Изменение расположения кнопок полей
страниц
Обычно Excel выводит кнопки полей страниц в одном столбце над левым верхним углом таблицы. Если полей на оси страниц достаточно много , можно разместить их кнопки в нескольких столбцах. Для этого надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. Используя раскрывшийся список Макет страницы и поле Число полей в столбце окна диалога Параметры сводной таблицы задаем нужное расположение кнопок.
Обновление сводной таблицы
Как уже отмечалось , сводная таблица связана с исходными данными, но она не обновляется автоматически при изменении исходных данных. Чтобы обновить сводную таблицу , надо выделить в ней любую ячейку и затем в меню Данные выбрать кнопку Обновить данные или нажать одноименную кнопку на панели инструментов Сводные таблицы.
Обновление таблицы при открытии
файла
Чтобы Excel автоматически обновлял сводную таблицу при каждом открытие книги, в которой она находится, выберете команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводная таблица. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы устанавливаем флажок Обновить при открытии.
Если для получения данных используется запрос к внешнему источнику , занимающий достаточно много времени , то флажок Обновить при открытии лучше снять.
Обновление связанных сводных
таблиц
Если одна сводная таблица служит источником данных для другой , то при обновлении любой из них пересчитываются обе таблицы.
Обновление сводной таблицы , связанной с внешними данными
Если сводная таблица построена на основе внешнего источника данных , то Excel может выполнить запрос к нему в фоновом режиме, что позволяет работать с таблицей во время ее обновления. Чтобы включить этот режим обновления , нужно выделить в таблице любую ячейку и выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в окне диалога Параметры сводной таблицы установить флажок Фоновый запрос. В том случае , когда в сводной таблице используются поля страниц , можно установить такой режим выполнения запроса , при котором Excel запрашивает только данные , необходимые для текущей просматриваемой страницы. Этот режим предъявляет более скромные требования к ресурсам компьютера , поскольку при выполнении запроса расходуется меньше оперативной памяти , что может оказаться немаловажным при работе с большой внешней базой данных. Кроме того , можно предпочесть этот режим при редком переключении страниц.
Чтобы запрашивать внешний источник данных только для одной страницы , нужно дважды щелкнуть на кнопки любого поля страницы. В окне диалога , которое появится , следует нажать кнопку Далее. Затем в окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы установить переключатель Обновлять внешние данные при выборе каждого элемента.
Выделение элементов сводной
таблицы
При работе со сводными таблицами в Microsoft Excel 97 мы можем использовать новый режим выделения , который называется структурным выделением. Если этот режим включен , то при выделении элементов в сводной таблице Excel автоматически расширяет выделение , включая в него все остальные экземпляры этого элемента.
Структурное выделение облегчает сравнение связанных элементов в сводной таблице. Не менее важным является то , что при включенном структурном выделении все форматы , примененные к выделенным ячейкам , сохраняются даже после обновления или реорганизации сводной таблицы.
Тем не менее Excel позволяет отключать этот режим , поскольку структурное выделение существенно отличается от обычного выделения ячеек в рабочих листах.
Включение и выключение структурного выделения
Чтобы включить или выключить структурное выделение , выделим любую часть сводной таблицы. Затем выберем команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
Когда структурное выделение включено , кнопка слева от команды Разрешить выделение находится в нажатом состоянии , и три верхние команды этого подчиненного меню становятся доступными.
Если режим структурного выделения выключен , то кнопка выглядит не нажатой , а три первые команды не доступны.
Выделение только заголовков или только данных
Команды из подчиненного меню Выделить и соответствующей кнопки на панели инструментов Сводные таблицы позволяют выделить только заголовка или только данные. Если бы мы хотели выделить заголовки без соответствующих данных , то надо было бы нажать кнопку Только заголовки. Чтобы восстановить полный режим выделения , мы должны нажать кнопку Заголовки и данные.
Выделение всей сводной таблицы
Чтобы выделить сводную таблицу целиком ,необходимо выбрать команду Выделить в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем в подчиненном меню Выделить выбрать команду Таблица целиком.
Форматирование сводной таблицы
Для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования. Excel сохранит форматы и после обновления или реорганизации таблицы при условии , что не снят флажок Сохранить форматирование в окне диалога Параметры сводной таблицы. Чтобы примененные форматы не терялись при обновлении или реорганизации таблицы , надо выполнить следующие действия:
1. Выделить в сводной таблице любую ячейку.
2. Выбрать команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. В окне диалога Параметры сводной таблицы необходимо установить флажок Сохранить форматирование.
Применение автоформата к сводной
таблице
Обычно Excel применяет к только что созданным сводным таблицам автоформат , используемый по умолчанию. Но можно применить другой автоформат. Для этого выделим любую ячейку сводной таблицы , в меню Формат выберем команду Автоформат и затем в появившемся окне диалога выберем нужный автоформат.
Любые форматы , примененные другими способами до или после использования автоформата , имеют преимущества над установками автоформата. Например , мы можем отформатировать всю таблицу с помощью автоформата и затем изменить форматы отдельных ячеек. И до тех пор , пока включен режим структурного выделения , Excel будет сохранять назначенные форматы при обновлении и реорганизации сводной таблицы.
Чтобы создать сводную таблицу без автоформатирования , нажмем кнопку Параметры в четвертом окне диалога мастера сводных таблиц и затем снимем флажок Автоформат.
При удалении автоформатирования из существующей таблицы , выделим в ней любую ячейку , выберем команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы , снимем флажок Автоформат и затем нажмем кнопку ОК.
После этого в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы выберем команду Выделить и затем - Таблица целиком. И на конец , в меню Формат выберем команду Стиль и применим стиль Обычный.
Применение числовых форматов
Если включен режим структурного выделения , то можно изменять числовой формат ячеек в сводной таблице , выделяя эти ячейки и используя стандартную технику форматирования. Чтобы применить числовой формат сразу ко всем ячейкам сводной таблицы , воспользуемся следующей процедурой:
1. Выделим любую ячейку в области данных таблицы ( но только не кнопку поля и не заголовок элемента ).
2. Нажмем кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.
3. В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы нажмем кнопку Формат.
После нажатия кнопки Формат мы попадем в обычное окно диалога для числового форматирования , которое открывается в ответ на выбор команды Ячейки в меню Формат.
Отображение пустых ячеек в
сводной таблице
Обычно в ячейках сводной таблицы , для которых отсутствуют данные , отображаются пустые значения. При желании можно отображать 0 или некоторое текстовое значение в ячейках , которые оказываются пустыми. Для этого выполним следующие действия:
1. Выделим в сводной таблице любую ячейку.
2. Выберем команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы.
3. В окне диалога Параметры сводной таблицы проверим чтобы флажок Для пустых ячеек отображать был установлен. Затем в соседнем поле введем 0 или другое значение.
Добавление и удаление полей
Чтобы добавить в сводную таблицу новые поля или удалить существующие , с начало выделим любую ячейку в таблице. Затем
в меню Данные команду Сводная таблица или нажмем кнопку Мастер сводных таблиц на панели инструментов Сводные таблицы. Excel выведет на экран окно диалога Мастер сводных таблиц - шаг 3 из 4 , в котором задается первоначальный макет таблиц. Чтобы добавить новое поле , просто перетащим его кнопку в нужную область диаграммы макета , а для удаления поля перетащим его кнопку за пределы диаграммы.
Использование нескольких полей
данных
Если в область данных сводной таблицы добавить второе поле , то Excel выведет промежуточные итоги для каждого поля.