Редактирование информации в документах Word (стр. 2 из 2)
Дата Ввод даты
Текущая дата/Текущее время Отображает текущую дату и текущее время. Эти поля не могут быть изменены.
Вычисление Использует поле =(Формула) для вычислений
Поля слияния
Поля слияния, вставляемые в основной документ слияния, указывают места, куда будут помещаться сведения, взятые из выбранного источника данных. Так, поле слияния "Город" указывает место, куда будут вставлены сведения из поля данных "Город".
Чтобы вставлять поля слияния, нажмите кнопку “Поля слияния” на панели слияния. Нельзя вставить поля слияния, введя символы полей («») с клавиатуры или вставив эти символы с помощью команды Символ (меню Вставка).
Если включен режим отображения кодов полей, на экране видны коды MERGEFIELD, например { MERGEFIELD Город }. Нельзя изменять имя поля в инструкциях MERGEFIELD; имя поля должно полностью соответствовать связанному с ним имени поля в строке заголовка источника данных. Режим просмотра кодов полей (то есть видны или скрыты коды) не влияет на способ вставки сведений из источника данных.
Поля форм
{ FORMCHECKBOX }
{ FORMDROPDOWN }
{ FORMTEXT }
Эти поля вставляют в форму флажок, раскрывающийся список или поле, соответственно. Пользователю не разрешается самостоятельно вставлять или изменять эти поля. Для их вставки следует использовать команду Поле формы (меню Вставка) или кнопки "Флажок", "Поле со списком" и "Текстовое поле" на панели инструментов "Формы". Для изменения этих полей следует использовать кнопку "Параметры поля формы" на панели инструментов "Формы".
Способы использования полей
С помощью полей можно упростить и облегчить выполнение множества распространенных операций. Чтобы увидеть, какие типы сведений можно вставлять в виде полей, выберите команду Поле в меню Вставка, а затем прокрутите список полей.
Одновременное обновление одинакового текста в разных местах документа
Предположим, что в большой документ требуется несколько раз включить текст юридического заявления, каждое слово в котором должно быть скрупулезно выверено. Скорее всего, текст этого заявления придется несколько раз редактировать. Чтобы при каждом изменении текста заявления изменения происходили во всем документе, следует сначала определить этот текст в качестве элемента списка автотекста. Затем вставьте заявление в виде поля AUTOTEXT, которое ссылается на элемент списка автотекста. (Выберите команду Поле в меню Вставка, выделите "Связи и ссылки" в списке "Категории", а затем выберите "AutoText" из списка "Поля". Для выбора нужного элемента списка автотекста нажмите кнопку "Параметры".) По окончании изменения текста переопределите элемент списка автотекста. Окончательный вариант текста появится там, куда вставлено поле AUTOTEXT.
Вставка другого документа в активный документ
Для вставки целого или части определенного документа в текущий документ применяется поле INCLUDETEXT. Если вставленные сведения будут обновлены в исходном документе, просто обновите поле INCLUDETEXT, чтобы перенести новые сведения в текущий документ. Чтобы вставить поле INCLUDETEXT, выберите команду Поле в меню Вставка, выделите "Связи и ссылки" в списке "Категории", а затем выберите "IncludeText" из списка "Поля".
Вставка даты и времени создания или печати в документ
Вместо команды Дата и время из меню Вставка используйте поля CREATEDATE и PRINTDATE. Поле CREATEDATE вставляет в документ дату и время первого сохранения документа под таким именем. Поле PRINTDATE вставляет в документ дату и время последнего вывода документа на печать. Чтобы вставить поля CREATEDATE и PRINTDATE, выберите команду Поле в меню Вставка
, выделите "Дата и время" в списке "Категории", а затем выберите "CreateDate" или "PrintDate" из списка "Поля".
Печать заголовков страниц в словарном стиле
Для быстрого поиска нужного имени в большом списке имен следует помещать вверху каждой страницы первое и последнее имена, расположенные на этой странице. Сперва примените стиль (стиль абзаца или стиль символа) для форматирования имени. Затем вставьте два поля STYLEREF в заголовок документа. При выводе документа на печать первое и последнее имена, расположенные на текущей странице, будут печататься в верхней части этой страницы.
Выполнение вычислений
Для выполнения простых арифметических операций и вычисления математических выражений можно использовать поле = (Формула). Приведенное ниже поле = (Формула) суммирует значения элементов, помещенных в столбец таблицы Word. Ключ числового шаблона (\# "# #0,00 р.) добавляет к значению поля символ денежной единицы и разделитель групп разрядов.
Прибыль в этом месяце составила { = SUM(Table3 C2:C7) \# "# #0,00 р. }
Прибыль в этом месяце составила 91 483,54 р.
Вставка поля закладки
Для помещения в документ сведений, взятых из закладки с помощью полей ASK или SET, необходимо вставить поле закладки в то место основного документа, куда требуется вставлять сведения.
1 Установите курсор в позицию вставки сведений.
2 Нажмите клавиши CTRL+F9 для вставки парных символов поля ({ }).
3 В промежутке между фигурными скобками введите имя закладки, определенной в поле SET или ASK.
Если имя закладки также является именем поля Word, перед именем закладки введите REF, например { REF Title }.
Совет. Чтобы быть уверенным, что имя закладки полностью совпадает с именем, указанным в поле ASK или SET, скопируйте имя закладки и затем вставьте его в промежуток между фигурными скобками.
Разрешение вопросов
Вставка закладки в элемент списка автотекста
· При создании элемента списка автотекста из текста, содержащего закладку, закладка остается в этом элементе. При неоднократной вставке элемента списка автотекста в документ, закладка каждый раз удаляется из текста, вставленного ранее, и присоединяется к тексту, вставленному последним.
Создание элемента предметного указателя, содержащего диапазон страниц
Если требуется, чтобы элемент предметного указателя содержал ссылку не на одну страницу. а на диапазон страниц, необходимо отметить этот диапазон с помощью закладки.
1 Выделите диапазон текста, на который должен ссылаться элемент указателя, а затем выберите команду Закладка в меню Правка
.
2 Введите имя в поле "Имя закладки", а затем нажмите кнопку "Добавить".
3 Поместите курсор в текст документа, отмеченный закладкой.
4 Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X.
5 Введите элемент указателя для отмеченного текста в поле “Основной элемент”.
6 Выберите значение "Диапазон страниц". В поле "Закладка" введите или выберите имя закладки для диапазона страниц, указанное на шаге 2.
7 Нажмите кнопку “Пометить”.
Контрольные вопросы.
1. что необходимо сделать чтобы создать элемент предметного указателя содержащий ссылку не на одну страницу. а на диапазон страниц.
2. Как вставить закладки в элемент списка автотекста
3. что необходимо сделать чтобы новый текст или элемент не включился в закладку.
4. Какие типы полей WORD вы знаете. Где они применяются.
Контрольные задания.
Составьте документ который бы содержал:
1. поля «дата», «ASK», «имя автора».
2. Числовое поле.
3. При вставке полей ASK вставьте поле закладки в позицию, где будут печататься сведения, представленные в закладке.
1. Фигурнов Ф. В. IBM-PC краткий курс7-е издание.\М.:1999.
2. Р. Хасселир К. Фанештихт «Операционная среда WINDOWS-97»М.:эконом,1999