Практика Access
Задание 1. Система управления базами данных MS Access
Использование компьютерной технологии во многих случаях делает жизнь более обезличенной. Информационная революция оказала серьезное влияние на личность человека. Однако, это никоим образом не влияет на возможность с комфортом изучать и с уверенностью использовать Access. Для этого не нужно знать теорию баз данных или компьютерные языки. Access можно использовать для любых целей: для телемаркетинга, для улучшения качества чтения, для защиты прав человека или при поставке продуктов для престарелых.
Что такое база данных? База данных – программа, которая хранит и организует информацию, имея при этом достаточную мощность для ввода новых записей, изменения уже существующих записей, выборки и управления информацией. Непременной частью базы данных, без которой невозможно осуществление этих функций, является система управления базами данных. В настоящее время MS Access - одна из самых распространенных систем управления базами данных.
Базы данных могут содержать любые виды информации, сложнее представить то, что нельзя внести в базу данных. В ней могут содержаться графические элементы – фотографии и рисунки, - список книг библиотеки, сведения о поставках и продажах, перечень имущества, телефоны и адреса знакомых, кулинарные рецепты, “маршруты” и технологии производства продукции, и т.п.
База данных включает различные объекты для ввода, хранения и управления информацией. Основные объекты Access – это таблицы, формы, запросы и отчёты.
Таблица является основой базы данных, - в таблицах хранится вся информация. Каждый столбец содержит один определенный тип информации и называется полем, а каждая строка содержит информацию об определенном объекте. При этом каждое поле относится к этому объекту. Все данные о конкретном объекте называются записью.
Форма позволяет более наглядно отразить информацию, содержащуюся в одной записи. Форма содержит те же поля, что и таблица, но информация по каждому объекту расположена в форме на отдельной странице, что позволяет видеть все поля одной записи. Это удобно для просмотра и ввода данных, так как облегчает восприятие информации.
Запросы предназначены для получения информации, введенной в таблицы. В Access можно осуществлять поиск информации по достаточно сложным критериям. Запрос выбирает информацию, хранящуюся в базе данных, отвечающую определенным условиям.
Разумеется, можно без проблем напечатать и таблицу, и форму, и запрос. Но, как правило, для этого используются отчёты. Отчёты имеют более наглядный и привлекательный вид по сравнению с другими объектами базы данных, с возможностью вносить в него изменения. Кроме того, в отчётах можно сортировать и группировать данные, определять итоговые значения, затрачивая на это меньше усилий, чем в других объектах.
Задание 2. Формирование структуры и файла базы данных
Формирование структуры и файла базы данных начинают с запуска Access в операционной системе Windows. Нажав кнопку Пуск, выбирают команду Программы и в открывшемся меню выбирают пункт Microsoft Access, который запускают нажатием левой кнопки мыши. Затем в появившемся окне приглашения отмечается опция Новая база данных и нажать Ok. В открывшемся окне диалога выбирают имя файла базы данных и место его расположения, т.е. папку (каталог) и после нажатия кнопки Создать Access создает новую базу данных. При этом появляется окно базы данных, открытое на вкладке Таблицы. Таблицы составляют основу базы данных и формирование её структуры начинают с создания таблиц (кнопка Создать в окне базы данных). В Access есть возможность создавать таблицы несколькими различными способами (режим таблицы, конструктора, мастера таблиц, импорта таблиц, связи с таблицами), но при каждом обязательно описание структуры, что значит ввод имен полей, типов данных для каждого поля и описаний полей. Эта операция заканчивается сохранением (записью) установленной структуры под определенным именем. Следует отметить, что обязательной деталью структуры таблицы является первичный ключ, поле уникальной идентификации каждой записи. Access предлагает в качестве первичного ключа поле Кодс типом данных Счётчик, в котором каждой записи присваивается номер, начиная с 1. Можно самостоятельно создать первичный ключ, выбрав 1 или 2 поля в этом качестве. Access автоматически индексирует поле первичного ключа. Это помогает программе определять местонахождение информации и, таким образом, ускоряет поиск. После этого можно начинать непосредственно ввод информации.
Чтобы распечатать поле определенного типа, например, Memo, надо выделить поле и в меню Файл выбрать команду Печать, в которой установить опцию Выделенные записи, и затем нажать кнопку Ok.
Выборка записей из базы данных, отвечающих определенному условию, осуществляется в виде запроса. Создание запроса начинают с того, что переходят на вкладку Запросы и кнопкой Создать вызывают окно выбора режима создания. После выбора режима Access предлагает выбрать источники информации и сформировать структуру запроса (поле, источники данных, сортировка по возрастанию, убыванию или её отсутствие, необходимость вывода на экран, условие поиска). Когда все эти действия выполнены, нажимают кнопку ! Запуск. Результаты запроса будут представлены в виде таблицы, схожей с исходной.
Но кроме запроса можно использовать и “одноразовый запрос” - фильтр. Он может использоваться только в одном, открытом в данный момент, объекте базы данных. Фактически это тот же запрос, но более быстрого действия и менее гибкий. Запускается в меню Записи/Фильтр или кнопками на панели инструментов.
Иллюстрации
Структура базы данных
| Код фондов | Описание фондов | Группа основных средств | Площадь или количество | Единица измерения |
| Счетчик | Поле Memo | Текстовый | Числовой | Текстовый |
| Ставка за единицу (руб) | Сумма арендной платы за месяц | Сумма арендной платы | Срок аренды |
| Денежный | Денежный | Денежный | Дата/время |
| № договора | Дата договора договора | Наименование организации-арендатора | ИНН арендатора |
| Тестовый | Дата/время | Текстовый | Текстовый |
База данных
| Код фондов | Описание фондов | Группа основных средств |
| 10 | Испытательный бокс ГСКБ для испытания двигателей | Производственные помещения |
| 11 | Испытательный бокс ГСКБ для испытания двигателей | Производственные помещения |
| 13 | Испытательный стенд W-70A | Оборудование испытательное |
| 14 | Пресс-формы | Производственное оборудование |
| 15 | Кабинет 502, блок "А" | Административные помещения |
| 17 | Помещение лаборатории металлофизики | Производственные помещения |
| 18 | Станок токарный Т-6890 | Производственное оборудование |
| 19 | Станок фрезерный | Производственное оборудование |
| 20 | Станок шлифовальный | Производственное оборудование |
| 21 | Испытательный стенд R-34 | Оборудование испытательное |
| 22 | Автомобиль УАЗ-469, гос. № М 486 АО/21 RUS | Автотранспорт и трактора |
| 23 | Помещение столовой № 14 | Прочие помещения |
| 24 | Электроплиты жарочные | Прочее оборудование |
| 25 | Трактор Т-50А | Автотранспорт и трактора |
| Площадь или количество | Единица измерения | Ставка за единицу (руб) | Сумма арендной платы за месяц | Сумма арендной платы | Срок аренды | № договора | Дата договора |
| 196,5 | кв.м | 396р. | 77 838р. | 467 025р. | 30.06.99 | 1/3200-98 | 14.01.98 |
| 185 | кв.м | 396р. | 73 282р. | 879 386р. | 31.12.99 | 1/6300-98 | 26.01.98 |
| 1 | штука | 5 431р. | 5 431р. | 65 172р. | 31.12.99 | 1/6300-98 | 26.01.98 |
| 10 | штука | 487р. | 4 870р. | 58 440р. | 31.12.99 | 62/ВЯ - 4 | 24.06.96 |
| 40 | кв.м | 300р. | 12 000р. | 72 000р. | 01.06.99 | 35/ВЯ - 4 | 30.09.98 |
| 76 | кв.м | 358р. | 27 245р. | 653 886р. | 28.02.01 | 27/ВЯ - 4 | 01.03.99 |
| 1 | штука | 154р. | 154р. | 3 696р. | 28.02.01 | 27/ВЯ - 4 | 01.03.99 |
| 2 | штука | 246р. | 492р. | 11 808р. | 28.02.01 | 27/ВЯ - 4 | 01.03.99 |
| 1 | штука | 237р. | 237р. | 5 688р. | 28.02.01 | 27/ВЯ - 4 | 01.03.99 |
| 1 | штука | 4 955р. | 4 955р. | 29 730р. | 30.06.99 | 1/3200-98 | 14.01.99 |
| 1 | штука | 400р. | 400р. | 4 800р. | 31.12.99 | 154/ВЯ - 4 | 02.12.98 |
| 307 | кв.м | 126р. | 38 682р. | 464 184р. | 31.12.99 | 5/ВЯ - 4 | 29.01.98 |
| 4 | штука | 37р. | 148р. | 1 776р. | 31.12.99 | 5/ВЯ - 4 | 29.01.98 |
| 1 | штука | 20 000р. | 20 000р. | 2 880 000р. | 18.05.08 | 24/ВЯ - 4 | 17.05.98 |
| Наименование организации-арендатора | ИНН арендатора |
| ОАО "Дизельпром" | 2126302704 |
| ОАО "Промтрактор-ОМЗ" | 2127560124 |
| ОАО "Промтрактор-ОМЗ" | 2127560124 |
| НПФ "Истра" | 2127002546 |
| ЗАО "Ривер" | 2127301845 |
| ООО "Электром" | 2127009465 |
| ООО "Электром" | 2127009465 |
| ООО "Электром" | 2127009465 |
| ООО "Электром" | 2127009465 |
| ОАО "Дизельпром" | 2126302704 |
| ОАО "Нерудстром" | 2128456107 |
| ОАО "Промтрактор-ОМЗ" | 2127560124 |
| ОАО "Промтрактор-ОМЗ" | 2127560124 |
| ООО "Эконедра" | 1426082706 |
Поле Memo
| Описание фондов |
| Испытательный бокс ГСКБ для испытания двигателей |
| Испытательный бокс ГСКБ для испытания двигателей |
| Испытательный стенд W-70A |
| пресс-формы |
| Кабинет 502, блок "А" |
| Помещение лаборатории металлофизики |
| Станок токарный Т-6890 |
| Станок фрезерный |
| Станок шлифовальный |
| Испытательный стенд R-34 |
| Автомобиль УАЗ-469, гос. № М 486 АО/21 RUS |
| Помещение столовой № 14 |
| Электроплиты жарочные |
| Трактор Т-50А |
Простой запрос (вывод нескольких полей)