Excel 97 в качестве базы данных (стр. 1 из 3)
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
Создание и Фильтрация Списков 3
Использование инструмента Автофильтр. 4
Фильтрация по определенному значению. 4
Использование фильтра Первые10 5
Выборочная фильтрация. 5
Сортировка данных. 6
Создание собственного списка автозаполнения 7
Сортировка с помощью списка автозаполнения. 7
Сортировка “слева направо” 8
структурирование листа. 8
Автоматическое структурирование листа 8
Структурирование листа вручную 8
Сводные таблицы. 9
Создание сводной таблицы 10
Получение внешних данных с помощью Microsoft Query 11
Создание диаграммы 11
Заключение. 12
Литература. 13
Microsoft Excel – самая распространенная в мире программа электронных таблиц. Программа Excel 97 расширена многими новыми полезными возможностями и полностью интегрирована с другими программами Microsoft Office 97.
Одна из особенностей программы Excel 97 заключается в возможности придумывать и создавать приложения для нее. Она одинаково хорошо подходит как для создания накладных так и для анализа научных данных. Электронные таблицы Excel 97могут использоваться для создания образцов бланков, для планирования праздников, сбора рецептов, расчетов по закладным, финансовых отчетов, расчетов налогов, учебных пособий по музыке или программному обеспечению и для многого другого. Возможности в использовании программы Excel 97 ограничиваются только воображением и располагаемым временем.
Программу Excel 97 можно использовать для хранения данных. Эта программа обладает многими возможностями, присущими современным программам для работы с базами данных. Так, например, Excel 97 имеет средства для обработки данных и осуществления их фильтрации. Однако по своим возможностям Excel 97 уступает специализированным программам, предназначенным для работы с базами, таким как Microsoft Access, Oracle, SQL. В частности, Excel 97 не может работать с очень большими базами данных. Это связано с тем, что программа Excel 97 загружает в память всю базу данных, независимо от ее объема. Специализированные же программы загружают только те данные, которые необходимы.
 |
Рисунок 1. Обычный список в Excel
Внутренней базой данных в Excel 97 являются списки. Списки практически ничем не отличаются от того, с чем пользователь обычно имеет дело, работая в Excel 97: здесь информация также сохраняется в строках и столбцах.
Согласно терминологии, принятой в базах данных, понятие поле эквивалентно принятому в Excel 97понятию столбец. Метки, описывающие поля, называются именами полей. Понятие запись эквивалентно принятому в Excel 97 понятию строка. На рисунке 1 показан пример базы данных, имеющей четыре поля: Студенты, Тест1, Тест2 и Средний показатель. В ней имется также семь записей, по одной на каждого студента.
При осуществлении фильтрации списка согласно установленному критерию или правилам часть его данных оказываются “спрятанными” (на экране их не видно). Предположим, что у нас имеется список всех клиентов некой фирмы из России и стран СНГ. Мы можем отфильтровать наш список так, что в нем останутся клиенты только из Украины. Или же этот список можно отфильтровать так, что в нем останутся только те клиенты, заказы которых превышают некоторую заранее установленную сумму. Для каждого конкретного списка имеется много возможных путей его фильтрации.
Фильтрация данных в списках Excel осуществляется с помощью двух инструментов: Автофильтр и Расширенный фильтр.
Использование инструмента Автофильтр.
Инструмент Автофильтр используется для того, чтобы показать определенные строки рабочего листа. Он предоставляет ряд возможностей.
Из меню Данные надо выбрать команды Фильтр | Автофильтр. После этого в заголовках столбцов появятся стрелки Автофильтра. Если щелкнуть по одной из таких стрелок, то раскрывается меню, в котором представлены различные параметры Автофильтра. Это меню предлагает несколько возможных вариантов фильтрации данных:
- Все записи
- Первые десять записей
- Фильтрация данных согласно определенному условию.
Фильтрация по определенному значению.
Параметры фильтрации определяются типом данных, с которым ведется работа. Если выбрать из меню Автофильтра некоторое значение, то в списке останутся только те записи, в ячейках которых записано именно это значение. Рассмотрим конкретный пример. Если щелкнуть на стрелке Автофильтра F3, содержащей имя поля Средний показатель, и из появившегося меню выбрать 71%, то в представленном списке останутся видны только студенты Лепин и Якушев, поскольку только у них средние показатели равны 71%.
Если выбрать имя одного из студентов из списка Автофильтра (Рисунок 2), то в списке останется только запись с результатами этого студента, а остальные записи окажутся скрытыми.
Меню Автофильтра содержит все имеющиеся в каждом поле записи, так что всегда есть возможность отфильтровать список по любому из представленных в нем значений.
Использование фильтра Первые10
 |
Если после включения инструмента Автофильтр, выбрать команду Первые 10, то появится диалоговое окно Наложение условия по списку. В первом поле слева можно определить количество выводимых записей.
Рисунок 2 Список со стрелками и открытым меню инструмента Автофильтра
Также можно определить, по какому параметру будет производиться отбор элементов: наибольшие или наименьшие значения. Наибольшее значение в списке - это самое большое числовое значение, записанное в одной из ячеек столбца, наименьшее – это самое маленькое из числовых значений, содержащееся в ячейках выбранного столбца.
В третьем поле диалогового окна Наложение условия по списку можно определить, будет ли выведено указанное количество элементов или же доля элементов списка (процент).
При осуществлении операции фильтрации адреса ячеек не изменяются. Например, если будут отфильтрованы строки 6 и 7, то после строки 5 будет видна строка 8.
Для отключения инструмента Автофильтр следует из меню Данные выбрать команду Фильтр и щелкнуть на команде Автофильтр.
Выборочная фильтрация.
Можно также определить и свои собственные критерии фильтрации данных. Для того чтобы осуществить выборочную фильтрацию, необходимо сначала включить инструмент Автофильтр, выбрав команды Данные | Фильтр | Автофильтр. Затем щелкнуть на стрелке Автофильтра и из появившегося меню выбрать команду Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский Автофильтр. В раскрывающихся списках в левых полях диалогового окна Пользовательский автофильтр имеется ряд параметров:
- Равно
- Не равно
- Больше
- Больше или равно
- Меньше
- Меньше или равно
- Начинается с
- Не начинается с
- Заканчивается на
- Не заканчивается
- Содержит
- Не содержит
 |
Применение двух параметров, объединенных функцией И/ИЛИ позволяет сузить область поиска (Рисунок 3).
Рисунок 3. Выборочная фильтрация с использованием двух параметров.
Расширенный фильтр представляет практически неограниченные возможности для фильтрации данных. Он позволяет выполнять фильтрацию данных по многочисленным критериям в одном или нескольких полях.
Для организации данных можно воспользоваться имеющимися в Excel инструментами сортировки. В зависимости от типа данных, Excel может задать ряд вопросов с тем, чтобы определить, по какому принципу необходимо сортировать эти данные. В отличии от фильтрации данных, операция сортировки не приводит к скрытию данных. Можно видеть те же данные, но в другом порядке.
Предположим, что на рабочем листе Excel список товаров. Можно воспользоваться инструментом Сортировка для того, чтобы разместить все эти товары в алфавитном порядке, начиная с буквы А. Для выполнения сортировки списка товаров в алфавитном порядке, начиная с буквы А, надо выделить колонку, которую нужно отсортировать и щелкнуть на стандартной панели инструментов кнопку Сортировка по возрастанию.
Для численных значений щелчок на этой кнопке приведет к тому, что данные расположатся по возрастанию численных значений: начиная с самого меньшего и кончая самым большим числом.
Если нужно расположить список товаров в обратном алфавитном порядке, то следует воспользоваться кнопкой Сортировка по убыванию. Использование этой кнопки для численных значений приведет к тому, что вверху столбца расположится самое большое численное значение, а внизу самое маленькое.
Отсортировать данные можно также и в том случае, если они расположены не в столбце, а в строке. Для этого необходимо просто выделить эти данные и щелкнуть по кнопке Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию.
При сортировке данных программа Excel использует действительное значение, а не ту величину, которая показана на экране. Эти численные данные могут содержать до пятнадцати знаков после запятой, и именно эти значения берет программа Excel при создании упорядоченного списка.
Создание собственного списка автозаполнения
В Excel есть возможность для создания своих списков автозаполнения и сохранения их для дальнейшего использования. Например, можно создать список государств и затем сохранить его как список для автозаполнения. Теперь, после того как введены два первых государства, инструмент Автозаполнение заполнит весь список. Можно также создать список месяцев в году или список дней недели.