Введение
Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности приходят и уходят, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.
Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:
добавить в базу данных одну или несколько записей;
удалить из базы данных одну или несколько записей;
найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию;
обновить в базе данных значение некоторых полей.
Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными.
MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.
Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:
доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;
СУБД полностью русифицирована;
возможность использования OLE технологии;
интегрированность с пакетами Microsoft Office;
поддержка WWW-идеологии (только в Access 97);
визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;
широко и наглядно представлена справочная система;
наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.
Запустить систему Access можно несколькими способами:
запуск с помощью главного меню в WINDOWS 95/98;
запуск с помощью ярлыка на рабочем столе или панели MS Office;
открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.
При наличии вопросов о Microsoft Access прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в документации или в справочной системе.
В этой работе мы предлагаем набор заданий, которые позволят освоить основные приемы работы с СУБД Access. Помогать при работе с СУБД Access могут карточки подсказки. Они предназначены для обучения непосредственно в процессе работы с Microsoft Access и после открытия базы данных будут постоянно сопровождать любые действия пользователя.
Занятие 1
Создание базы данных. Ввод и форматирование данных
Загрузите систему WINDOWS. Загрузите СУБД ACCESS. Появятся выплывающие карточки-подсказки. Сверните их. Если вам понадобится подсказка, то в любой момент вы можете вызвать карточки в меню Справка или соответствующей кнопкой на панели инструментов.
Сначала нужно создать новую базу данных.
Выполним следующую последовательность действий: в меню Файл выберем команду Создать. Имя файла: skaz.mdb. OK. Перед вами появилось диалоговое окно «База данных».
Внимательно прочитайте назначение кнопок на панели инструментов, медленно перемещая курсор мыши по кнопкам.
После этого создайте таблицу, выполнив следующую последовательность действий: Таблица/Создать/Новая таблица.
Создание таблицы, то есть определение входящих в таблицу полей, производится заполнением специальной таблицы:
| Поле | Тип данных | Описание |
Заполните такую таблицу, внеся в нее следующие данные:
| Поле | Тип данных | Описание |
| № | Счетчик | |
| Персонаж | Текстовый | |
| Профессия | Текстовый | |
| Особые приметы | Текстовый | |
| Герой | Логический | Положительныйили отрицательный герой |
Поле № не обязательное, мы его вводим для того, чтобы определить ключевое поле, так как любая таблица должна иметь ключ.
Созданную таблицу нужно сохранить, дав ей имя с помощью команд: Файл/Сохранить как..., Имя таблицы: «Персонаж», OK.
Введите информацию в таблицу Таблица/«Персонаж»/Открыть и обычным образом введите данные, например такие:
| № | Персонаж | Профессия | особые приметы | герой |
| 1 | Буратино | деревянный человечек | длинный нос | Да |
| 2 | Папа Карло | Шарманщик | Да | |
| 3 | Карабас Барабас | директор кукольного театра | длинная борода, достающая до пола | Нет |
| 4 | Лиса Алиса | Мошенница | хромая на одну ногу | Нет |
| 5 | Кот Базилио | Мошенник | слепой на оба глаза | Нет |
| 6 | Мальвина | артистка театра | девочка с голубыми волосами | Да |
| 7 | Дуремар | Фармацевт | характерный запах тины | Нет |
| 8 | Тортилла | хранительница золотого ключика | черепаха | Да |
При помощи мыши выделите:
а) запись 5,
б) запись 3,
в) с третьей по седьмую запись. Отмените выделение.
г) Выделите все записи. Отмените выделение.
д) Выделите поле «Персонаж».
е) Выделите одновременно поля: «Профессия», «Особые приметы» и «Герой», отмените выделение.
ж) Выделите все поля. Это можно сделать при помощи мыши или в меню Правка выбрать команду Выделить все записи.
Отмените выделение.
Выделите:
а) В поле «Особые приметы» отметьте шестую запись.
б) В поле «Персонаж» выделите с четвертой по шестую запись.
в) Не отпуская кнопку мыши, отметьте эти же записи в полях «Особые приметы» и «Герой».
Отмените выделение.
Выделите всю таблицу.
Отмените выделение.
Измените ширину каждого столбца, так чтобы ширина колонок была минимальной, но был виден весь текст.
Это можно сделать при помощи мыши, раздвинув столбцы или следующим образом.
Выделите нужный столбец и нажмите правую кнопку мыши, в контекстном меню выберете команду «Ширина столбца»; в открывшемся окне нажмите кнопку По ширине данных.
Проделайте такую же работу со всеми полями.
Высоту строки можно изменить аналогичным образом с помощью мыши или в меню Формат командой Высота строки. Причем достаточно отредактировать одну строку, высота остальных строк изменяется автоматически.
Любым способом измените высоту строки и сделайте ее равной 30.
Измените шрифт таблицы на Arial Cyr, размер шрифта 14, полужирный.
Изменить шрифт можно так: вывести указатель мыши за пределы таблицы и нажать левую кнопку мыши, в контекстном меню выбрать Шрифт или в меню Правка на панели инструментов выбором команды Шрифт.
Измените шрифт текста на Times New Roman Cyr, размер шрифта 10.
Измените ширину полей.
а) Сделайте столбец «Персонаж» шириной 20.
б) Столбец «Особые приметы» шириной 25.
Вы видите, что текст в этих полях напечатался в две строки.
Подгоните ширину столбцов так, чтобы текст вмещался полностью.
Выполните сортировку таблицы по полю «Персонаж» в порядке, обратном алфавитному.
Это можно сделать так. Выделите поле «Персонаж» и нажмите кнопку Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Верните таблицу в исходное состояние.
Сохраните таблицу «Персонаж».
Закройте таблицу «Персонаж».
Занятие 2
Редактирование базы данных
Откройте таблицу «Персонаж» и добавьте в конец таблицы следующие записи:
| № | Персонаж | Профессия | особые приметы | герой |
| 1 | Артемон | Пудель | очень умный пес | Да |
| 2 | Трактирщик | хозяин таверны "Три пескаря" | жаден и скуп | Нет |
Это можно сделать тремя способами:
а) Передвинуть курсор в конец таблицы и ввести новые записи.
б) На панели инструментов нажать кнопку Новая запись.
в) В меню Записи выбрать команду Ввод данных.
Скопируйте первую запись на место шестой записи.
Удалите пятую запись.
Скопируйте первую запись в конец таблицы.
Измените профессию Дуремара на продавец пиявок.
Это можно сделать так: отметить курсором мыши запись фармацевт, удалить ее в буфер и с клавиатуры ввести продавец пиявок. Или следующим способом: открыть меню Правка на панели инструментов, выбрать команду Заменить... На экране появится диалоговое окно замены. Ввести формат замены.