Редактирование информации в документах Word (стр. 1 из 2)
Краснодарский государственный университет
культуры и искусств.
Курсовая работа по информатике.
Тема : Использование полей и закладок для редактирования информации в документах Word
Преподаватель Долгих В В
Выполнил: студентка 2-го курса
группа НЭК-99
Вереса Ольга.
Краснодар
2001
оглавление
Автоматическая вставка сведений с помощью полей--- 4
Вставка полей Word в основной документ-------------------------- 4
Добавление данных в источник данных Word-------------------- 5
Правка существующих записей данных---------------------------------------------- 5
Добавление новых полей данных-------------------------------------------------------- 6
Добавление подсказок к полям формы--------------------------------- 7
Добавление элементов в список--------------------------------------------- 7
Заполнение экранной формы---------------------------------------------------- 8
Изменение кодов полей--------------------------------------------------------------- 8
Обновление полей------------------------------------------------------------------------- 9
Параметры текстового поля формы-------------------------------------- 9
Поля слияния--------------------------------------------------------------------------------- 9
Поля форм-------------------------------------------------------------------------------------- 10
Способы использования полей---------------------------------------------- 10
Одновременное обновление одинакового текста в разных местах документа------------------------------------------------------------------------------------- 11
Вставка другого документа в активный документ--------- 11
Вставка даты и времени создания или печати в документ 11
Печать заголовков страниц в словарном стиле--------------- 12
Выполнение вычислений--------------------------------------------------------- 12
Вставка поля закладки------------------------------------------------------------- 12
Разрешение вопросов----------------------------------------------------------------- 13
Вставка закладки в элемент списка автотекста------------ 14
Создание элемента предметного указателя, содержащего диапазон страниц------------------------------------------------------------------------------------------- 14
7 Нажмите кнопку “Пометить”.------------------------------------------------ 15
Контрольные вопросы.-------------------------------------------------------------- 16
Контрольные задания.--------------------------------------------------------------- 17
Список литературы.------------------------------------------------------------------- 18
Автоматическая вставка сведений с помощью полей
1 Поместите курсор в позицию, куда требуется вставить сведения.
Выберите команду Поле в меню Вставка.
2 Укажите категорию, а затем выберите имя поля.
3 Чтобы добавить ключи полей или другие параметры к кодам полей, нажмите кнопку "Параметры".
Примечания
· Для получения более подробных сведений об определенном поле или параметре, выберите имя поля или параметр, а затем нажмите клавишу F1.
· Чтобы вложить поле в другое поле, сначала вставьте поле-контейнер. Затем сделайте видимыми коды полей и вставьте второе поле.
Вставка полей Word в основной документ
1 В основном документе установите курсор в место, куда хотите вставить поле.
Вставьте поле IF или FILLIN туда, где требуется печатать результирующие сведения. В начало документа можно вставить поле ASK или SET.
2 На панели слияния нажмите кнопку "Поля Word", а затем укажите поле.
Если откроется окно диалога, введите в нем сведения для поля.
3 При вставке полей ASK или SET вставьте поле закладки в позицию, где будут печататься сведения, представленные в закладке.
Добавление данных в источник данных Word
Если источник данных является документом Word, в нем можно редактировать записи данных и добавлять в него новые записи и поля данных. Так, чтобы добавить новых клиентов в почтовый список, необходимо создать по отдельной записи для каждого клиента. Чтобы добавить новую категорию сведений ко всем записям (например номер факса или адрес электронной почты), необходимо создать новое поле данных.
Правка существующих записей данных
1 Откройте источник данных в окне диалога Форма данных.
Как это сделать?
Просмотр записей данных в окне диалога "Форма данных"
В зависимости от места текущей работы, отображать записи данных в окне диалога Форма данных можно одним из следующих способов:
· Находясь в окне диалога Слияние, нажмите кнопку "Правка" рядом с кнопкой “Получить данные”, а затем выберите нужный источник данных.
· Находясь в основном документе слияния, нажмите кнопку на панели слияния.
· Если источник данных, созданный в Word, открыт в окне документа, нажмите кнопку на панели базы данных.
Примечание. Если источник данных создан в приложении, поддерживающем DDE (например Microsoft Excel или Microsoft Access), и это приложение установлено на компьютере, нажмите кнопку "Правка" рядом с кнопкой “Получить данные” в окне диалога Слияние или нажмите кнопку на панели слияния, чтобы запустить приложение. Затем можно изменять записи данных файла-источника.
2 Отредактируйте записи, которые требуется изменить.
Для поиска записи данных, которую требуется изменить, нажмите кнопку ”Найти”, а затем ведите поиск, вводя сведения, которые содержатся в этой записи.
3 Для сохранения изменения источника данных нажмите кнопку ”Источник”, а затем нажмите кнопку .
Добавление новых полей данных
1 Откройте источник данных в окне документа.
Как это сделать?
Просмотр записей данных в окне документа
В зависимости от места текущей работы, источник данных можно открыть следующими способами:
· Выберите команду Открыть в меню Файл, а затем укажите нужный источник данных.
· Находясь в окне диалога Слияние, нажмите кнопку "Правка" рядом с кнопкой “Получить данные”, выберите нужный источник данных, а затем нажмите кнопку "Источник".
· Находясь в основном документе, нажмите кнопку на панели слияния, а затем нажмите кнопку "Источник".
2 На панели базы данных нажмите кнопку
.3 В поле ”Имя файла” введите имя для нового поля, а затем нажмите кнопку “Добавить”.
4 Чтобы добавить сведения из нового поля ко всем записям, нажмите кнопку
, а затем отредактируйте записи в окне диалога Форма данных.Добавление подсказок к полям формы
1 Установите указатель на поле формы, к которому будет добавлена подсказка, и дважды нажмите кнопку мыши.
2 Нажмите кнопку "Текст справки".
3 Выберите вкладку "Строка состояния" для вывода подсказки в строку состояния.
Выберите вкладку "Клавиша F1" для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии клавиши F1.
4 Установите требуемые параметры.
Добавление элементов в список
1 Убедитесь, что документ не защищен.
Как это сделать?
Снятие защиты с экранной формы
Для активизации полей экранной формы таким образом, чтобы пользователь имел возможность вводить в них данные, но не изменять сами поля, форма должна быть заблокирована, или "защищена". Для внесения изменений в форму сначала следует снять защиту.
· Выберите Снять защиту в меню Сервис.
При необходимости для снятия защиты введите пароль.
Совет. При разработке формы можно быстро установить или снять защиту с помощью кнопки
.
2 Установите указатель на раскрывающийся список поля и дважды нажмите кнопку мыши.
3 Введите название элемента в строку "Элемент списка".
4 Нажмите клавишу "Добавить".
Заполнение экранной формы
1 Выберите команду Создать в меню Файл.
2 Выберите нужный шаблон формы, установите переключатель "Документ", а затем нажмите кнопку "OK".
3 Заполните форму, введя данные во все поля формы. Для переходов между полями можно использовать клавиши табуляции, возврата каретки или стрелки.
4 Выберите команду Сохранить как в меню Файл.
5 Введите в строку "Имя файла" имя файла, в который будет записана форма с введенными данными.
Для сохранения формы как документа выберите значение "Документ Word" из списка "Тип файла".
Примечание. Если при заполнении экранной формы возникнут трудности, воспользуйтесь подсказкой. Для ее получения поместите курсор на форму и прочтите подсказку в строке состояния или нажмите клавишу F1.
Изменение кодов полей
Допускается редактировать коды поля с целью изменить формат или содержимое соответствующего значения поля. Так, в приведенном ниже примере в коде поля = (Формула) можно заменить 10 процентов на 8 процентов, и тем самым изменить значение поля.
{ = Цена * 10% }
1 Выберите поле.
2 Если отображаются значения полей, нажмите клавиши SHIFT+F9 для отображения кодов полей.
3 Отредактируйте инструкции, записанные за именем поля.
4 Для обновления поля выберите его и нажмите клавишу F9; затем, чтобы увидеть новое значение поля, нажмите клавиши SHIFT+F9.
Примечание. Если выбрать любую из фигурных скобок, окружающих поле ({ или }), будет выделено все поле.
Обновление полей
Если постоянное получение новых сведений возможно, следует периодически обновлять поле для получения нового значения поля. Можно также обновлять связи с объектами, созданными в приложениях OLE.
· Чтобы обновить отдельное поле, выберите поле или его значение, а затем нажмите клавишу F9.
Чтобы обновить все поля в документе, выберите команду Выделить все в меню Правка, а затем нажмите клавишу F9.
Совет. Нетрудно обновлять все поля документа каждый раз перед его выводом на печать. Выполните команду Параметры из меню Сервис
, выберите вкладку "Печать", после чего установите флажок "Обновлять поля".
Параметры текстового поля формы
Параметр Назначение
Обычный текст Ввод текста, чисел, символов или пробелов
Число Ввод чисел