Excel 97 в качестве базы данных (стр. 2 из 3)
Для того, чтобы воспользоваться инструментом Автозаполнение необходимо сделать следующее:
1. Создать список, который будет использоваться в дальнейшем. Затем следует расположить создаваемый список в последовательном ряду ячеек в строке или столбце.
2. Выделить весь список.
3. Выбрать из меню Сервис команду Параметры. В появившемся диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Списки.
4. Щелкнуть на кнопке Импорт.
5. Щелкнуть на кнопке Ok
Предварительное выделение списка не обязательно. Вместо этого можно на вкладке Списки просто ввести адреса ячеек, в которых располагается список, в поле Импорт списка из ячеек.
После создания списка автозаполнения, можно в дальнейшем использовать его при заполнении любого рабочего листа. Просто ввести первые два элемента списка и затем использовать инструмент Автозаполнение для задания значения остальных ячеек.
Сортировка с помощью списка автозаполнения.
Если данные соответствуют списку автозаполнения, то для их сортировки можно использовать этот список. Для выполнения сортировки данных с помощью списка автозаполнения необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить ячейки, подлежащие сортировке.
2. Выбрать из меню Данные команду Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона щелкнуть на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сортировки
3. В поле Сортировка по первому ключу щелкнуть на направленной вниз стрелке и из раскрывшегося меню выбрать список, который будет использован для сортировки.
Сортировка “слева направо”
Чаще всего производится сортировка строк (при этом изменяется порядок следования записей в столбцах). Однако сортировать можно и данные в строке (при этом будет производится перестановка столбцов).
Для того чтобы с помощью диалогового окна Сортировка выполнить сортировку слева направо, необходимо сделать следующее:
1. Выделить диапазон значений. Не включать в этот диапазон ячейки, в которые введены названия строк, иначе они тоже будут подлежать сортировке.
2. Выбрать из меню Данные команду Сортировка. В диалоговом окне Сортировка диапазона щелкнуть на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Параметры сортировки.
3. В поле Сортировать, оно расположено в нижней части диалогового окна Параметры сортировки, выбрать параметр Столбцы диапазона.
4. Для закрытия диалогового окна Параметры сортировки щелкнуть на кнопке Ok
5. В диалоговом окне Сортировка диапазона в поле Сортировать по выбрать номер строки, подлежащей сортировке.
Для того, чтобы при сортировке учитывались строчные или прописные символы в диалоговом окне Параметры сортировки поставте метку в поле Учитывать регистр.
Структурирование используется для выделения важных данных. Так, например, при создании документов в текстовом редакторе Word все заголовки оформляются специальным образом для того, чтобы облегчить восприятие информации. Программа Excel может выполнить структурирование листа автоматически и “вручную”.
Автоматическое структурирование листа
Лист должен содержать строки или столбцы, суммирующие детальные данные. Итоговые ячейки формул должны быть расположены в согласованных направлениях. Итоговые строки находятся выше или ниже строк, содержащих относящиеся к ним детальные данные (или слева или справа для итоговых столбцов). Для выполнения автоматического структурирования листа необходимо сделать следующее:
1 Выделить диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру. Для структурирования листа целиком указать любую ячейку.
2 Выбрать команду Структура в меню Данные, а затем – Автоструктура.
Структурирование листа вручную
1 Выделить строки или столбцы, содержащие детальные данные. Детальные строки или столбцы обычно подчинены строке или столбцу, содержащему соответствующие итоговые данные. Например, если строка 6 содержит суммы для строк с 3 по 5, то выделите строки 3 - 5.
2 Выбрать команду Структура в меню Данные, а затем – Сгруппировать.Рядом с группой на экране должны появиться символы структуры.
3 Продолжать выделение детальных строк или столбцов и выполнять команду Сгруппировать до тех пор, пока в структуре не будут созданы все необходимые уровни.
Структура может иметь до 8 уровней детальных данных, где каждый "внутренний" уровень предоставляет детальные данные для предыдущего "внешнего".
По умолчанию, итоговые строки и столбцы расположены ниже или справа соответственно от детальных строк и столбцов. Если итоговые строки выше детальных или итоговые столбцы левее детальных данных, то необходимо снять соответствующие флажки в группе флажков Размещение итогов диалогового окна Структура документа. Чтобы просмотреть диалоговое окно Структура документа, надо выбрать команду Структура в меню Данные, а затем – Параметры.
 |
Сводная таблица — это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области. В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках.Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных.
Рисунок 4. Части сводной таблицы
На рисунке 4 представлен пример сводной таблицы:
Поле страницы — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Область» является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.
Элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). В этом примере, элементу «Восток», отображаемому в поле страницы «Область», приведены в соответствие все данные по восточному региону.
Поле данных — это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле «Сумма по Заказ» является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце «Сумма заказа».В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции «Кол-во значений», а числовых данных — с помощью итоговой функции «Сумма».
Элементы поля — это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения «Мясо» и «Дары моря» являются элементами поля в поле «Продукты». Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных.Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.
Поля строки — это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере «Продукты» и «Продавец» являются полями строки. Внутренние поля строки (например «Продавец») в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например «Продукты») группируют внутренние.
Поле столбца — это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере «Кварталы» является полем столбца, включающим два элемента поля «КВ2» и «КВ3». Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних (в примере показано только одно поле столбца).
Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал («Мясо», «ТОО Мясторг» и «КВ2»).
Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.
Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующее:
1 Открыть книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделить ячейку списка или базы данных.
2 Выбрать команду Сводная таблица в меню Данные.
3 Далее следовать инструкциям мастера сводных таблиц.
При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.
Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.
Получение внешних данных с помощью Microsoft Query
Запрос позволяет получить данные, содержащиеся во внешней базе данных. Для примера предположим, что в базе данных Microsoft Access требуется найти данные по продаже продукта в регионе.Чтобы найти ответ на этот вопрос, нужно получить сведения из базы данных, которая может быть организована в виде различных таблиц. Каждая таблица содержит свои данные. Например, одна таблица может содержать сведения по объему продаж и категории продукта. Другая таблица может содержать сведения о регионе. Microsoft Query позволяет получить данные изо всех этих таблиц.