поездки по стране; окончательные проводы.
Порядок встречи делегации
Здесь следует соблюдать следующие протокольные правила. Ранг и должность встречающего главы делегации должны соответствовать рангу и должности приезжающего главы делегации, т.е. если приезжает глава иностранной фирмы, то его должен встретить глава фирмы принимающей. Для встречи обычно прибывает глава принимающей делегации в сопровождении 2-3человек. Если гость приезжает вместе с супругой, то его встречает глава делегации также с супругой. Приветствие и представления Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала его супруга встречать супругу гостя, то он представляет и ее.Вторым представляется гость – глава иностранной фирмы и представляет свою супругу. Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации, которые приехали встречать гостей, по рангам ( по нисходящей). Если среди встречающих есть женщины, то их представляют в первую очередь. Если женщин несколько, то их представляют по рангам, а затем мужчин – также по рангам. После этого глава приехавшей делегации таким же образом представляет и членов своей делегации. Встречая (или провожая) делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны должен вручить цветы всем дамам, входящим в состав делегации или прибывшим вместе с членами делегации. В данном случае уместно преподносить цветы, заве6рнутые в целлофан. Теплая встреча способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому зарубежных гостей, приезжающих на фирму по приглашению или для ознакомления с ее деятельностью, глава фирмы должен встретить и приветствовать на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники фирмы. Провожает гостей тоже глава фирмы. Обращение Дипломатический протокол и этикет четко определяют правила, согласно которым следует обращаться к главам государств, министрам, послам. Имя и фамилия высоких особ при этом не упоминается: Ваше Величество (Your Majesty), Ваше Королевское Высочество или Ваше Высочество (Your Highness). К чрезвычайному и полномочному послу обращаются: Ваше превосходительство (Your Excellency), к католическому кардиналу или папскому нунцию – Ваше святейшество (Your Holiness). К президенту и его супруге обращаются: Господин президент и Госпожа плюс фамилия. В западноевропейских странах при обращении друг к другу принято присоединять к имени звание или должность. В большинстве стран можно обращаться к людям без упоминания их фамилии: господин мэр, господин доктор. Исключением является Германия, где даже в подобном случае все-таки присоединяется фамилия: доктор Шульц. Женщин могут назвать по званию мужа. Рассадка по автомобилям После взаимных представлений и приветствий хозяева и гости рассаживаются по автомобилям. В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если гость прибыл с супругой, то рассадка по автомобилям выглядит таким же образом. Если в автомобиль должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между двумя главными пассажирами. При следовании на какие-либо церемонии в автомобилях, как правило, занимается только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает либо откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе. Если условия не позволяют подать машину правой стороной к тротуару, пассажир, занимающий наиболее почетное место, садится через левую дверцу, и остальные также через левую дверцу. По прибытии автомобиль припаркуется таким образом, чтобы выход был с правой стороны. В том случае, когда в качестве транспорта используется такси, нарушением протокола считается предложение почетному гостю сесть на переднее место рядом с водителем. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль и водитель - встречающий член делегации, то тогда самым почетным местом будет место рядом с ним. Перед тем как ваши гости сядут в автомобиль или захотят выйти из него, необходимо открыть им дверцу, а затем закрыть ее за ними. Эта обязанность лежит на членах встречающей делегации и в зависимости от рассадки по автомобилям может лежать и на водителе, и на переводчике, и на одном из сопровождающих лиц. Если вы сопровождаете делегацию в гостиницу, то ни в коем случае не бросайте гостей у входа в гостиницу. Это невежливо – у них могут возникнуть вопросы при оформлении документов. Но провожать гостей до их номеров не следует, поскольку своими действиями вы вынуждаете пригласить вас в номер на чашку кофе или чая. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о визите вежливости (протокольном визите). Визит вежливости В соответствии с общепринятой практикой, прежде чем начать деловую часть своего визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является как бы ответом на встречу гостя при его приезде. Необходимость в протокольном визите объясняется и тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания, внести какие-либо изменения в нее, если это необходимо. Право выбора конкретного времени и места встречи остается за гостями. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации. В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь или помощник, который проводит его к руководству учреждения. Руководство принимающей организации только в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости, может само их встречать. В кабинете руководителя желательно иметь место, специально отведенное для приема гостей. Если у вас в кабинете есть диван и два мягких кресла, то почетным местом для гостя является диван. Принимающий садится в кресло, стоящее с левой стороны от дивана так, чтобы гость оказался по его правую руку. Если же гость и принимающее его лицо садятся вместе на диван, то таким образом, чтобы гость оказался опять-таки по правую руку от хозяина. Гость садится только после того, как сел хозяин кабинета. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самом почетном месте на диване по правую руку от хозяина кабинета будет сидеть дама, по левую руку – главный гость. Переводчик сидит произвольно. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения. Поскольку протокольный визит длится 20-30 минут, то уже через 5-7 минут может быть подано угощение: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье. Спиртные напитки не подаются. Инициатива ведения беседы находится у принимающей стороны. Инициатива ухода с приема – за гостями. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе. После окончания визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится уже за столом переговоров. Рассадка за столом переговоров Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам. Чаще используется другой вариант: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними переводчики и далее члены делегаций по рангам. Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании председательствует хозяин, а далее по алфавиту. Этикет переговоров Во время встреч и переговоров на столах должны быть заранее поставлены бутылки с минеральной водой, открывалки и безупречно чистые стаканы. В случае если поставить на стол пепельницу, это является знаком, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения. Комната для переговоров должна иметь надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж. В любом случае гостям необходимо предложить выбрать себе места. Если в переговорной комнате есть телефон, позаботьтесь, чтобы он не звонил во время заседания. Вся обстановка должна способствовать спокойной беседе, чтобы партнеры могли говорить без помех и не отвлекались. На входную дверь следует повесить табличку: «Не входить, идут переговоры». Как бы медленно ни шли дискуссии, как бы ни были въедливы партнеры, следует всегда сохранять выдержку, терпение, не повышать голоса, не делать замечаний, не ходить рассержено по комнате. Пытаясь изменить в свою пользу ход переговоров, никогда не следует прибегать к уловке, которую иногда позволяют себе представители на переговорах: они говорят, что кое-кто предлагает им более выгодные условия сделки. В солидных деловых кругах это считается шантажом и бестактностью. Там принято считать, что каждый волен выбирать себе самого выгодного компаньона, но должен делать это достойно, не оскорбляя других.Сувениры Нельзя забывать еще об одной немаловажной мелочи – сувенирах для партнеров, особенно при переговорах с азиатскими бизнесменами, которые к этому относятся очень серьезно. Но и при встречах с американцами или западноевропейцами нужно заготовить какие-либо существенные дары на случай приема у руководства фирм. Согласно этикету, при первой встрече подарки дарят хозяева, а не гости. Поэтому нужно обязательно преподнести что-либо прибывшему к нам зарубежному представителю в знак того, что его рассматривают как почетного клиента и рассчитывают на длительные отношения. При последующих встречах обмен подарками становится обязательным. Подарки нужно готовить и дарить строго по рангам. Если, например, вы вручите президенту фирмы такой же подарок, как и вице-президенту, это будет расценено как оскорбление или, в лучшем случае, как знак вашей полной неотесанности. Особенно чувствительны к нарушениям субординации японцы, корейцы, китайцы и другие представители азиатских обществ, построенных на строгой иерархии. Особое внимание следует уделить упаковке. Известны случаи, когда иностранцы явно не осознавали подлинной ценности подарка, поскольку он был замотан в презентабельную бумагу и напоминал нечто купленное по дешевке. А ведь в качестве подарка может быть вручена и палехская брошь, и запонки из янтаря, и гжельская керамика. Очень весомый подарок (для высшего лица в компании) – авторская картина или оригинальная чеканка. Не рекомендуется дарить матрешки и самовары – они есть почти у всех иностранцев. Следует избегать и повторения подарков, кроме спиртных напитков. Это считается серьезным нарушением этикета. Подарки будут выглядеть весомее, если их украсить гравировкой илимонограммой, либо эмблемой вашей компании, либо инициалами того, кому предназначается данный подарок. 1.4. Роль переводчика на переговорах Многочисленные контакты с представителями зарубежных стран стали повседневной практикой. Довольно часто общение лиц, участвующих в международных коммерческих переговорах, может протекать без участия переводчиков, особенно если требуется использование языков, имеющих мировое распространение - английского, французского, немецкого. Однако когда от простого общения надо перейти к тщательной проработке каждого пункта договора, где неточное слово или выражение может привести к непредвиденным убыткам одной или обеих сторон, к неправильному или даже незаконному получению или использованию прибыли и другим неприятностям, лучше не рисковать и прибегнуть к услугам переводчика. Кроме того, необходимость использования таких языков, как арабский, финский, китайский, корейский, также, как правило, требует работы переводчиков, так как эти языки менее популярны в мире. Как правило, каждая из сторон, участвующих в переговорах, включает в состав группы своего переводчика, а может быть, и нескольких. В деловых встречах и переговорах переводчик находится в своеобразном положении. С одной стороны, его услуги необходимы, а следовательно, он – обязательный участник переговоров. Но своеобразие его положения в том и состоит, что, с другой стороны, при всей своей необходимости его не должно быть заметно, он должен быть «невидимкой». Это не самостоятельный участник деловых переговоров, это «инструмент», с помощью которого процесс деловых международных переговоров протекает наиболее эффективно. Используя услуги переводчика, участник переговоров во время перевода предыдущей фразы имеет дополнительное время на обдумывание высказанных им идей и предложений, поскольку время, затрачиваемое переводчиком на перевод предыдущей фразы, для участника переговоров – пауза, позволяющая лучше обдумать будущие слова, сконцентрировать свое внимание на смысле и содержании своих будущих фраз. Переводчик не имеет возможности высказывать собственные мысли, это только посредник, однако он обязан абсолютно точно передавать на двух языках не только смысл высказываний, но и их эмоциональную окраску, стиль речи говорящего, даже темп речи и интонационный строй, по возможности, конечно. Такое «вживание» в образ того, чью речь приходится переводить, требует от переводчика большого физического и эмоционального напряжения. Этичным со стороны участников деловых встреч и переговоров бизнесменов разных стран будет учет особенностей в условиях труда переводчика. Этические нормы требуют от говорящих использовать короткие фразы, которые должны быть предельно простыми, не употреблять метафор, идиоматических выражений, пословиц и поговорок. Дело в том, что лишь очень квалифицированный переводчик умеет быстро сориентироваться и подыскать аналогичную поговорку или идиоматическое выражение на том языке, на который он переводит: например, русское выражение «между молотом и наковальней» перевести на китайский как «между драконом и тигром». Однако далеко не всегда переводчик сможет быстро отреагировать на подобные затруднения в переводе. Иногда переводчик может не понять, не уловить смысла фразы и перевести ее не вполне точно. Бывает также, что переводчик хочет уточнить для себя содержание высказывания и поэтому переспрашивает того, чьи слова он должен перевести. И в том, и в другом случае говорящему не следует выказывать недовольства, раздражения, делать замечания переводчику, поскольку это может нервировать последнего, что отразиться негативно на качестве его работы. Кроме того, то лицо, которому переводят высказывание, может, не разобравшись в разговоре на чужом языке, отнести неудовольствие и раздражение на свой счет, что повлечет непредсказуемые последствия. Во время деловых приемов переводчик размещается слева от того лица, чью речь надо будет переводить. Если услуги переводчика не требуются во время беседы за столом, его сажают на другое место, которое он покидает лишь тогда, когда надо приступить к переводу: он садится чуть в стороне и сзади того лица, чью речь надо переводить, и осуществлять перевод. Неэтично «переиначивать», переформулировать переводимые слова и фразы, однако перевод не должен быть дословным – языковые нормы того языка, на который переводят, должны быть сохранены. Хотя ранее было сказано, что роль переводчика во время переговоров не самостоятельная, однако грамотный, этически образованный руководитель должен проявлять заботу о переводчике, учитывая специфические условия его труда: во время переговоров следует относится к переводчику с должным уважением, в конце переговоров обязательно поблагодарить за помощь в общении, за вклад в работу. Переводчику же необходимо также глубоко понимать значимость своего труда, свою роль, которая внешне мало заметна, но в конечном счете достаточно сильно влияет на успех экономических, культурных и других контактов фирмы. Самый лучший переводчик – тот, который незаметен при общении и вместе с тем обеспечивает это общение таким образом, что деловым партнёрам начинает казаться, что они общаются друг с другом на понятном им обоим языке. 2. ОСОБЕННОСТИ РЕЧЕВОГО ЭТИКЕТА ЯПОНЦЕВ 2.1. Этикет в диалоге Как известно, речевой этикет имеет свою историю и меняется вместе с изменением условий существования народа, социальных отношений, а также под влиянием других факторов, отражая национальный характер народа. Любой язык имеет свои особенности речевого этикета. Но, как отмечается во многих трудах японских лингвистов на эту тему, в японском языке речевой этикет занимает особое место. В силу исторических, географических, природных и других причин японцы всегда стремились к объединению. Японец до сих пор чувствует себя спокойно и уверенно только тогда, когда он является членом какого либо коллектива. В учреждениях, фирмах служащие ощущают себя как члены одной команды и очень заботятся о поддержке микроклимата в своем коллективе. Этому способствует и то, что каждый японец постоянно помнит, какое социальное положение он занимает, и ведет себя подобающим образом. Японец проявляет очень большую избирательность в отношении к собеседнику, для него важна группа, к которой тот принадлежит. В связи с этой особенностью японцы воздерживаются от разговора с малознакомыми людьми. Общение в стране в большей степени способствует обычай обмениваться при знакомстве визитными карточками, который распространен в Японии как ни в одной другой стране мира. На карточке указаны не только имя, но обязательно и название организации (или компании), а также должность владельца, его служебный, а иногда и домашний номер телефона. В целом для японского этикета характерно учитывание таких факторов, как общественное положение, возраст и пол собеседника. Так, старшие по возрасту и лица более высокого социального положения всегда являются вышестоящими по отношению к партнеру. Мужчины на социальной лестнице традиционно занимают более высокое положение, чем женщины, что находит отражение как в обиходном, так и в официальном деловом общении. Японцы до сих пор строго соблюдают сложившиеся веками нормы вежливой речи, без которой трудно представить себе диалог на любую тему. Особенно характерны формы и степени выражения благодарности. Обычное слово «спасибо» приобретает самые различные оттенки в зависимости от социального и служебного положения собеседника, а также от характера услуги или внимания, за которые выражается благодарность. Это:どうも お礼を申しますありがとう ご苦労様ありがとうございます 恐れ入りますありがとうございました お世話になりました感謝いたします いただきます Каждая из этих форм имеет конкретную значимость, определенную обусловленность и предполагает соответствующую ситуацию. Например «恐れ入ります» применяется в знак благодарности за комплимент или похвалу, а также в случае приглашения к столу (для трапезы) или предложения занять место (только в отношении вышестоящих или старших лиц). «ご苦労様» применяется для выражения благодарности за оказанную услугу ( только в отношении нижестоящих или младших лиц). «お世話になりました» употребляется для выражения благодарности в значении «спасибо за внимание, помощь, обслуживание». «いただきます» преимущественно используется в тех случаях, когда принимается предложенное угощение. Для выражения благодарности в значении «спасибо за угощение» применяется форма «ご馳走様でした». Итак, характеризуя особенности речевого общения японцев, можно выделить следующие основные моменты:1. В большинстве социальных ситуаций японец не управляет ходом беседы и не пытается ее поддерживать. В разговоре он не стремится господствовать или убеждать. Японец обычно делает короткие замечания и не произносит длинных тирад. Типичным для японца является чувство ответственности за свои слова.2. Японец не склонен сам начинать разговор, он предоставляет это делать другим. Говори он с осторожностью, однако в хорошо знакомой компании преображается и разговаривает охотно, правда, и в этом случае предпочитает обходиться без частных высказываний.3. Обычно японцу не свойственна беглость речи, в разговоре он часто делает паузы, задумывается, как бы подбирая слова.4. Исследования свидетельствуют о том, что большая часть японцев испытывает определенное чувство страха перед устным высказыванием, и поэтому, как правило, неохотно соглашается на публичные выступления. 2.2. Этикет в деловых переговорах Японцы с детства воспитываются в духе «групповой солидарности», учатся подавлять свои индивидуалистические порывы, сдерживать амбиции, не выпячивать свои сильные качества. Японская мораль считает узы взаимной зависимости основой отношений между людьми. Поэтому японские предприниматели привыкли судить о партнере, прежде всего по его принадлежности к той или иной группе. Японские бизнесмены чрезвычайно щепетильны и очень ответственно относятся к принимаемым на себя обязательствам. Не удивительно, что даже проведение предварительных переговоров они рассматривают как обязывающий шаг и не склонны делать его, не получив о партнере и его предложениях по возможности исчерпывающей информации. Иностранец, впервые встретившийся с японскими бизнесменами, порой бывает крайне удивлен неспешным темпом деловых переговоров. Обсуждение часто начинается с вопросов, не имеющих никакого отношения к предмету переговоров, и лишь через некоторое время японцы переходят к сути дела. Причем, чем серьезнее поставленные на повестку дня вопросы, тем больше внимания уделяется второстепенным деталям. Терпение в Японии считается одной из главных добродетелей, в том числе и в бизнесе. Японцы традиционно стараются не вступать в открытую конфронтацию с собеседником. Если они хотят сказать «нет», то, скорее всего, станут говорить, что «это трудно». Чтобы не огорчать партнера однозначным отрицательным ответом, они могут также сослаться на плохое самочувствие или ранее данные обещания. Японцы не любят рисковать, и стремление не проиграть может оказаться у них сильнее, чем желание выиграть. В Японии существует особая система принятия решений, суть которой состоит в том, что в обсуждение проблемы, ее рассмотрение и согласование, вовлекается большой круг лиц — от руководителя фирмы до рядового сотрудника, на что уходит немало времени. На этой же стадии определяются конкретные пути выполнения решений. Когда японцы встречаются с очевидной уступкой со стороны партнера, они чаще всего отвечают тем же. Другое дело, что их мораль разделяет поступки не на хорошие и дурные, а на подобающие моменту и неподобающие ему, поэтому они полагают само собой разумеющимся, что соглашение с партнером имеет силу лишь до тех пор, пока сохраняются условия, в которых оно было достигнуто.