Работа редактором Word (стр. 1 из 3)
Работа с редактором Word
Введение
Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется эти документы можно подготовить и без персонального компьютера, например на пишущей машинке. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а следовательно, и выгоднее подготовить документы с помощью компьютеров.
При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы).
Далее будут описаны такие основные элементы редакторов как ввод и редактирование тестов на примере известного редактора текстов Microsoft Word, который обладает очень широкими возможностями, но изучить которые не составляет определенного труда.
Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст. В Word имеются 2 режима редактирования: режим вставки и режим замены. В режиме вставки (используется чаще всего) все символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы справа от курсора сдвигаются, освобождая место для вводимого пользователем текста. В режиме замены новые символы заменяют собой существующие. Когда этот режим включен, в строке состояния выделяется индикатор ЗАМ (OVR). Для переключения между этими двумя режимами следует нажать клавишу Insert или сделать двойной щелчок мышью на индикаторе ЗАМ.
Совет.
Чтобы начать часть абзаца с новой строки, нажмите Shift+Enter. А почему не Enter? Дело в том, что некоторые параметры форматирования относятся только к первой или последней строке абзаца; среди них - начальный отступ или дополнительный интервалы над абзацем или под ним. Сочетание Shift+Enter позволяет начать новую строку без этого нежелательного форматирования.
В Word новый абзац начинается после нажатия клавиши Enter и конец абзаца отмечается символом абзаца. Символ абзаца (¶) является одним из непечатаемых символов, входящих в документы Word. Непечатаемые символы никогда не появляются в окончательном распечатанном варианте документа. На экране они тоже обычно не видны. Однако вы можете сделать их видимыми нажатием кнопки Непечатаемые символы (Show/Hide)на стандартной панели инструментов.
Также можно разрешить или запретить показ конкретных непечатаемых символов. Для этого следует выполнить команду Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), выбрать вкладку Вид (View)и установить соответствующие флажки в группе Непечатаемые символы (Nonprinting Characters).
Предупреждение. Избегайте случайного удаления символов абзацев (символы удаляются независимо от того, видны ли они на экране или нет). Это приводит к слиянию абзацев, разделяемых символом, при котором любое форматирование второго абзаца пропадает.
При необходимости вставить в документ разнообразные символы и буквы иностранных алфавитов, отсутствующие на клавиатуре, воспользуйтесь следующим способом:
Поместите курсор в место вставки символа.
Задайте команду Символ (Symbol)в меню Вставка (Insert).
В открывшемся диалоговом окне Символ (Symbol) выберите вкладку Символы (Symbols) (рис. 1)
рис.1. Вид диалога вставки символа
В списке Шрифт: (Font) выберите необходимый шрифт, затем с помощью мыши выберите нужный символ и щелкните два раза левой кнопкой мыши. Символ появится в документе там, где стоит курсор, словно вы только что набрали его на клавиатуре.
После вставки нужных символов закройте окно диалога кнопкой Закрыть (Close).
Для ввода многих символов предусмотрены специальные сочетания клавиш. Эти комбинации показаны на вкладке специальные символы окна диалога Символ. Сочетания клавиш применяются для быстрой вставки символов без открытия окна диалога.
Совет.
Вы можете определить свои собственные сочетания клавиш для вставки символов. Для этого сначала следует щелкнуть на соответствующем квадратике в окне диалога Символ, а затем нажать кнопку Клавиша (Shortcut Key).
рис. 2. Вставка текущей даты и времени.
Наконец, можно вставить в текст документа текущее время и дату - для этого выполните команду Дата и время (Date And Time) из меню Вставка и найдите в появившемся списке подходящий формат (рис. 2). Если установить флажок Вставить как поле (Insert As Field), то Word автоматически будет обновлять дату и время при каждой печати документа; в противном случае дата и время останутся такими, какими они были в момент вставки.
Большая часть приемов редактирования Word (включая технику форматирования) требует, чтобы пользователь сначала выделил фрагмент текста, а затем выполнил для него соответствующую команду. Выделение текста расширяет действие команд Word.
Чтобы выделить фрагмент документа в обычном режиме :
Поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента. Далее выполните одно из следующих действий.
Нажмите левую кнопку мыши и выделите фрагмент протаскиванием указателя в нужном направлении или нажмите клавишу Shift и с помощью клавиш управления курсором расширим выделение фрагмента в нужном направлении или Нажмите клавишу Shift и щелкните мышью в конце выделяемой области.
Совет.
При использовании клавиш управления курсором (со стрелками вправо и влево) происходит посимвольное расширение выделения.
При нажатой клавише Ctrl расширение выделения выполняется пословно.
Отмена выделения выполняется щелчком мыши вне зоны выделения или нажатием любой из клавиш управления курсором после отпускания клавиши Shift.
Чтобы выделить фрагмент документа в режиме расширенного выделения:
Поместите указатель мыши в начало или конец выделяемого фрагмента.
Включите режим расширенного выделения нажатием клавиши F8 или двойным щелчком мышью в поле ВДЛ (EXT) строки состояния. При этом буквы поля становятся черными.
Теперь при последовательных нажатиях клавиши F8 происходит выделение слова, предложения, абзаца, раздела и документа в целом. Чтобы уменьшить область выделения (в обратном порядке: документ, раздел, абзац и т. д.), нажмите при нажатой клавише Shift клавишу F8 нужное число раз.
В режиме “расширенного выделения” выделение фрагмента (отмена выделения) выполняется аналогично выделению в обычном режиме, т.е. с помощью мыши или клавиш управления курсором, но при этом нажимать клавишу Shift не требуется.
Отключение режима расширенного выделения выполняется нажатием клавиши ESC или двойным щелчком мыши в поле ВДЛ (EXT) строки состояния.
Отмена и повторение выполненных действий
Word представляет удобное средство отмены ошибочно выполненных действий по редактированию. Чтобы отменить последнее выполненное действие, достаточно выполнить команду Отменить ввод (Undo)меню Правка (Edit). Для повторения последнего отмененного действия можно выполнить команду Повторить ввод (Rredo). Указанные действия по отмене и повторению ввода удобно выполнять щелчком мыши соответственно на левой и правой кнопках с дуговыми стрелками на панели инструментов Стандартная (Standard).
Word запоминает в стеке до сотни последних выполненных действий по редактированию, которые можно отменить или повторить заново. Щелчком кнопкой мыши по одной из кнопок с треугольником можно просмотреть весь список действий по редактированию или отмене редактирования. Выбрав элемент в одном из списков и щелкнув по нему мышью, можно отменить или повторить целую цепочку действий по редактированию, связанных с выбранным элементом.
Редактирование выделенного текста.
После выделения фрагмента текста можно пользоваться командами редактирования или форматирования.
Прежде всего, если установлен флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе (Typing Replaces Selection) (команда Параметры в меню Сервис, вкладка Правка), то выделенный фрагмент можно заменить обычным набором нового текста. При вводе первой буквы весь выделенный фрагмент автоматически удаляется, а новый текст вставляется на его место (если флажок Заменять выделенный фрагмент при вводе сброшен, то выделенный текст остается на месте, выделение пропадает, а новый текст вставляется перед тем, что было выделено).